有關歸檔紙質文件與電子文件整理的思考

周小蕾

摘 要：隨著辦公現代化技術的普遍使用，產生兩類需歸檔文件即電子文件和紙質文件。這就要求我們正確認識二者的特性，在電子文件歸檔的同時，不應忽視紙質文件的歸檔。

關鍵詞：紙質文件；電子文件；歸檔管理

電子文件的出現，對檔案管理工作提出了新的挑戰。電子文件對檔案工作產生多種影響，應通過實施電子文件管理戰略解決好電子文件的保存問題，使檔案管理向立體化方向發展。同時，建立電子文件歸檔制度以及選擇適合的歸檔方式，以推動電子文件歸檔工作的科學化和規范化。

一、電子文件難以歸檔的原因

與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作。主要原因是大多數電子文件形成者囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔。這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒。筆者認為，在規劃電子文件歸檔工作時，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實。應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，深入到現行文件工作領域，摸清信息產生的源頭，并對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作一步步進行改革。這樣，才會促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理工作程序，建立歸檔制度。

二、歸檔電子文件的整理

歸檔電子文件的分類與機關、企事業單位檔案綜合管理分類方案的類目相同。分類可根據具體情況選用到一級類目、二級類目、三級類目。歸檔電子文件以件為單位整理。同一全宗內的電子文件在大類類目下按照年度一保管期限一機構（問題）或保管期限一年度一機構（問題）等進行分類。歸檔電子文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。歸檔電子文件編號：為4位阿拉伯數字的流水號，不足四位的在前補“0”或在捕獲前將設備設置為“0001”的原文件名流水號。歸檔電子文件夾編號：為4位阿拉伯數字的流水號，不足四位的在前補“0”。歸檔電子文件光盤編號：由檔案大類類目號、屬類（項目）類目號、電子文件類別代碼、光盤序號、套別組成。即在分類方案的最低一級類目后加上電子文件類別代碼。

其形式以及填寫方法如下：

把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至一次性只讀光盤上，存儲二種以上類目或類別的電子文件時應將所包含的類目編號或類別都寫上。

文本文件：用字處理技術處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報表和軟件說明等；

圖像文件：用掃描儀、數碼設備等獲得的圖像文件；

圖形文件：用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形文件；

影像文件：用視頻設備獲得的視頻文件；

聲音文件：用音頻設備獲得的聲音文件；

三、紙質、電子檔案雙重管理的優點

（一）提高工作效率

按《規則》整理文件的方法，是以計算機管理檔案為軸心運轉的，計算機強大的檢索功能，使我們的調卷速度、效率可以大幅度提高。文件材料整理、歸檔、保管的目的是便于查找，為各部門提供利用，為企業生產經營服務。在時間就是金錢，時間就是效率的今天，提高檔案調卷速度、效率，就是為企業生產、企業各方面的建設贏得寶貴的時間。所以，大大提高工作效率是《規則》的最大優點。

（二）實現網絡管理

按《規則》進行管理，充分地發揮了計算機管理檔案的優勢。實現紙質文件和電子文件雙重管理，也就是說任何一份紙質文件的標題下都附有相對應的電子文件，任何一個部門，只要向檔案室發送檔案借閱申請，檔案管理員就可以把電子文件通過網絡發送到需求者手中，避免了反復使用對紙質檔案造成的無形損傷，保證了檔案原件的安全，同時方便了各業務部門，提高了檔案利用效率。檔案實現網絡管理，并不是說網絡中的任何一個成員都可以隨心所欲的調出檔案室檔案庫里的任何一份電子文件，在檔案網絡管理系統中，不同的部門被授予了不同的權限，對于檔案室，被授予了一項特殊的權力，可以通過電腦查看到各個部門到期應歸檔而沒歸檔的電子文件，檔案管理人員可以讓這部分電子文件強行歸檔；保證了應歸檔文件的及時歸檔。網絡授予檔案室的權限是特殊的、多向性的，它讓檔案管理員能及時了解公司各部門檔案歸檔情況，督促各部門檔案及時歸檔。對于其他的部門，不可能查看到檔案室電子檔案庫里的任何一份電子文件，除非他向檔案室發出的申請被批準，他向檔案室借的這份文件僅限于他本人的電腦閱覽，其他電腦是根本無法看到的。檔案管理網絡授予各部門的權限是單向性的，這保證了檔案借閱過程中的保密性。

