信息化環境下單位財務會計檔案管理的創新分析

楊麗萍

摘 要：隨著經濟社會的迅猛發展及互聯網新模式、新業態的勃興，會計檔案承載方式、管理方式、條款范圍等均產生了顯著變化。為有效推動國家會計檔案管理工作，逐步提升會計檔案的管理效能，2015年12月11日，國家財政部、國家檔案局正式發布新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），該辦法自2016年1月1日起正式施行。新修訂的《會計檔案管理辦法》進一步規范了會計檔案的具體范圍，健全了信息化會計檔案的管理目標及要求，并對會計檔案的定義做了適當的補充和完善?！掇k法》的出臺，順應了信息化環境下會計檔案的管理趨勢。為此，要加強對會計檔案管理方式方法的創新，以期提高會計檔案的管理質量和效益。

關鍵詞：會計檔案；檔案管理；信息化環境；電子會計檔案

隨著信息網絡技術的發展，國企財務會計檔案的信息化建設也被提上議事日程。在信息化背景下，怎樣滿足單位會計檔案管理的需求、提升檔案管理水平已成為當下檔案工作所面臨的新課題。進入2016年，隨著新修訂的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）的出臺，會計檔案的管理工作已走入創新的探索征程上。這就要求檔案工作者必須自覺轉變觀念，嚴格落實新《辦法》的各項要求，不斷改進和完善檔案管理方式。

1 財務會計檔案的管理采用電子化模式

2016年新出臺的《辦法》中刪除了當前需保存紙質財務會計檔案的要求，把電子會計檔案的管理歸入會計檔案管理的范疇，允許合乎相關標準的會計賬簿、憑證等會計資料可不必打印紙質存檔。2014年以來，中國政府積極推動“互聯網+”的新政策模式，最大限度地掃除了電子發票的障礙。

電子化是財務會計檔案實現信息化管理的重要一環，檔案管理的電子化，預示著其他工作也均以此為前提有序開展。相較于傳統的紙質檔案管理模式，會計檔案的電子化管理具有如下優勢：首先，電子化豐富了檔案的存儲形式，利于保存和打??；其次，電子化為檔案的復制與調整修改提供了便利條件，有利于更好地糾正錯誤并快速傳遞；再次，辦公自動化軟件的普及運用也給檔案數據的計算、分析和統計帶來了極大的便利，顯著提高了會計處理的效率。事實上，在信息化普及尤其是新《辦法》施行的今天，會計憑證、財務報告、會計賬簿等各類會計核算資料均從傳統的紙質管理向數字化管理轉變。例如，財務會計憑證從獲取、報銷、入賬再到歸檔、存放，每個環節均已達到電子化管理的標準。具體地說，第一，電子會計檔案已屬會計檔案的管理范疇，同時明確了財務會計檔案是包含電子計算機在內的電子設備產生、傳輸與儲存的電子類檔案；第二，電子會計檔案在移交時需把檔案自身及其元數據同時移交，當然，文件具體格式必須合乎國家檔案局發布的相關規定，特殊格式的財務會計檔案也要與其讀取平臺同時移交；第三，不論電子會計檔案資料是單位內部生成的，還是接收自外部的，均可以電子形式一并歸檔存放；第四，電子財務會計檔案如需要做銷毀處理，則要由本單位的檔案職能部門、財務會計管理部門以及信息系統管控部門共同指派專門人員全程監督銷毀過程。

