淺談轉制科研型企業的庫存內部控制

王喜葉

（陜西省石油化工研究設計院，陜西 西安710054）

為了適應集團化企業快速發展的需要，根據當前轉制科研型企業物資管理薄弱的實際現狀，建立適合科研型企業發展的物資庫存管理系統及體系，以有效規范和化解道德風險和經營風險堵塞管理漏洞，節能增效。

1 轉制院所庫存內部管理的特點和存在的主要問題

1）企業缺乏統一的基礎管理制度。長期以來，一線各個部門分類經營，自負盈虧、形成了自有的層次不齊的管理模式和管理方法。但隨著企業化的發展、生產規模的逐步擴大，各個基層部門的庫房管理還按照在原來的管理要求運行，沒有統一的管理程序和標準，管理過程各自為政，物資統計時間節點不一致，入庫物資不能做到賬實相符，缺乏統一標準的管理，不能正確反映整個經營過程，不能給決策層提供正確的決策信息。

2）企業缺乏系統的內部控制管理體系設計?？蒲?、生產、供應、銷售是轉制企業目前進行經營的主要業務環節，物資的流動數量上聯系緊密，而在物資管理流程上的聯系缺乏統一口徑的統一控制。比如，科研的實際收益率基本是生產環節的收益率指導，供應的采購量以科研的理論供應參數為根據，產品的入庫量加上一定的損耗等于生產的出庫量等，他們之間比例關系就是我們進行考核及計量的根據。

3）缺乏信息數據對物資管理系統的分析?，F代科技信息的發展，帶給企業生產經營過程管理上飛速發展，但作為轉制科研單位依舊沿襲傳統的物資管理模式，大多采用手工作業賬務管理，與電子信息管理脫節，不能利用電子系統帶來高效便捷功能，更談不上分析管理。

4）缺乏科學的績效管理體系。在績效管理方面，沿襲事業單位過去主要的績效考核標準，把科研、收入、利潤作為重要的考核指標，對作為基礎管理的物資管理工作重視不夠。缺乏基本的管理，缺乏基本的條件，庫存面積不足，人員設置不足，兼職較多，缺乏物資管理與專業相關的管理知識與技能。

2 如何做好科研院所庫存物資的內部控制管理

以銷定產是目前轉制科技型企業常見運行模式，多品種小批量產品生產是其生產的典型特征。根據集團管理要求，不同所有制形式、不同規模的企業，結合本單位具體管理情況進行全面分析、總結的基礎上，從不同的角度入手，建立適合自己的庫存內部控制管理制度。通過建立健全物資內部控制，把庫存管理工作和工作流程以制度形式確定下來，使企業的庫存管理工作變得程式化、例行化和規范化，使庫存管理流程更加流暢，大大提高管理效率，也可以有效的節約管理成本。做好物資庫存的內部管理主要從以下四個方面做起。

2.1 設置物資庫存基礎管理資料

伴隨著原材料的投入、機器設備的運轉，與產品相關的各項原料也就隨之開始流動，物資庫存管理需要根據物資流動過程和會計成本核算原則的要求，設計健全的原始記錄，充分收集各方面信息，以加強物資管理。生產制造過程中，庫存材料管理需要的主要資料以下種類:各種賬冊、單據、圖表、憑證和原始記錄、分析報告等，包括:到貨驗收記錄，索賠單、入庫通知單、物資保管明細賬、料卡、領料單、退料單、庫存物資月報表、庫存物資盤盈盤虧報告表、報廢物資鑒定表、銷售材料發料單、委托加工發料單等；產成品入庫單、產成品出庫單。

對于各種原始記錄報表單據，我們將嚴格按照企業管理的實際需要和行業標準進行設置和管理，做到記錄載體適合，程序嚴謹，管理有序，操作可行。

2.2 設計物資的內部控制過程

物資流轉過程設計是否合理，直接影響到企業成本管理，影響到企業經營成果和最終的市場競爭力，因此，

必須結合不同層次，不同部門的實際工作需要，做好過程設計工作，保證物資流轉控制工作的順暢、有效。

2.2.1 一級管理控制流程

物資按照供應鏈管理模式進行管理，其流程（圖1）如下:

