淺談新形勢下的電力檔案管理創新分析

李曉靜

摘要：電力檔案是電力工程建設的重要依據和必要保障，對電力企業的運營至關重要。在新的經濟形勢下，科技時代的到來和各種管理的信息化，使電力檔案的管理出現了許多新的變化,在新形勢下，如何做好電力檔案的管理，拓展新思路，是當前值得重視的問題。

關鍵字：經濟形勢；電力檔案管理；創新

中圖分類號：F407文獻標識碼： A

前言

電力檔案是有關電力工程建設的原始記錄和真實反映，它主要包括勘察設計合同、設計變更、施工用水、工程開工竣工報告、變壓器施工容量等形成的以圖像、文件、錄像為主要形式的檔案資料。這些檔案為電力企業運營和發展提供了重要依據，為該企業贏得了市場競爭的主動權。而隨著社會的發展和科技的進步，檔案界也出現了新的變革，如電子檔案的廣泛應用，各種數據庫的建立，檔案管理的現代化、信息化等。電力檔案的管理也不例外，應時代的新要求，它出現了許多新變化，也是對其之前模式的一種變革。

1電力檔案發展中存在的問題

1.1管理人員思想意識淡薄

對于大多數檔案管理來說，電子檔案只是一個擺設，細節性的內容沒有收錄在冊，許多上層管理者還沒有樹立“檔案效益”的意識，即檔案并不是單純放在那兒做擺設，而是有其獨特的價值。因此，隨便一個識字的人在管理檔案的現象在電力企業中并不少見。這樣的檔案管理必然存在著極大的隱患，無法給企業帶來其應有的價值。不準確、不規范的檔案給企業帶來不是井然有序，而是一個定時炸彈，它對電力企業的長期發展是一個極大的阻礙。

1.2 檔案收集重文字、輕聲像。由于思維定式和傳統模式的影響，在對有關電力工程項目的資料進行收集和整理時，工作人員一般更多地對文字形式的材料進行收集，而忽略了聲像資料的及時采集。除了主觀因素外，也有部分客觀因素，如硬件設施不到位，沒有配備相關的錄音機、攝像機、照相機，甚至計算機的更新滯后等?？傊?，沒有聲像資料的檔案是不完整的，是死板的。因為聲像資料較好地彌補了文字資料存在的不足，使檔案變得生動形象，具有紀實性。

1.3信息化程度不高。隨著自動化辦公技術的提高，電子檔案的生成和管理已提上了日程。但是，實際上電力檔案的信息化程度還有待提高，紙質檔案仍占檔案相當大的比例，如大量的專題圖、設計圖、地形圖等。而相關管理系統如CAD或CAM的運用還不完善，相關技術培訓比較滯后，現代檔案人才引進不到位等，都使得電力檔案的數字化、現代化程度較低。

1.4檔案管理工作的資金投入不足

由于很多電力企業對檔案管理工作的重視程度不高，資金投入上也不足，具體表現在：對檔案管理的設備投入不足、檔案管理工作者的薪資水平比較低。資金投入不高就無法引進先進的檔案管理設備，檔案管理工作創新就無法實現，從事檔案管理的工作人員參與的積極性就不高，不能很好的人盡其才。最終導致的結果是，檔案管理工作效率無法保證。

2 提高檔案管理的措施

2.1規范電力檔案管理。要擺脫傳統檔案管理的松散模式，嚴格按照相關檔案管理條例及法律的要求，如《檔案法》《電力科技檔案管理手冊》等，將檔案文件進行妥善的歸置和整理，規范地進行相關的資金投入和人員配備。除此之外，還要按照我國對科技檔案卷組成的相關要求，確保電力檔案的完整性、科學性、正確性，加強對檔案工作的重視，制定規范的管理制度，為檔案管理提供良好的環境，提高檔案利用效率，發揮其應有作用?？梢圆扇〉木唧w措施有：給每個檔案管理工作人員發放相關檔案管理實施細則和注意事項，統一記錄方式，便于管理；檔案資料的收集要與電力工程同步進行，貫穿其始終，及時有效地采集相關聲像資料、記錄相關文字信息；建立完善的約束、獎懲和監督制度，使工作人員各盡其責，才能確保檔案管理工作的順利進行。

2.2提高檔案管理人員素質，加強隊伍建設。為了保障檔案工作的順利進行，必須提高檔案人員的政治、業務素質。還需增強檔案管理人員的檔案意識，認真學習相關檔案管理辦法及條例，積極參與崗前培訓和在職中專業培訓，提高自身素質和專業技能，如相關理論知識、科學技術及現代化設備操作技術等，更要掌握相關的專業知識，如計算機知識、電力方面的知識、社會學等。增強責任心，盡職盡責地完成既定學習和工作任務也是十分重要的。另外，加強其定時的數字化培訓，懂得如何用計算機及其相關軟件去管理檔案，為及時地更新檔案管理方式做準備，建立檔案數據庫，實現檔案、資料、圖書等的網絡化、一體化。

2.3開發檔案價值，提高利用率。一般人對檔案的印象都是價值較低，認為檔案就是用來在需要的時候查查資料之類的。其實，大部分企業都沒有看到或者忽略了檔案的其他價值，多管理投入而少利用開發。而如今，電力企業增強了信息開發意識，把封閉性的檔案工作服務變為開放性，積極利用檔案的信息資源，打破了傳統的管理模式，提高了檔案的利用率。

2.4加強檔案的數字化建設。計算機網絡化和信息化委檔案管理帶來了很多便利，建立一個從圖、文、影、像等多方面展現的一體化檔案數據庫，能夠實現方便快捷的檢索和查看檔案信息。此外還有對計算機軟件和硬件加強建設，實現電力系統內部的網絡化、信息化，達到資源共享、信息傳遞，檔案利用的最理想狀態。

