淺談SaaS系統在現代中小企業管理中的作用和意義

摘 要：在經濟一體化浪潮下，對于企業來說，信息技術的應用效果決定了它的成敗。由于傳統信息化模式不僅對計算機硬件要求非常高，并且購買軟件價格也不低，客戶購入成本非常大，加大了中小企業的資金運行難度，不利于企業信息建設?；诖朔N情況，筆者對SaaS系統在中小企業管理的應用進行了深入地分析，并提出了自己的幾點建議。

關鍵詞：SaaS；中小企業；管理；作用

科學技術的進步是SaaS技術得以應運而生的基礎，它不僅降低了企業的使用成本，更減少了企業在IT方面的投入，還推進了企業信息化進程的高速發展，促進了企業工業化和信息化的完美融合，實現了企業的信息化發展目標，推動產業結構的優化和升級。本文以SaaS系統概述作為文章內容的切入點，并對傳統中小企業開展信息化管理工作過程中存在的主要問題進行了詳細地闡述。

一、SaaS系統概述

SaaS，Software-as-a-service，軟件即服務，是一種軟件應用新模式，它主要是以互聯網為基礎，并以此來提供軟件服務。企業根據自己的實際需要，向廠商制定需要的軟件服務，并根據服務時間的長短來進行費用的支付。企業不用像以前進行軟件購買，而是租用Web軟件來開展以前企業的經營和管理活動，不需要企業進行維護，其特點就是研發零投入，使用低成本、運營高效率。對于現代的中小企業來說，應用SasS系統是時代發展的必然需求，減少了企業進行程序維修的麻煩，提高了企業的運行效率。

二、傳統中小企業開展信息化管理工作過程中存在的主要問題

信息化作為促進企業管理質量提升的重要手段，其作用就是能夠有效降低企業的運營成本，提高企業的競爭力。中小型企業的傳統信息化模式，其實施方式主要是以軟件許可為主。企業只需要對軟件許可費進行支付即可，并購買相配套的軟件和系統等等。市場競爭的日益加劇，中小企業對信息化的要求也越來越高，越來越迫切。但是，傳統信息化模式在實施的過程中還有很多的問題，具體表現在：

1.資金壓力大

現階段，我國中小型企業對于IT方面的預算非常少，這主要是由于企業面臨的資金壓力非常大，他們在發展的過程中都會面臨資金短缺的問題。尤其是在次貸危機發生之后，使得中小型企業面臨更加尷尬的境地，自然IT預算就更加有限。但是，軟件許可模式必須以大量的建設投入、維護成本為依托，這就無形之中加大了中小企業的壓力。

2.缺乏專業人才

中小企業由于受到自身技術水平的限制，他們的軟硬件技術設備配置不夠完善，并且，很多專業人才因為薪酬較少并且發展空間又十分有限而不愿到這些中小企業來，企業很難留住這些高級專業化的信息人才，這就導致信息化工作很難有效開展，不利于中小企業的可持續發展。

3.管理不夠規范

和大型企業相比，在管理方面我國中小企業還不夠規范，比如，業務操作流程、財務制度、決策、控制的過程都缺乏規范性，有著較強的隨意性和主管決策，這體現在家族企業中尤為明顯，主要以老板的意志為轉移，并沒有對經營情況進行客觀評估，這種較為松散的管理模式加大了中小型企業信息系統的實施難度。

4.業務類型不固定

中小型企業最大的特點之一，就是經營具有動態性，他們的對于主營業務的選擇主要是根據市場的變化而變化的，這就使得不同企業在信息系統管理方面具有自己的獨特性，而業務的靈活多變使得信息管理工作很難高效開展。

三、SaaS系統應用在現代中小企業管理中的作用

SaaS獲得軟件服務的方式是以在線租用為主，相對傳統信息化的實施方式，SaaS系統應用在現代中小企業管理中其優勢主要體現在以下幾個方面：推進信息化進程；降低企業運行成本；降低了企業的風險；節約企業維護精力；具體內容如下：