1）營銷公司根據銷售訂單簽訂銷售合同后，填寫銷售物資出庫單。

2）成品庫房根據物資庫存對出庫單進行評審:存貨充足時，直接發貨；存貨不足時，向生產部門提出生產計劃申請。

3）生產部門根據銷售量做出生產計劃，依據產品定額向物資供應處提出原料購買計劃。

4）物資供應處根據最低庫存標準及原料購買計劃申請，及時與物資供應商協商，簽訂物資采購合同。

5）物資供應商根據物資采購合同及時供應物資，貨物到達后，經質檢部門檢驗，如果質量不合格，返回供應商，檢驗合格直接進入原料庫房。

6）生產部門填寫出庫單，經部門領導同意，辦理領料手續后，領用原料進行生產，生產完成后辦理成品入庫手續。

7）成品庫房對質量合格的產成品進行入庫。

成品庫存控制符合以下邏輯關系:前期結余＋本期生產－本期銷售＝本期結余。

圖1 庫存物資一級管理控制流程

2.2.2 車間二級倉庫管理控制流程及管理辦法

物資實行分級管理，院部一級庫負責物資采購，各所二級庫房統一納入院物資供應處一級庫房協調管理。車間倉庫管理在行政上受一線部門領導，在業務上接受院物資供應部門指導。其管理流程（圖2）及方法如下:

圖2 庫存物資二級倉庫管理控制流程

1）物資驗收。根據訂貨或者采購計劃，采用不同的標準和方法，分ABC類對物資按照程序進行數量和質量的檢查，經過驗收準備、核對證件和實物，及時、準確、全面的保證入庫物資數量準確、質量完好，建卡立賬。入庫物資必須做到六個清楚:渠道清楚、數量清楚、規格清楚、價格清楚、用途清楚、質量清楚。統計記錄指標:到貨記錄、驗收記錄、入庫通知單、物資保管明細賬。

2）物資的保管、保養。根據入庫物資的不同性質和特點，結合倉庫的條件、自然環境、進行合理的科學的儲存、擺放、苫墊等活動。物資在保管過程中，按照具體的“十不”、“四無”標準進行保管、按期維護保養，防止變質、損壞和短缺，做到材質不混、名稱不錯、規格不串、附件不少、資料不丟。根據物資的包裝形狀、重量、數量和物資的安全屬性和理化性能等特點，結合地面負荷、存放時間，將物資合理堆碼、擺放。根據庫內物資的物理、化學性質、結合物資儲存的自然環境，采取不同的預防措施和維護手段，達到防銹、防腐、防霉、防老化、防變質的目的，以保證庫存物資完好的一項工作。

3）物資使用發出與處置控制。

物料發放的程序:核對發料憑證→檢查實物→備料→復核→點交→記賬→盤點清理。

核對發料憑證:核對領料單所列的物資名稱、規格型號、請領數量、領用單位、領導和領料人的印章是否齊全準確。

檢查實物:物資發料前，應對庫存物資進行一次檢查，無誤后方可發料。

備料:核對實物后，可以滿足領用的物資及數量，按發料領料單進行備料。

復核:為了保證出庫物資不出差錯，由保管員或其他專業人員對發放物資的品名、型號、規格、數量是否同領料單一致，配件是否齊全，資料是否齊備，外觀質量和包裝是否完好等進行復查，達到準確無誤。

