淺談企業聲像檔案管理的現狀及建議

黨芳霞

【摘要】企業聲像檔案是企業各部門或個人在從事各種活動中直接形成的對國家、社會及企業有保存價值的照片、底片、錄音、錄像等不同材料為載體并輔以文字說明的歷史記錄。企業在經營決策、生產建設中形成大量的聲像檔案，為更好的保護、利用好這些生動形象的特殊載體檔案，應規范聲像檔案的管理，加強宣傳，建立相關制度，加強監督，注重業務培訓，創造妥善的保管條件，疏通收集渠道，本文通過分析了企業聲像檔案管理工作的現狀及存在的問題，結合企業檔案管理的實際，并提出相關的建議。

【關鍵詞】企業;聲像檔案;管理;建議

一、企業檔案管理現狀

1、管理意識不強，收集渠道不暢

聲像檔案有較強的時較性和特殊的歸檔要求。目前大部分企業不重視檔案管理，聲像檔案大多數保存在形成單位或部門手中，不能按照檔案管理規范、標準進行及時整理歸檔，沒有集中統一管理，久而久之，許多聲像檔案時間、地點、內容說不清，甚至很多重要珍貴的聲像檔案資料丟失，致使檔案不齊全、不完整;更有甚者不向檔案部門移交或檔案部門去收集時，一拖再拖等現象，收集困難。究其原因是檔案管理意識不強，對聲像檔案管理缺乏重視。

2、管理制度不健全，執行力不強

通過調查，部分企業制定了相應的聲像檔案管理制度，但在執行力上沒有相關考核機制，對檔案工作重視程度不夠，造成檔案上交不及時、收集不完整，使聲像檔案處于有章不循的自由形成、自由處理狀態，缺乏有效的保障措施。

3、保管條件差，減短檔案壽命

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更加嚴格。許多企業設備設施陳舊，聲像檔案存放在五節柜、文件柜與其它資料一同存放，保管條件上達不到檔案“八防”標準，更不具備恒濕、恒溫、防磁等保管要求。致使許多聲像檔案照片褪色、底片粘連、磁帶消磁等，損壞了聲像檔案，縮短了聲像檔案的壽命。

二、加強企業聲像檔案管理工作的幾點建議

1、規范管理，制度先行

制度是一切管理的基石和保障，以制度建設為著力點，對現有的檔案管理制度進行修改、完善，圍繞聲像檔案的收集、整理、保管、利用、統計等工作環節，制定的規章制度，形成了一套較為完整的檔案管理制度，抓好制度落實，樹立制度的權威。在實際工作中貫徹執行，避免一紙空文和擺設。

2、加強管理，收集齊全

堅持收集是檔案的第一要務。因此，加強企業各單位、各部門聯系，依據各單位、各部門基本職能以及業務流程，確定聲像歸檔范圍與保管期限表，形成雙向制約機制，確保聲像檔案全部歸檔。

3、突出利用，提高服務

始終把聲像檔案利用擺在首位，通過多種形式，提供檔案信息資源，采取分發目錄、局域網系統預約、電話查詢、上網發布等方式，提供大量的聲像檔案。通過利用為企業提供了強有力的信息支持，實現檔案的最終目的。

4、有效監督，加強培訓

一方面采用不同形式舉辦檔案管理培訓班，強化檔案管理教育，提高企業員工對檔案的了解;另一方面通過采取有效的監督和檢查來落實，將檔案工作納入到企業各單位、各部門責任制大檢查中，納入各單位和人員業績考核中，硬考核硬兌現，每季度對各單位進行檔案管理的考核，有效發揮監督指導職能，提高企業檔案工作的整體水平。

5、積極開展宣傳，增強法制意識

深入貫徹落實國家《檔案法》及上級檔案部門有關規定，組織開展學習宣傳活動，依法管理檔案。舉辦檔案法律、法規等宣傳活動，通過網站、板報、《檔案法》知識有獎競賽答題等方式，提高企業員工對檔案的認識，有力促進企業員工檔案法制觀念，促進了檔案工作的健康發展。

6、加大設備設施投入，改善聲像檔案保管環境

持續改善檔案管理硬件環境和軟件環境，加大檔案管理設施設備投入，根據聲像檔案安全保管的要求，按照標準配備相關的消防、安防、溫濕控制等設備設施，檔案保管條件達到“八防”要求，做到了專人、專庫，控制庫房溫濕度，改善聲像保管環境，延長聲像檔案的壽命。

7、加強聲像管理，確保安全完整

一是建立健全檔案安全應急預案，制定完善《檔案庫房管理制度》、《檔案安全管理制度》、《溫濕度記錄臺帳》等制度，使安全防范工作有章可循。二是抓整改、防隱患。對電器線路、溫濕度測控設備及防盜、防火系統等進行定期檢查，按時填寫各種檢查記錄，將保管、檢查、維護責任到人，使防盜、防光、防磁、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作落到實處。