1.推進信息化進程

SaaS作為一種隨插隨用的軟件，其商業運行模式是遠程主機托管為主，這就減少了中小企業減少了系統架設的時間，降低了成本的投入，從而推進中小企業的信息化進程，促進企業現代化水平的提升。

2.降低企業運行成本

SaaS系統的應用，中小企業只需要對租用費進行支付即可，以Internet為載體，可以應用CRM和ERP等多種管理信息系統，并享有后期維護服務，比如使用、升級、維修等服務。這樣企業就不用在硬件設備上大量投資，使得通信、人力等方面的投資也有所減少，同時又能享有最先進的技術服務和應用軟件。

3.降低了企業的風險

SaaS系統的應用，使軟件供應商和企業之間的溝通非常透明，且他們的服務質量也明顯提升。不僅功能清晰、明確，且價格也合理，同時，還可以對一些有消費意向的客戶提供先試后買的服務，這就讓用戶對系統的功能有一個詳細地了解，讓他們對產品功能有直觀體驗，用戶通過使用效果來決定是否應用相關系統，有效降低了企業在實施信息化過程中所面臨的風險。

4.節約企業維護精力

SaaS系統在中小企業中的應用，對于系統的更新和維護都是由系統提供商負責的，而不需要企業進行維護，這在一定程度上減少了企業在物力、人力上的投資和壓力，企業可以集中精力對核心業務進行經營、運營。新型技術的應用和更新，滿足了企業的新要求，提高了企業的辦公效率。

總之，推動中小企業進行信息化管理的因素有很多，國家政策、市場競爭、科技進步都是重要原因。但是，不容忽視的是企業的信息化也面臨著巨大的阻力，如，信息化建設資金投入量的增加、實施信息化所面臨的風險以及人才短缺，這些都是制約中小企業信息化建設發展的重要原因。而SaaS在企業中的應用，則有效緩解了上述的問題，并且，它有著非常大的應用空間，也必將得到更多用戶的認可。因此，在企業未來的發展中，SaaS必將成為推動中小企業開展信息化建設的重要力量。

四、SaaS應用在中小企業管理中存在的問題

雖然，SaaS能夠幫助企業順利實現信息化發展，但是，這并不代表這一系統沒有任何問題，具體來說，SaaS應用在中小企業管理中問題主要體現在以下幾個方面：存儲數據有安全風險；對提供商依賴性較高；無法滿足不同類型企業的個性化需求；企業后期財務成本不穩定；項目管理工作不到位；具體內容如下：

1.存儲數據有安全風險

在我國，很多企業都不愿意將重要資料存在公共平臺處理，或者是放在第三方場所，出現這種情況的原因是因為信任缺失，信用體系的不夠健全。而在SaaS平臺上，其中的數據往往是企業的重要機密，若是SaaS系統發生信息泄露，將對企業產生非常的影響，數據泄露將造成企業的重大損失。

2.對提供商依賴性較高

在傳統信息化模式下，企業需要自配技術人員，雖然，在一定程度上增加了企業的運營資金，但是，對于提供商的依賴性卻非常小，然而，SaaS系統應用在企業的系統中，軟件的建設、維護都依賴于提供商，因此，軟件提供商的專業水平、能力、服務態度、質量都對SaaS系統的應用效果起著重大的影響。一旦軟件提供商沒有及時提供后續的服務，這就會對企業的正常運行產生影響，不利于企業的長足、穩定的發展。

3.無法滿足不同類型企業的個性化需求

雖然，SaaS有著廣闊的應用空間，但是，這一技術仍然處在初級發展階段，其市場還沒有真正發展到依靠用戶的需求來推動市場發展的階段，更多的是依靠廠商來推動市場發展。一直以來，SaaS都是依靠廠商來拉動市場發展，這種標準化的服務滿足中大部分小企業的信息化需求，但是，卻無法滿足一些企業的個性化需求。當然，若企業進行個性化的私人訂制，由于要給付定制費用以及相應的服務費費用，且SaaS服務一般都是按年支付的，因此成本也是相當高昂的。