2 檔案從業人員的整體操作管理能力要進一步增強

基于信息化環境的會計檔案管理工作完成的好壞，歸根結底取決于人。為此，檔案從業人員要自覺按照新《辦法》的要求，著力提升專業素養，深諳會計檔案管理軟件系統的操作和應用。國企要加大對全體檔案管理人員的專業化培訓力度，尤其要對檔案操作管理流程、管理模式等實施模擬化操作，培訓要涉及檔案管理領域中的登記、歸檔、文件編號等內容，提高培訓的針對性和導向性。如有必要，國企可聘用專家對本單位的檔案管理人員開展“一對一”的實踐性訓練，力求人人過關、人人合格。要時刻提醒檔案管理人員培養嚴謹周密的良好職業習慣，對于那些涉及企業商業機密的敏感度較高的會計檔案，則要嚴禁他人窺探。除此以外，檔案管理部門要善于挖掘和任用優秀的電算化人才，對檔案管理軟件的維護要引起更多的重視，使人才能在促進網絡安全、加強計算機系統維護等方面發揮更大的作用。

3 搞好財務會計檔案信息化管理的基礎設施建設

相較于辦公自動化的基礎設施要求，檔案管理信息化對基礎設施的實際要求更高，必須要滿足平穩、保密、安全等基本需求。除硬件設施外，軟件設施的配備同樣要圍繞“信息化環境”的角度來考量。具體地說，財務主管部門要同檔案部門的人員加強協作，依據新《辦法》的有關規定并站在檔案信息化管理的角度，審慎編制設計規劃，密切結合各方面的現實需要，通盤考慮，出臺恰當的方案，以防檔案管理信息化系統在運行過程中所發生的問題。而財務會計軟件在研發和測試時，必須要將安全保密問題擺在十分關鍵的位置，例如，可通過推行電子簽單制度來確保會計檔案的安全可靠。

4 加大財務會計檔案管理軟件系統的應用力度

為提高會計檔案信息的可靠性和安全性，需采用防火墻、數字加密等技術手段對會計檔案管理軟件系統實施保護，對數據的運行和傳輸執行加密處理。這樣一來，數據在傳輸時，就不致于輕易被泄露或窺探。同時，做好對以往軟件系統的升級和維護，以保障系統的平穩性。

5 做好會計檔案的信息備份

當前，盡管會計檔案整體的管理效率持續提高，但也存在著諸如數據不慎被刪或遺失等問題，且信息技術具有一定的特殊性，數據一旦出現狀況，勢必招致“牽一發而動全身”的后果。為有效防范這種狀況的出現，檔案的信息備份刻不容緩。設想若某份檔案信息被遺失或意外刪除，則可立即使用備份的文件，以提高檔案的信息管理效果。因此，國企要實施會計檔案定期備份制度，定期備份全部的檔案，提高會計檔案信息更新的頻率，有效保障信息的完整性和可靠性，把備份的名稱、時間、文件屬性以及庫存時間等各項內容全部在備份簿上登記，接著，會計檔案管理人員可對備份的各類檔案實施必要的復制和充實，以免信息遭破壞。

6 不斷完善會計檔案管理制度

電算化會計檔案常會被輕易修改，若缺乏完善的會計檔案管控制度，未能明確會計電算化檔案管理人員的權責，則無法避免自然破壞和人為損壞會計檔案的問題。所以，國企必須盡快完善財務會計檔案管控制度，通過制度設計和實施，完善會計檔案的整理、收集、存放、利用和鑒定銷毀等一系列措施方法，采用前沿的安全防護技術手段，以保障會計檔案信息的完整、真實、安全、可靠。

7 結束語

綜上所述，新出臺的《會計檔案管理辦法》為信息化環境下國企財務會計檔案管理工作提出了新要求和新思路。檔案管理部門要自覺按照《辦法》的規定和要求，并對其做出科學嚴謹的解讀，加強會計檔案管理方式方法的創新。具體地說，財務會計檔案的管理要主動采用電子化模式，著力提升檔案從業人員的整體操作管理能力，搞好財務會計檔案信息化管理的基礎設施建設，加大財務會計檔案管理軟件系統的應用力度，做好會計檔案的信息備份，不斷完善會計檔案管理制度，以提高財務會計檔案管理的現代化水平，為信息化時代下的檔案管理工作貢獻更大的力量。

參考文獻

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