如何提升煤田地質檔案管理水平

吳蘭平

摘要：煤田地質行業的不斷發展，將地質檔案的重要性提升到新高度，由于地質檔案本身具有極高的保存價值以及研究意義，加之地質檔案的管理工作相對繁重、覆蓋面廣，因此煤田地質檔案管理工作的規范化和科學化也逐漸成為了推動煤田地質事業良好發展的重要動力。本文就地質檔案管理的重要性，特點，現狀以及措施等方面進行分析和闡述。

關鍵詞：煤田；地質檔案；保存價值；措施

一、提升地質檔案管理水平的意義

煤田地質檔案是記載地質勘探信息的重要載體，是對煤田勘探工作進行的日常記錄，因此，無論從國家亦或是地區層面而言，完整、詳細、準確的煤田地質檔案能起到過去的勘測工作進行總結的作用，并充當重要的信息源頭為未來的工作提供有力參考，對工業發展規劃發揮重要的指導作用。作為一項重要的經濟資源和技術資源，煤田地質的生產和涉及等工作都依賴于詳細、準確的檔案，而且地質檔案還是煤田地質單位的經濟建設成果，因此有利于保障煤田地質單位的合法權益以及煤田地質研究成果的傳承。地質檔案不僅要求有記載的原本，還應有復制本。加強地質檔案管理不僅對煤田事業發展具有指導作用，還對進行地質檔案管理人員的工作起到推動作用，當其認識到只有對野外勘探所采集的信息進行完整的收集、整理、分類、編號、歸檔等才能確保地質資料的完整以及可溯性，才能為前線的實地勘探人員提供后備支持，由此其工作的積極性和責任感也會有所提升。同時，由于煤田地質的勘探工作和相關研究日益增多，因此煤田地質檔案還可作為寶貴的資源為科學知識的傳播、技術交流、總結經驗教訓等提供參考。

二、煤田地質檔案的分類及特點

依據記載內容，煤田地質檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產技術檔案，經營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關單位在進行自然科學研究、建設和生產技術活動中形成的檔案，如水文檔案，地質檔案，生產技術檔案，科研檔案，測繪檔案等；第三，專業檔案，指在專項活動中形成的檔案，如人事檔案，醫療檔案，會計檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質檔案的項目繁多，而且涉及的內容范圍廣，數量大，保管期較長，尤其是其中的測繪圖紙的紙質資料，具有極高的價值。一般情況下，地質勘探項目投資總額會高達上千萬。

三、煤田地質檔案管理現存問題

現階段煤田地質檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設備落后等問題。首先，由于現代化社會的建設以及經濟建設的腳步正在不斷加快，地質工作對于地質檔案的需求劇增，但由于地質檔案中多隱含企業甚至國家的機密資料，因此地質檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個別單位出于對自身利益考慮而進行檔案封鎖所導致地質檔案使用價值的浪費。再者，我國的地質檔案管理人才隊伍水平有待提升，其管理人員的專業性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經驗，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質檔案的封存。

與此同時，我國地質檔案管理的技術手段較為落后，這與相關部門及工作人員對地質檔案重要性認識不足有關，因此直接導致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現代化的輔助設備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質檔案的缺失和損害，嚴重時會出現丟失。而且，地質檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質檔案保存效果差，導致聲像設備管理無據可依，無制度可參考。[1]

四、加強煤田地質檔案管理的措施

（一）建立健全煤田地質檔案管理體系和制度

通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實際相適應的管理原則，輔之下級單位制定的具體的管理制度，地質檔案管理工作能夠有章可循，做到標準化與規范化，具體而言，應做到以下幾個方面：首先，對申請歸檔或者轉移相關檔案的時限進行嚴格要求，以此來敦促相關單位的項目團隊能在項目結束之后及時的收集整理資料并予以提交，同時檔案的接收單位也應及時按照有關規定，規范化的統一歸檔，大大提高工作效率；再者，對有效資料借閱類別精心劃分。如調閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關借閱手續方可辦理；同時，應保證文件在日常的管理的出入方式的規范性。如果需要對外界發布信息，那么檔案室應根據需要統一發布，保證數據的管理者和相關技術施工單位處于統一節奏，便于管理，切實做到地質檔案資料的保密性。[2]

（二）加強地質檔案的收集和鑒定工作的管理

就檔案收集工作而言，煤田地質檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎性的工作，其質量的高低將直接影響地質檔案的收藏價值。為了提高煤田地質檔案的收集和鑒定工作過程的準確性、科學性和規范性，相關工作人員應首先提高自己的思想認識，對檔案管理工作加強重視，同時注意協調其他相關單位和部門的工作，督促其及時進行檔案的收集和移交工作，避免地質檔案的材料出現遺失，確保原始資料的完整性和準確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時，應注重對勘探項目進行跟蹤式的管理，即從最初的立項至地質勘探竣工，期間的所有原始資料都應完整地收集，為便于長期儲存，適宜用電子版儲存方式。

地質檔案的鑒定較為復雜，其工作涉及兩個方面，即對檔案的保存期限進行鑒定和復查。地質檔案的鑒定應嚴格遵從“審查從細、留存從寬”原則，結合考慮歷史發展狀況和實際工作的要求，同時又要考慮勘探單位和社會服務的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業知識和計算機技能，如鉆探知識和檔案管理方法。

（三）加強地質檔案管理人員隊伍建設

檔案管理隊伍的質量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領導層應首先做到以身作則，重視人才培養，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業知識，同時還要有責任感和認真嚴謹的處世態度。

（四）推行地質檔案管理的信息化

實行檔案管理信息化，即利用數字信息對檔案資源進行整理并實現信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據管理載體對檔案進行整理利用，現在傳統檔案管理也在時代發展的要求下進行了創新，向著信息化這一領域邁進。檔案信息化建設首先應從建立在合理的準規范標準的基礎上。首先，資料的征收環境應開發和利用信息化手段，使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。同時，檔案信息管理應向數字化方向發展，傳統的地質文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數字文件能夠克服傳統檔案館的缺點，節省了大量人力、物力和財力，不受地域限制，實現資源共享。[3]

（五）增強檔案管理保密工作

我國的可利用資源正在逐漸變得稀缺，因此，礦產開發也成為了重要機密，對于企業來講，地質檔案也具有商業價值，是決定市場競爭力的關鍵因素，因此，加強保密工作必不可少，這要求相關人員切實貫徹國家法律法規以及相關制度，嚴格執行《檔案法》和《保密法》以及借閱制度和復制制度等；同時，應對涉密檔案進行獨立保管，防止與其他檔案文件混淆；為防止檔案材料外泄，還應安排專門的人員對檔案的存儲庫房進行管理，禁止非專管人員入內。

煤田地質檔案是國家和相關地質單位的珍貴財富，具有保障國家資源以及指導地方規劃的重要作用，因此煤田地質單位應積極采取有效措施以積極提高煤田地質檔案管理水平，并推進檔案管理的信息化建設，同時在保證保密性的同時增強資源共享。（作者單位：內蒙古煤田地質局153勘探隊）

參考文獻：

[1]王盈.關于地質科技檔案管理的思考[J].辦公室業務，2016，（5）：71，73.

[2]蘇曉萌.淺談提高地質檔案管理工作的重要性及方法[J].黑龍江史志，2014，（13）：112..