試論檔案管理科學化水平的路徑分析

王利超

【摘要】檔案信息的管理屬于一種文化實力的體現，提升檔案管理的科學化水平也是在體現我國的優秀傳統文化。就目前而言，我國的主要任務是構建美好、和諧的現代化社會，這就對那些處于科研、經濟領域的企業提出了更高的要求。本文從當前我國檔案管理工作的現狀出發，講述了提升檔案管理的科學化水平的必要性分析，提出了當前提高檔案管理科學化水平建設中存在的問題和提高檔案管理科學化水平的有效路徑以及提高檔案理科學化水平的保障體系。

【關鍵詞】檔案管理 科學化 有效路徑 體系建設

一、當前我國檔案管理工作的現狀

隨著我國進入了知識經濟的時代，檔案管理工作的科學化水平能否提高越來越受到重視。社會的發展、經濟的發展最重要的主導因素就是知識，只有先進的科學知識、技術才能更好的推動時代的發展。社會大眾對檔案的科學化需求越來越高，檔案館的數據多被存儲在磁盤或者等載體中，雖然是比傳統的紙質檔案要方便快捷，但是也存在缺陷，所以想要檔案管理更加的科學化，就一定要在安全穩定、可靠性的技術方面有所提升，并且要提高檔案數據的真實真確性、科學完整性。隨著檔案管理的日益復雜，檔案管理的從業者一定要日益提升自身的能力，這樣才能真正的適應需求。面對著新的挑戰，就需要組建起符合科學化管理水平的檔案管理隊伍，在面對層出不窮的新問題時能夠快速、及時、準確的解決。

二、提升檔案管理的科學化水平的必要性

1.這是構建現代化社會的必要條件

檔案信息的管理屬于一種文化實力的體現，提升檔案管理的科學化水平也是在體現我國的優秀傳統文化。就目前而言，我國的主要任務是構建美好、和諧的現代化社會，這就對那些處于科研、經濟領域的企業提出了更高的要求。在這種大的時代背景下，對檔案信息進行科學化的管理也越發顯得重要，好的檔案管理可以更及時、準確的了解到最新的國內外形勢，對我國的總體發展狀況也有一個更加清楚的了解?？茖W化的管理方法可以全面、快速、系統的對檔案信息進行整理，這就可以作為長期發展的基本依據。在檔案管理中充分的利用到現有的科學技術水平，可以彌補傳統管理方法中的不足，對大眾的需求也有著更加清晰的了解。這些都支持者現代化社會的構建。

2.這是為了滿足檔案管理的實際需要

經濟的不斷發展，社會的不斷進步都造成了檔案管理任務量的急劇擴大，這其中既包括了檔案管理的類型，也包括了檔案管理的數量。尤其是電子檔案這一新的保存方法的出現直接造成了管理以及使用上的困難。在現實的生活中，準確無誤、及時迅速的把每個檔案信息提供給需要的人或機構是目前需要克服的困難之一。綜合以上的幾個方面不難看出，提升大難管理的科學水平已經勢在必行。不斷進步的電機技術以及微縮技術都為這一問題提供了十分有效的解決途徑。

三、當前提高檔案管理科學化水平建設中存在的問題

1.檔案管理科學化水平建設缺乏專業人才

優秀的專業人才對促進各企事業單位管理檔案科學化水平建設具有重要推動作用，但是目前我國各領域單位管理檔案科學化水平建設的專業人才十分匱乏，而且存在的專業人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業的知識培訓，難以有效促進管理檔案的科學化水平建設。此外，部分工作者在進行檔案管理工作時，缺乏認真的態度和責任心難以及時發現檔案管理科學化水平建設中存在的問題，對管理檔案科學化水平建設不夠重視。因此，有必要培養一批專業的管理檔案科學化水平建設人才，促進檔案管理工作的開展。

2.領導者對管理檔案科學化水平建設不夠重視

目前，各企事業單位的領導在提高管理檔案科學化水平建設時，只是簡單的將專業人才引入，并沒有為其制定相關的研究工作和目標，對管理檔案科學化水平建設工作不夠重視。此外，部分領導對管理檔案科學化水平建設沒有進行全面的了解，沒有將管理檔案科學化水平建設貫徹落實，只是將與管理檔案科學化水平建設的有關工作轉交給下屬，導致管理檔案科學化水平建設工作停滯不前，難以達到預期的目標。

3.當前管理檔案工作科學化水平程度低

雖然信息技術已經得到廣泛的發展和普及，但是許多單位在進行檔案管理時，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導致現代檔案管理工作的科學化水平程度降低。此外，采用紙質檔案存在許多弊端，其一，紙質檔案容易受到外界環境的影響極易損壞，一旦發生損害將難以恢復；其二，在進行信息查找時，難以快速的從紙質檔案中找到。

四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

1.推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉變

檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案完全，但管理的目的在于利用。如何把"死檔案"變成"活信息"、"活資源"，最大限度地發揮其社會效益和經濟效益，是新時期檔案管理工作的重要任務。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中"沙里淘金"、發現價值，把對社會有益的東西充分挖掘利用起來，使其潛在的價值得到中分實現，為推動經濟社會發展發揮積極作用。