（三）便于做檔案專題和檔案統計

檔案專題和檔案統計工作是檔案管理不可缺少的工作環節。檔案專題可以是職稱認定、機構設置、重大決定事項、干部職務任免等多個專題；文書檔案統計臺賬、科技檔案統計臺賬、會計檔案統計臺賬、檔案利用情況統計臺賬，都是檔案工作人員必須花大量時間、大量精力去做的工作。用計算機管理檔案，計算機強大的檢索功能可以在幾分鐘內完成所有專題的檢索工作，各類檔案的保管、利用情況，計算機會自動統計，也就是說，幾年甚至幾十年以來，檔案工作人員必須花費大量的時間、精力才能完成的工作，利用電腦，有可能在幾分鐘之內就完成了。

（四）簡化工作環節

在《規則》發布實施以前，傳統的檔案整理程序是：分類、組卷、卷內文件排列、裝訂檔案、擬定案卷標題、編文件頁號、抄寫卷內目錄、填寫案卷封面、上檔號、案卷號、抄寫案卷目錄。按《規則》整理檔案的程序是以件為單位的文件裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架。從環節上，按《規則》來整理文件就比傳統的方法省去了填寫案卷封面、抄寫案卷目錄等環節。

（五）便于保管、利用

比起傳統的以“卷”為管理單位組卷的管理方式，按《規則》的要求，以“件”為單位整理、保管的檔案管理方式.有便于保管、利用的優點。以“件”為單位整理的文件，每件文件的右上角必須加蓋件號章，件號章的內容包括室編著件號、年度、全宗號、館編件號、保管期限、機構（問題）。對于企業檔案室，室編件號、年度、保管期限、機構（問題）等四項是必須填寫的項目，它是辨識其在檔案庫房位置的四個主要特征，所以，一份被借出的文件，我們根據其件號章的內容，就可以難確的判斷出它所存放的位置。按“件”整理檔案，比按“卷”整理檔案便于保密。如果借閱者確實需借用檔案原件，以“卷”為單位保管的檔案，提供給檔案借用者的檔案原件是一卷，它包括借用者需要的那份文件，但大部分是借用者不需要的文件。這就產生了借一份文件卻把大量文件帶出檔案室的現象，不利于保密。以“件”為單位管理檔案，從根本上解決了這個問題。每個文件都是單獨保管，檔案室只對借用者（部門）提供他們需要的單份文件就可以了。如果，借用者需要的是復印件，以“件”為單位進行保管也比傳統的以“卷”為單位進行保管復印起來方便得多。

四、結束語

《歸檔文件整理規則》的發布，是檔案管理工作一次重大改革，是告別傳統的檔案管理方式的一次創新，它對進一步提高檔案管理工作效率起到了決定性的作用，隨著檔案利用效率的提高，檔案在企業生產經營過程中的重要地位、重要作用將越來越被人們所認識。按《規則》以“件”為單位整理檔案、電子檔案保管納入企業檔案管理范疇、檔案管理現代化，對檔案工作者提出了更高的要求。時代的發展要求檔案工作者對檔案這項默默無聞的“蘭臺”事業要有無私的奉獻精神、認真細致的工作態度、能大能小的工作能力和業務技術，能大，就是能熟練地運用現代化設備進行檔案管理，能熟練地運用現代化管理網絡對各業務部門提供優質、快速的服務；能小，就是即使是編一個流水號，也能事無巨細，認真對待，做到最好。

參考文獻：

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