當然，做好電力檔案管理數字化的基本工作也相當重要。比如，對受損的檔案進行修復，補充材料、對檔案進行再加工，進行定時整理掃描，更新過時檔案等。建立完善的安全與管理系統，向統一的標準看齊，利用國內外先進的檔案管理軟件，化繁瑣為簡易，從而建立標準、規范的電子檔案，實現檔案的數字化。

3 電力檔案人員需具備的素質

經濟的發展、新經濟體制的建立、知識經濟的興起，這一切均給檔案工作帶來了機遇，也提出了挑戰。電力檔案工作服務質量的好壞與服務人員的素質有很大的關系。電力檔案人員需具備的素質如下。

3.1 思想品質

它包含理論素養和思想政治素質兩方面內容。首先，我們要切實學好鄧小平理論，提高電力檔案人才的理論素養和思想政治素質。通過深入學習鄧小平理論，增強學習的緊迫感和使命感，提高貫徹執行黨的基本路線、基本綱領和各項方針政策的自覺性。其次，檔案工作人員要具有高度的政治思想覺悟。尤其是在當下，我們遇到新的情況需要用馬列主義理論加以研究，許多新問題需要用馬列主義理論給予解決，我們要把廣大檔案工作人員的思想統一到鄧小平理論旗幟下，同心同德搞好社會主義檔案管理工作。我們檔案人員還應當掌握檔案管理工作的管理原則、程序、方法、步驟，以求成為一個成熟的管理者。只有這樣，檔案管理工作人員才能擔負起檔案的管理工作重任。檔案管理工作是一項既高尚又嚴肅的工作，它的職業道德是十分重要的。

3.2 知識技能

21 世紀是知識經濟，知識經濟可以看做是一種社會形態，而“知識革命”則是實現這一形態的過程。它既給電力檔案工作帶來了發展機遇，也對電力檔案工作提出了嚴峻挑戰，尤其對以收集、整理、加工、傳遞或傳播檔案信息為主要內容的電力檔案管理工作影響更大，作用更深。因此，電力檔案工作人員要跟上現實的變化和社會發展，并且還要站在時代的前沿，成為具有知識技能的管理者。隨著計算機和網絡技術的發展，現在獲取信息已比較容易了，而選擇和有效利用信息的技藝和能力卻更具有決定性作用，因此具有知識技能的檔案人才比以往更為重要，擁有和掌握知識技能的檔案人才是電力檔案事業發展的重要支柱。

另外，檔案工作人員還要掌握市場經濟的發展規律，使其按照規律辦事，在深化檔案管理體制改革中，克服管理工作中的盲目性，減少失誤率；要不斷增加個人投資，即個人教育、個人素質、個人能力的投資；要具備一定科學文化基礎知識，如工程管理學知識、文學知識、經濟學知識等。要知道知識管理不單單只對圖紙、設備、文件等的管理，還要對檔案工作人員腦子里的智力資產進行管理。只有這樣才能在新形勢下改進電力檔案管理工作，才能真正滿足“科教興檔”戰略決策的需要，也是保證我們電力檔案事業可持續發展的需要。

3.3 創新意識

與任何從事其他行業的專業人員一樣，現代電力企業檔案人員要熱愛自己所從事的檔案管理工作，要有高度的責任心和事業心，在實踐中要勤奮學習、勇于創新、善于發現問題和解決問題，不斷完善檔案的理論和方法，拓寬檔案工作的領域。作為電力企業檔案管理人員，我們應當清醒地認識到“創新是一個民族進步的靈魂”，也是檔案事業興旺發達的不竭動力。沒有創新的意識就不能開創檔案事業的新局面，就無法解決當前我們檔案工作在理論上和實踐中所面臨的種種問題。我們要以科學的態度大膽探索，用于創新；以堅忍不拔、奮發有為的精神狀態，研究新情況、解決新問題，創造性地開展工作。首先我們要重視學習、重視教育，培養具有創造性思維的電力檔案管理人才。改變過去教育中只注重檔案專業技術人員的知識更新，忽視其創造力開發的現象，要把開發創造力作為電力檔案人員繼續教育的重點，實行更新、擴展、深化知識與開發創造力并舉。同時繼續加強對檔案教育工作的組織領導，加大對檔案教育的投入，提高檔案管理人員的工作水平。其次，要建立激勵機制，它包括利益機制、晉升激勵機制和榮譽激勵機制，但目前就電力企業檔案工作人員來說，卻很難兌現。這種機制的產生會激勵檔案工作人員搞好檔案管理工作，也是對檔案工作人員的一種認可。各級檔案機關領導應十分重視對其工作人員榮譽感的培養，這樣才能更好地使檔案工作人員不斷進步。

結束語

總之，社會的發展對檔案工作已提出了新要求，開啟和完善新的檔案管理系統已迫在眉睫，因此，電力檔案管理工作人員需與時俱進，不斷學習，更新觀念，提高自身檔案現代化管理的能力；電力企業管理者更要意識到檔案的重要性，積極開發檔案的利用價值，實現高效管理、高效利用；規范檔案管理模式，統一記錄方式，在收集整理和歸檔的過程中利用數字化、信息化的相關軟件進行編纂，為其他需要檢索信息、搜集檔案的人員提供高效快捷的服務，讓電力事業的發展無后顧之憂。同時，重視新設備的引進和對專業人才技能的培養，重視檔案管理人員的綜合素質，加強電力企業檔案管理的創新水平。

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