4.企業后期財務成本不穩定

眾所周知，SaaS系統一旦應用成功，企業對提供商的依賴程度就會越來越大，那么其運營的成本也將越來越高。雖然，現階段開展SaaS服務的提供商，其收費模式都是根據用戶數量、時間、模塊來進行收費的，但是，倘若計價模式一旦發生改變，這就使企業的后期財務投入具有一定的不穩定性，無法實現企業對財務工作的有效開展。

5.項目管理工作不到位

中小企業傳統實施信息化的方式非常注重對項目的管理，同時，軟件提供商也會在企業派駐技術建設團隊，來幫助企業加速信息化建設進程，對于規模較大的項目，提供商還會通過聘請管理咨詢團隊為企業解決項目建設過程中所面對的問題和困難。而SaaS系統的提供商出于利潤的考慮不會像實施傳統信息化方式一樣，對每個客戶都提供上門服務，這樣就是的中小中關于SaaS系統的項目管理出于空白狀態，這就加大了企業的信息化風險。

五、SaaS系統應用在中小企業中的有效路徑

對于中小企業來說，信息化一直都是一個難以解決的問題，而SaaS的有效應用，則為企業提供了可以借鑒的模式。針對中小企業中應用SaaS系統所面臨的新問題，在實施過程中應注意以下幾個事項：給予需求調查足夠的重視；企業應對SaaS提供商進行評估；對中小企業的運營流程進行優化；積極開展好風險控制工作；具體內容如下：

1.給予需求調查足夠的重視

傳統企業管理信息建設是非常重視需求調查的，這對工作的開展奠定了一定的基礎。因此，在應用SaaS系統的過程中，也要給予需求調查足夠的重視。需求調查應在系統建設開始之初，就應對企業的經營情況、管理過程中的細節調查清楚，一般來說，SaaS系統應用的需求調查主要可以分為初步和詳細調查這兩種。開展初步調查工作時，應對企業需求、基礎數據、運行情況和管理模式來開展企業的調研活動，并將SaaS系統應用企業中的可行性進行認真調研。而在開展詳細調查的過程中，應對企業的管理業務、數據等流程開展調研活動，為后期企業選擇SaaS系統提供商提供依據。

2.企業應對SaaS提供商進行評估

可以說，SaaS市場發展非常迅速，產品種類也豐富多彩，但供應商的質量亦參差不齊。提供商都積極推動自己的軟件運營服務，資質雄厚的提供商，其產品不僅服務體制非常完善，并且質量可靠，安全性非常高，其數據中心具有一定規模。對于規模較小的提供商，對于企業來說，其優勢就是價格非常劃算。中小企業應對各個提供商的服務、質量、資質、信譽度、數據管理方式等方面進行考量，分析其產品能夠真正符合企業的實際發展需要。

3.對中小企業的運營流程進行優化

一直以來，我國大部分中小企業的管理模式都比較隨意，但是，SaaS系統都是建立在標準業務流程基礎上的，這就加大了SaaS系統在中小企業中的實施難度。在這樣的背景下，企業應以信息化為手段對流程進行優化，從而達到促進企業管理決策能力提升的目的。在開展信息化建設之前，應在調查的基礎上，優化企業的運營流程。

4.積極開展好風險控制工作

SaaS系統的特點決定了企業在應用的過程中一定面臨著信息化風險，具體為實施過程中所面臨的風險、信息泄露和丟失所面臨的風險，價格變化給企業帶來的成本風險等等?？梢哉f，關于SaaS系統應用中所面臨的風險管控問題，是現階段企業、提供商面臨的首要問題，需要兩者協同一致、共同努力來完成，將風險控制在最低。

六、結束語

總而言之，軟件技術和通信技術在企業中的不斷融合，使得SaaS技術得以應用在中小企業的管理中，大大提高了企業的運營效率，贏得了更大的利潤空間。中小企業無需付出過多的精力，對軟件、數據、網絡進行維護，只要開展好應用工作的即可。但是，這不代表SaaS在中小企業的應用中是沒有一點阻力的，因此，企業和提供商應針對SaaS系統現有的問題不斷進行完善，讓SaaS能夠在中小企業中得到更好的應用，從而實現企業的高效發展。

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作者簡介：邊境（1984- ），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，中國人民大學，在職研究生，研究方向：企業管理