關于醫院人事檔案管理工作的分析與思考

陳雷

[摘 要]人事檔案為黨的組織和人事工作提供重要依據，是人事管理工作的重要組成部分，保持原始性、真實性、規范性和時效性是人事檔案管理的基本要求。為保證干部人事檔案管理工作的嚴肅性、規范性和科學化，作者在本文中列舉了醫院干部人事檔案管理中存在的普遍問題，并提出了相應的改進建議。

[關鍵詞]醫院；人事檔案管理；問題；對策

人事檔案要求全面反映個人經歷、業務能力、學識水平、工作業績、思想素質、家庭情況、社會關系等方面的真實情況，是客觀評價該人、組織選人用人的重要依據。但由于其不能直接帶來經濟效益和社會效益，往往被醫院領導所忽視，因此在管理制度、手段、模式、人員等方面存在許多問題，干部人事檔案管理的規范化、信息化、現代化工作任重道遠。

一、當前醫院干部人事檔案管理中存在的問題

1、認識不足，導致參與管理的熱情不高。一是部分領導對人事檔案管理存在誤區，認為它只是一般事務性工作，因此日常關心少、經費投入低、人員配置弱等，導致人事檔案硬件軟件條件差、人員素質參差不齊、責任意識不強等問題普遍。二是干部職工本人對檔案重要性認識不足。他們在日常重要檔案材料如履歷表、年度考核表等的填寫時都能省則省，能簡則簡，甚至隨意填寫，導致檔案的同一項目出入較大；對于學歷、職稱、培訓等材料，不愿意或不及時交予檔案管理部門，認為在自己手里更安全和方便，使檔案材料不完整。三是檔案管理人員對自身工作重要性認識不足。由于身兼多職或者認識不高，使檔案管理人員中不愿意鉆研業務、不按規范操作管理、不思考檔案管理創新成為普遍現象。業務不熟不精、保密意識差、不主動催收材料、材料分類不規范、裝訂不及時、不愿意使用信息化手段的管理員比例較大，嚴重影響了檔案管理水平。

2、制度滯后，不適應醫院發展的需要。一是檔案管理制度的落后守舊不利于人才的流動。人事制度改革增加了人才的流動性，利于人才發揮更大的作用，因此醫院在不斷簡化人才選拔和使用的程序和手續。但由于長久以來形成的人事檔案管理的“終身制”沒能隨著時代的發展得到及時補充和修正，這種制度下，以扣留檔案方式強行阻止人才流動成為一些醫院領導手中的殺手锏。二是管理制度執行情況的檢查監督和獎懲制度不夠完善。由于缺乏監督管理和獎懲措施，部分醫院不按照檔案管理數量配備足夠的專兼職人員，素質不高，效率低下，水平偏低；部分醫院辦公室就是檔案室，也是查閱室，不能按標準面積規定分出獨立空間進行存放和辦公，影響了安全性。

3、缺乏規范，影響真實性和完整性。人事檔案管理相關規定對于檔案的存檔內容、分類辦法、查閱借閱、取送辦法、保密制度等都有明確而細致的規定，但在實際工作中往往出現檔案材料的缺失和不完整、檔案信息的泄漏、檔案內容的更改造假等，損害了人事檔案的真實性、嚴肅性和權威性。一是人事檔案材料不齊全完整。原因有檔案所屬者本人的不積極上交，也有檔案管理人員不能夠及時催交。二是人事檔案材料的前后矛盾。原因是檔案填寫者的不重視導致填寫的隨意性，也有檔案管理人員對于重點項目，尤其是重要項目的“三齡一歷”收檔時沒有認真核對。三是人事檔案內容的弄虛作假。最常見的就是學歷、年齡、履歷等的造假和人為修改。不排除檔案所屬人暗箱造作，但也有簽字蓋章人的不嚴謹和利益驅動，還包括檔案管理者的不認真審核和人為幫助。

二、提升醫院人事檔案管理工作水平的對策建議

1、提高認識，廣泛參與。通過加大宣傳力度和檢查評比，提高醫院領導的認識不斷提高。通過嚴把檔案歸檔關，和重大事項以檔案為準，提高檔案所有者本人對檔案真實性、完整性、時效性的重視。通過對檔案管理人員的業務培訓、思想引導及獎懲制度的實施，待遇的提高等增加檔案管理員的工作熱情，提高他們的工作積極性。以此形成上下齊動，全員參與的良好局面。

2、加大投入，夯實基礎。醫院領導要舍得投入，嚴格按照規定分配足夠的房間作為專用檔案室，配備足夠的硬件設施保證儲存和歸檔工作的順利進行，嚴格執行“六防”規定，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全。

3、加強培養，提高素質。在按照規定配齊配強專兼職人員，必須是政治可靠、作風正派、責任心強的共產黨員。要加強對檔案管理人員的培訓和培養，培訓業務知識、先進的管理技術和信息化操作能力，要多關心他們的工作、生活，落實好評優、晉級等及項福利待遇，鼓勵他們安心工作，創造性開展工作，不斷提高人事檔案管理水平。

4、規范管理，提高質量。在提高管理人員責任心和業務能力的基礎上，嚴格按照人事檔案的各項規定，制度上墻，入心入腦，嚴格執行，規范操作。收集材料要主動要、及時催、認真審，堅決杜絕不全、不實的材料入檔。分類過程要嚴格按照規定執行，以便于翻閱和檢索。裝訂過程要謹慎操作，不破壞檔案材料原貌。查閱和借閱、復印一定要完備介紹信制度、申請審批制度、登記制度等，通過細致規范的工作，保證人事檔案管理的準確性、真實性和保密性，提高管理水平和檔案質量。

5、健全制度，保障監督。當前，對于檔案室建設、人事檔案管理各環節的操作規程和管理辦法已經相當完備。為了保證這些規定和規程能夠嚴格執行，就要嚴格制定和執行適合系統、單位的，可操作性強的目標管理考核制度和責任追究制度，保證人事檔案管理的規范和權威。

6、不斷創新，適應發展。信息社會的發展，數字化醫院的建設，急需在人事檔案管理等各環節加大創新力度，提高人事檔案利用率，最大限度發揮其在人才使用、醫院發展中的巨大作用。醫院人事檔案管理人員要在領導的支持下，加大課題研究，不斷創新管理方式、手段，努力提高醫院人事檔案的的信息化、網絡化程度，保證人事檔案的真實性、時效性，提高工作效率，延長人事檔案壽命。

參考文獻：

[1]吳琪.淺析人事檔案管理.[J].現代企業教育.2008年06期

[2]石曉東.醫院人事檔案管理存在的問題及對策.[J].中國誤診學雜志.2011年19期