點交發料:復核后，當面交給領料或者送料人。

記賬:發料后，立即撥料卡、及時記載物資收支存明細賬，做到日清月結，帳、物、卡、資金相符。

盤點清理:每月按照永續盤庫制度對物資盤點，月底編制生產、消耗及庫存月度報表。

并對報表進行分析，對物資儲備情況應進行認真分析，找出積壓原因，采取措施，保證生產需要，降低儲備，減少資金占用；及時發現庫存管理中存在的問題，對保存過程的受損物資及時維修，損壞無法使用物資及時按規定報廢處理，對發出物資后的庫房、貨架、現場等進行清理。

內部庫存控制符合以下邏輯關系:前期庫存＋本期入庫－本期消耗＝本期庫存用。

2.2.3 建立完善的物資流轉控制的成本歸集核算體系

作為倉庫管理內容之一物資的統計工作，與財務部門、生產部門，對物資的管理上也逐步通過對業務體系和作業流程建立制度化、規范化的管理控制，使部門之間、部門內部、有關人員之間、互為鉤稽，互相制約，建立完善的物資控制的成本統計歸集流程（圖3）。

圖3 庫存物資的流轉過程成本歸集圖

根據不同部門不同層次的管理需要，對庫房物資管理過程進行分析，對各項工作業務流程進行梳理，建立可控的業務流轉過程程序，通過過程控制以達到堵塞管理漏洞，增加企業效益的管理目的。

2.3 建立數據控制系統，充分發揮電子計算機現代網絡管理功能

隨著物資管理基礎的不斷提高，逐步加強信息技術內部控制的運用，逐步實現生產管理系統、營銷管理系統、預算管理系統、財會會計管理系統等的信息集成和共享，促進物資內部控制流程與信息系統的結合，實現對業務和物資的自動控制，減少或消除人為操縱因素。將本企業微觀信息和宏觀信息，同行業信息進行橫向與縱向的對比分析，從不同角度為企業的發展提供全面準確的數據參考依據。要把現代信息技術和統計數據相結合，充分發揮電子計算機現代網絡功能，建立以數據系統的存儲，檢索、計算等基本統計功能，取代手工統計和加工整理的現代科技統計數據系統，從而在現代信息社會中，發揮物資管理通過現代管理手段的高效運作帶來的巨大降本作用。

2.4 加強員工培訓，提高業務能力和思想認識，建立完善的經營考核指標

1）現代企業物資管理人員應該具備現代物資管理專業理論基礎知識，具備熟練的計算機操作能力、信息處理能力和網絡運用能力，具有敏銳的洞察力和綜合分析能力。所以必須不斷加強員工培訓，提高員工業務工作能力和綜合解決問題的能力，逐步提高庫房管理水平。

2）適應發展需要，轉變思想觀念，轉變庫存管理的最終目的，就是增加物資周轉速度，節約物資積壓數量。

3）制訂合適的庫存管理目標，且與各部門目標指標完成掛鉤、使各部門的指標定額與其應取得的效益指標和職工的經濟利益密切掛鉤，這樣既調動職工的積極性，又能使員工明白自己的管理責任，從而使物資管理的責權利相互統一，達到向管理要效益的目的。

3 結束語

物資庫存管理作為企業基礎管理工作之一，僅次于資金、人才因素之后，所以在企業發展中具有舉足輕重的地位。作為企業的物資管理部門，在夯實基礎管理工作之余，必須不斷學習、及時總結在發展過程中存在的問題，不斷完善相應的管理制度，推進企業庫存信息化的高效運行。在新經濟環境下，企業物資的庫存內部控制機制應以企業經濟效益為核心，以市場為依托，以最大限度節約資金占用、滿足企業經營管理物資供應的需求為目標，與現代企業經營管理理論相結合，使庫存管理理論更加科學，為企業可持續發展發揮巨大的作用。

［1］胡玄能.企業內部控制規范解讀［M］.北京:新華出版社，2008.

［2］姜長才.化工企業倉庫管理手冊［G］.北京:化工部供應銷售局，1987..

［3］李殿富.會計制度設計［M］.北京:中央廣播電視大學出版社，2002.