淺析電子檔案的主要特征及管理保護策略

孫笑一

【摘要】近年來計算機技術、網絡技術及電子技術取得了較快的發展，并在檔案行業中廣泛應用，加快推動了檔案工作的變革。目前檔案載體已從紙質向光電介質改變，紙質檔案和電子檔案共存，對檔案管理工作帶來了較大的挑戰。因此我們要深入了解電子檔案主要特征，并采取有效的措施來加強對電子檔案的管理和保護，加快推動檔案的網絡化和數字化發展。

【關鍵詞】電子檔案；主要特征；管理保護；信息安全

一、電子檔案的主要特征

（一）實體的虛擬化。電子檔案是存儲在計算機或是網絡中，其實體是無形的，虛擬化的，而且電子檔案信息量十分龐大，這也使在未來數字檔案發展過程中，只能采用分布式存儲，用戶所調盾或是利用的檔案資源可能存儲于不同區域或是不同國家。

（二）手段的數字化、網絡化、多媒體化。 電子檔案從資料采集開始，整理、加工及歸檔等工作都離不開網絡環境，即使收集到其他載體的檔案也會對其進行數字化處理，可以說電子檔案集文本、圖片、音視頻于一體，用戶對其使用時直接通過網絡即可以進行在線閱讀及利用，不僅能夠對瀏覽的界面進行選擇，而且對于所需求的檔案文獻保存方式也具有多樣化的特點。

（三）時效性強，周期短。電子檔案主要是通過網絡進行采集，并利用數字化管理方式，不僅檔案管理人員勞動強度降低，而且在檔案管理環節更為簡化，有效的縮短了檔案整理的周期。同時電子檔案在對錯誤進行修正及對資料進行更新過程中都具有較好的便利性，能夠實時對檔案內容進行補充和更新，具有較強的時效性。

（四）交互性的和個性化檔案。在電子檔案的模式下，文稿的提供者與用戶緊密地聯系在一起，用戶之間都可以十分便利地溝通，甚至在一定的條件下角色可能會發生轉化，具有空前環境下的交互性。另一方面，電子檔案的形式是在線的、實時的、網絡化的。有些檔案利用過程也可以不經過現場來進行，通過有關數字化的網絡就可能完成。

（五）加工的標準化、信息的海量化和檢索的智能化。 電子檔案在資源加工、整合有特定的統一標準，如統一的壓縮化、編碼技術、視頻格式、元數據標準、瀏覽平臺等，它依托互聯網服務，不同部門的檔案是可以共享的，并可以實現跨庫關聯和檢索。數字化的編輯出版方式，使得方志的編撰常態化，可以收集到大量的資料，有效避免了過去因為編撰時間太長遺漏過多的現象。與標準化加工和海量信息相適應，在檢索技術上，電子檔案是智能化的。檢索系統能夠自動地分析檢索條件與結果，提供同義詞、主題詞或相似詞的擴展檢索，能實現多語言混合檢索及檢索結果的自動排序等功能，為用戶提供最為滿意的信息。

二、加強電子檔案管理保護的策略

（一）做好軟件及硬件設施的維護工作，保障檔案系統的穩定運行。利用信息技術實現電子檔案的存儲，在具體操作過程中需要依賴于相關的軟件及硬件設備，因此軟件和更件設施安全的運行至關重要，所以在做好軟件及硬件設施的維護工作。在電子檔案工作中，設備陳舊老化、軟硬件故障及網絡平臺受到攻擊等情況較為常見，這就需要強化檢修和維護，定期對檔案系統軟硬件進行檢修維護，及時對設備進行更新，以此來保證檔案系統安全、穩定的運行。 首先，為了提高電子檔案信息的安全，需要專業的檢修人員及網絡安全工程技術人員，這些人員由于具有專業的檢修知識和技能，了解計算機、磁性介質及網絡環境，積累了豐富的實踐經驗，在對軟硬件進行檢修和維護時能夠有效的保證檢修維護的質量。其次，由于軟硬件設施發展速度較快，這也決定了檔案系統的軟硬件設施要及時進行更新換代，對先進的網絡安全技術要做到實時關注，有效的提高軟件環境的兼容性，通過強化軟件及硬件的定期維護，以此來提高檔案系統運行的安全性。

（二）健全安全防御機制，提升檔案信息安全。 檔案信息的傳輸依賴于內部的局域網與外部的公共網絡空間的數據交換，在傳輸過程中，面臨著計算機黑客以及電腦病毒帶來的安全隱患，對信息的保密性造成威脅。因此，安全防御體系的建立健全具有重要意義。網絡的安全及防御機制的主要內容包括對局域網的安全維護、對網絡病毒的防范、對TCP/IP協議的管理，涉及到各服務點的防火墻維護以及虛擬內部網的劃分。電子檔案完善的安全防御措施包括身份認證措施、信息加密措施、訪問控制管理措施等，身份認證措施包括數字信封、數字簽名等安全管理認證技術，可以有效保證電子檔案的信息傳輸的準確性和終端定位的安全性。信息加密措施包括對稱密鑰與非對稱密鑰，兩種加密系統配合使用，將電子檔案進行加密、解密處理，降低信息內容的泄露威脅。訪問控制管理措施包括網絡權限和入網訪問，能夠有效避免電子檔案資源遭到非常規性使用。除對安全加密技術的采用，還可使用網絡入侵的檢測防御設備，實時監測電子檔案系統的網段中出現的外部入侵或內部破壞行為，對其進行及時的警報或攔截，保障電子檔案信息傳輸的安全性和保密性。

（三）提高電子檔案管理人員的整體素質。首先，加強對電子檔案管理人員的培訓工作，特別是要組織檔案管理人員參加計算機技術基礎知識的培訓，針對檔案管理人員自身的實際情況進行針對性培訓，將電子檔案管理軟件知識產及相關設備的操作方法都要在培訓中進行重點講解，以此來全面提高檔案管理人員的技術水平。其次，提高檔案管理人員電子檔案安全保護意識，加大電子檔案安全保護工作的宣傳，利用具體案例更直觀的使檔案管理人員認識到電子檔案安全的重要性，在工作中能夠做到正確操作，保護好用戶的隱私，建立完善的電子檔案安全機制，加強對電子檔案的有效保護。

三、結束語

隨著科學技術的快速發展，大量的電子檔案產生，這就對電子檔案的管理及保護工作提出更高的要求，需要進一步建立健全電子檔案系統的安全機制，做好電子檔案系統的維護工作，強化對檔案管理人員專業技能的培訓，努力提高電子檔案管理的水平，保證電子檔案信息的安全。

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