2.推動檔案管理在手段上由傳統型向科技型轉變

隨著科學技術的不斷進步，檔案管理工作在手段上有了很明顯的改進，逐漸淘汰了傳統的人力勞動，開始利用先進的管理技術，儲存資料的方式也從紙質轉變為電子版，實現了管理的智能化、自動化、科學化。這一方面，西方的一些發達國家比我們要先認識到檔案管理向科技型轉變的重要性。因此，我國也不能落后，要不斷增加檔案管理手段的科技含量，加快電子檔案系統的建立，注重電子技術的應用和開發?，F如今，國際上已經形成信息公共平臺，人們通過電子計算機不僅能夠查找到我國的各種檔案，還可以學習借鑒其他國家的史實資料。另外，這樣做不僅大大增強了空間的利用率，還未珍貴的資料的保存提供了有效的載體。

3.推動檔案管理在服務上由封閉型向開放型轉變

檔案室設立就是以服務人民為主要的工作原則。但是在城里之初，由于檔案室內的檔案比較珍貴，人民對資料的保護意識還不夠強烈，因此一般的檔案室都是呈現出封閉型的狀態，很少有對外開放的時候，服務的對象范圍較小，因此根本沒有發揮出檔案的使用功能?，F如今，社會逐漸進入了信息時代，電子信息技術的普及為檔案的利用增加了多個途徑，檔案管理在管理上也逐漸從封閉型轉變為開放型。真正實現了為大眾服務的目的，切實的與民眾建立起了親密的關系。

4.推動檔案管理在資源上由數量型向質量型轉變

從古至今的文獻資料可以說是"浩瀚如海"，這些海量的工作就是檔案管理機構的城里基礎，如果沒有大量的檔案，那么檔案機構也沒有建設的必要，但是要知道的是，檔案的保存機構不是將大量的資料堆放到一起就可以，還要根據檔案的類型和價值程度，進行相應的分類管理，實現檔案從量變到質變的飛躍，這樣可以充分發揮各種檔案的使用功能，真正做到位人們提供服務的目的。首先，檔案機構還是要不斷的從世界各地搜集各種檔案信息，不斷完善信息結構，從而滿足各類人的不同需求。其次，要注意對搜集而來的海量資料進行有序、科學的整理歸納，實現檔案管理的科學化、規范化，提高檔案的使用率。另外，要實現各個檔案機構的結合效應，擴大信息量，實現資源共享的目的。

五、提高檔案理科學化水平的保障體系

提高檔案管理科學化水平是一項系統工程，是對檔案管理工作的全方位加強和改進，既需要在組織領導上加大力度、強化措施，把提高科學化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設、能力素養等各個方面有新的提升，從而形成與形式發展要求相適應的保障體系。

1.強化科學發展觀念

深入貫徹落實科學發展觀，是我國目前在發展過程中遵循的最高指導原則之一。任何領域的工作都應該配合國家來逐步實現科學發展觀的發展方向。而提高檔案管理科學化就是支持科學發展觀的明顯表現。強化科學發展觀，首先要認清目前檔案管理工作的基本形式，找出不足和不合理、不科學的管理方式，通過借鑒其他現金的管理手段來完善自身的管理水平，要遵從服務人民為主的觀念，主動積極的為需要的人提供優質的服務，通過調查等手段了解人們的需求，從而有針對性的提供相應的檔案資源，從而充分發揮檔案管理的功效，促進社會的發展，推動檔案管理事業的進步。

2.完善相應制度體系

檔案管理工作異常的復雜和繁瑣，以此對于管理的具體細節一定要有非常明確的標準和程序，這樣才能有序的整理檔案，不僅可以增加管理人員的工作效率，而且使管理工作更加有序化、合理化、科學化?？梢哉f，不斷完善相應制度體系，是檔案管理科學化順利實現的根本保障和前提條件。不管是對于國家來說還是對于某個部門，某個個人，重視檔案管理制度的完善都對提高自身的綜合能力，增強軟實力有著不可忽視的作用。

3.提高隊伍整體素質

很多人都認為檔案管理工作非常的簡單，實則不然，實際上，檔案管理工作對管理人員的要求非常高，尤其是隨著科技的進步，各種先進器材的引進，這句需要管理人員首先具備最起碼的學習能力，不僅要很快的掌握先進設備，而且要熟悉如何將復雜的文獻資料有序的整理歸類。由于很多檔案的研究價值非常高，因此管理人員一定要認真負責的保存，謹慎的對待管理工作，如果管理人員的素質不高，缺乏必要的耐心和細心，很容易產生資料丟失或損壞，查找檔案不方便等現象。因此，建立完善的管理隊伍，提高隊伍的整體素質是十分關鍵的，只有不斷的培養高素質的復合型人才，才能從根本上推動檔案管理科學化的進程。

六、結論

根據以上論述，讀者一定會對提高檔案管理科學化水平的重要性有了很深的認識。同時也會了解到新時期提高檔案管理水平的方法。檔案管理不再是通常人們眼中的簡單的工作。信息化時代賦予了它新的意義。完善科學化的管理體系，制定相關的管理制度，運用先進的管理模式，提高檔案管理人員自身的專業素質等，都是我國的檔案管理工作未來要進行的一項工作。只有各方面水平都有多提高，整體的檔案管理工作才能有更好的前景。打破常規，與時俱進是社會主義初級階段檔案管理工作需要遵循的原則。

參考文獻：

[1]楊 睿 提高檔案管理科學化水平的路徑研究[J] 辦公室業務 2013（22）

[2]黃利華 提高檔案管理科學化水平的路徑研究[J] 企業文化 2014（6）

[3]李國蘭 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J]. 山東社會科學 2011（1）