高校檔案管理的信息共享化發展

莫鳳玲

摘要：高校檔案管理是高校日常工作開展的基礎部分之一，為維持高校的正常運轉做出了重要貢獻。在信息化時代下，傳統的依靠人力檔案管理工作必須與當前技術充分融合才能與時俱進，在提高效率的情況下降低檔案管理工作的成本。本文從高校檔案管理信息化發展的意義、可能出現的問題出發，探討高校檔案管理信息共享化的具體步驟。

關鍵詞：高校檔案管理；信息共享化；檔案工作；系統化

高校檔案是對高等學校內所有教職工以及學生在內的人員進行統計和備案的珍貴資料，是高校內部人員發展和流動的核心工作之一。傳統的檔案管理模式依靠人力進行檢索和管理，所耗費的人力資源多且時間較長。由于檔案管理工作本身具有的數據性特點，在信息時代下如果能與計算機系統結合成為信息共享化的檔案管理模式，將會為高校檔案管理工作提供極大的便利。

一、高校檔案管理信息共享化發展意義

（一）信息共享化是社會趨勢的體現

隨著科技發展和智能設備普及，信息化傳輸在工作與生活中的比重日益增加。信息就是價值的一種體現方式，有效地利用信息化能夠增強工作效率，同時也能更好地和其它社會機構完成對接。對于高校檔案管理工作而言，日常的檢索和更新耗費了大量的時間和精力，在信息化檔案管理的過程中，檢索和更新都可以通過簡單的操作來完成，檔案管理人員可以把更多的時間投入到創新工作方法和提高工作效率上，從而帶動檔案管理工作實現良性發展循環。

（二）信息共享化檔案管理有利于檔案的存取

以往的檔案存取工作十分繁雜，而且檔案管理機構由于其特殊特點對于需要進行檔案查詢、檔案轉移的公眾沒有足夠的耐心，出現這種情況除了檔案管理人員的素質問題之外，還有一個重要的因素就是檔案管理工作本身不方便存取和更新的特性。在信息化時代下，人們交流和溝通的半徑在進一步擴大，越來越多的工作可以在網絡通道中進行，檔案存取的網絡化能夠提高工作效率，有利于檔案存取。

（三）信息共享化檔案管理有利于高校發展

高校的發展在很大程度上取決于和其它高校之間的互通有無，信息資源是高校之間溝通的橋梁。在高校的教育教學工作開展和科研項目申報中，檔案的及時更新幾乎是決定性的因素，同時校領導對于學校情況的調查在很多時候也是通過查閱檔案來完成的。信息共享化的檔案發展能夠使得整個學校緊密地聯合在一起，增強高校內部的凝聚力，有利于高校的進步和發展。

二、高校檔案管理信息共享化發展舉措

（一）樹立檔案管理信息共享化方向

檔案管理工作的核心是協調和處理相關的檔案信息，這就需要進行一個較為統一的檔案管理規劃。檔案管理信息共享化要從上而下進行改革，由于技術的便利，思想上的改革對于工作順利開展而言尤為重要，從全局出發能夠使得檔案管理實現最優化建設和成本節約化建設。如果只是底層的工作人員使用了信息技術，而更高級別的連通渠道仍然保持著舊的思想模式，那么信息共享化就會受到很大阻礙。所以高校檔案管理部門在信息共享化發展方面要提前樹立相關的發展意識，實現技術的有效更新。

（二）采取合適的信息共享技術

信息共享化的檔案管理能夠實現的重要原因就是技術方面的支持。有人可能會說目前的檔案現狀不可能使得所有檔案資源都實現信息化，大量的紙質檔案必須得到保存，而查找紙質檔案又會成為檔案管理人員勞心勞力的“無底洞”。目前在紙質檔案和信息化檔案結合方面，有兩種技術可以進行選擇，分別是RFID技術和NFC技術。對于高效管理而言，新技術采用的重點是如何在現有工序不更加繁瑣的情況下進行。NFC技術采用NFC芯片對檔案進行管理，可以在檔案盒上貼上NFC芯片寫入相關信息，通過帶有NFC功能的讀取設備或智能手機進行讀取，可以方便地知道檔案盒內的相關情況并進行調用。目前NFC技術仍處于發展階段，應用成本較高。

RFID技術是在目前各大圖書館應用較多的技術，可以通過數據庫和定位設備實現檔案的精準定位，在計算機上通過查詢系統對實體檔案進行提取或者更新。RFID技術已經是一個完整的技術體系，操作較為便捷，如果在檔案管理系統中應用該技術，可以極大地促進信息共享化管理工作的發展。

（三）提高檔案管理人員的素質

檔案管理人員的工作需要細心和耐心的品質，在傳統檔案管理當中這些專業素質都已經被很好地培養出來。在信息共享化的檔案管理工作建設中，對電子設備的使用是信息化檔案管理工作得以正常開展的基本要求，所以要注重對檔案管理人員專業素質和職業道德的提升。一方面要針對檔案管理建設中所需要的各種辦公技巧進行培訓，另一方面也要求在技術便利的條件下，檔案管理人員要自覺提升自己的職業道德，為高校管理工作發展盡心盡力。

三、結語

高校檔案管理工作的信息資源共享建設是未來高校合作發展的趨勢，要實現這一發展目標。要從制度層面、技術層面和人員層面三個等級出發，強調信息化與制度化的融合，實現高校檔案管理高效率發展。

【參考文獻】

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