新時期人事檔案管理信息化建設

趙子瓏

摘 要：在網絡技術不斷發展的背景下，當今社會已經進入了信息化時代，為人們的生活帶來了更多的便利，人事檔案管理是企業發展過程中必須做好的一項管理事務，將信息技術應用于人事檔案管理中，對于加快企業的發展與建設具有重要意義。在新的發展時期，加強人事檔案管理信息化建設已經引起了企業的廣泛關注，文章以其重要意義為出發點，指出了當前建設過程中存在的問題，針對新時期加強人事檔案管理信息化建設的具體措施進行了詳細討論，為企業的可持續發展創造有利條件。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；重要意義；措施

人事檔案管理是指企業對員工個人信息進行收集、整理、保存，在需要相應檔案信息的時候進行查找、利用的一項工作，人事檔案能夠全面、準確的將企業員工的個人履歷、思想素質、業務能力等綜合情況反應出來，是企業優化人員組成結構的重要參考。人事檔案管理是企業管理的組成部分，管理方法和管理模式會根據市場形勢發生相應的變化，對管理方法和管理模式進行革新和完善是當前人事檔案管理的重要工作方向。

1 新時期人事檔案管理信息化建設的重要意義

1.1 適應社會發展形勢

人事檔案是一種最原始的信息資源，做好人事檔案的管理工作，加強人事檔案管理信息化建設，對檔案信息資源加以充分、合理利用，是企業自身發展的需要，同時也是適應社會發展形勢的必要措施。網絡信息技術的快速發展，推動了我國信息化社會的建設步伐，作為社會發展的必不可少資源，信息資源所發揮的作用越來越重要，對信息資源加以科學利用，能夠創新人們的生產生活方式，滿足現階段社會發展的需要[1]。如何將信息化技術應用于人事檔案管理中去，是當前企業發展過程中必須考慮的問題，只有實現人事檔案信息化管理，才能提高企業在信息化時代中的競爭力度，適應信息社會的發展形勢。

1.2 提高檔案管理效率

傳統的人事檔案管理工作大多是人力完成的，管理效率比較低，檔案信息的收集、分析難度比較大，檔案管理人員可能會出現工作上的紕漏，無法保證人事檔案信息的完整性和準確性，對企業的運行造成不利影響。將信息技術應用于人事檔案管理工作中去，以網絡平臺為基礎構建檔案信息管理中心，利用網絡技術的智能化特點，能夠自動完成對人事檔案信息的收集、整理工作，實現了檔案信息的實時更新，在減輕檔案管理人員工作壓力的同時，還能最大化的保證檔案信息的時效性，為企業提供第一手的準確、全面的信息；同時還可以利用網絡在不同部門之間完成檔案信息的共享，從不同方面對企業員工進行準確定位，能夠以最快速度科學的完成人事檔案管理工作。

2 人事檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1 重視力度不足

很多企業領導沒有意識到人事檔案管理對企業發展的重要性，認為檔案信息沒有實質性的作用，沒有將其作為企業的日常管理工作，在認識檔案管理信息化建設中沒有提供足夠的資金支持，對檔案管理人才的培養和引進重視力度不足，導致人事檔案信息化建設缺乏足夠的資金和人才支持，相關工作無法順利開展。企業員工在人事檔案管理信息化建設中存在思想誤區，認為管理工作由檔案部門和管理人員完成即可，對管理工作不夠重視，沒有積極的參與到人事檔案管理信息化建設中，阻礙了檔案管理信息化建設的進程[2]。

2.2 網絡系統不夠完善

人事檔案管理信息化的實現是以完善的網絡系統為支持的，由于當前的人事檔案信息化管理還沒有形成統一的規劃和標準，這就造成了網絡系統不夠完善的局面，制約了檔案管理信息化的建設。在以網絡平臺構建數據庫的時候，缺乏對系統整體協調性的考慮，構建完成的網絡系統缺乏整體性，不同環節之間的工作缺乏有效的配合，在采集檔案信息的時候，經常出現漏洞或者重合的現象，檔案信息更新不及時，無法保證人事檔案信息的完整性、準確性和及時性，檔案信息的共享難度比較大。

2.3 缺乏復合型的檔案管理人才

高素質的檔案管理人才是實現人事檔案管理信息化的基礎，當前的人事檔案管理人員綜合素質不強，無法滿足新時期對復合型檔案管理人才的要求，在實施檔案管理信息化的過程中遇到了很大的阻礙。傳統的人事檔案管理對管理人員的要求較低，工作難度較小，相關工作很容易就能完成，在檔案管理模式向信息化方向轉換的時候，很多檔案管理人員對信息技術掌握不夠全面，計算機知識匱乏，不能熟練運用網絡程序，人事檔案管理信息化的實現難度較大。

2.4 人事檔案信息安全防護力度不足

人事檔案內容具有機密性特點，在人事檔案管理信息化建設過程中必須做好檔案的保密工作，但是當前的人事檔案信息安全防護力度不足，難以做好檔案信息的保護工作，對檔案管理信息化的建設造成很大影響。由于人事檔案管理的網絡系統不夠完善，在對檔案信息進行網絡傳輸、共享過程中，很容易受到病毒、黑客的入侵，對人事檔案信息的安全性造成很大威脅，市場競爭中竊取競爭對手機密的事屢見不鮮[3]。

3 新時期加強人事檔案管理信息化建設措施

3.1 提高重視力度

人事檔案管理信息化建設是優化企業人才結構、提高企業市場競爭力的重要舉措，企業領導應該將人事檔案管理列為企業日常事務，提高檔案管理信息化建設的重視力度，明確檔案管理信息化建設的重要意義所在。結合企業發展實情，投入相應的物力、財力，為人事檔案管理信息化建設的實現提供基礎保障；組織專業人員加大對人事檔案管理信息化模式的研究力度，在建設過程中遇到問題的時候要及時進行分析加以解決，確檔案管理信息化建設能夠順利完成。

3.2 加強軟件開發和數據庫構建

網絡平臺是實現人事檔案管理信息化建設的基礎，必須加強對網絡軟件的開發，建立完善的網絡系統和完整的檔案信息數據中心，為信息化建設的實現提供保證。利用各種信息技術構建智能化的信息軟件，根據企業發展需要對系統進行升級，完成對人事檔案信息的自動收集、處理，保證數據信息傳輸的完整性和準確性，通過建立網絡數據庫，可以完成對海量人事檔案信息的保存，在對信息資源進行共享和利用的時候更加方便，推進人事檔案管理信息化建設的進程。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

人事檔案管理時需要由綜合素質較高的專業人員完成的，提高檔案管理人員的綜合素質是做好人事檔案管理信息化建設的一項必要措施。企業應該對檔案管理人員進行專業的培訓，使其在學習過程中掌握更多的計算機技術，熟悉檔案管理信息化系統的操作流程，最大化的發揮網絡技術在檔案管理信息化建設中的作用。對檔案管理人員的業務能力進行定期考核，使檔案管理人員認識到自己的不足，通過學習不斷提高自己的綜合素質，做好人事檔案信息化管理信息化建設。

3.4 做好人事檔案的安全管理工作

信息的安全性是人事檔案管理信息化建設中必須保證的，在建設過程中，應該定期對網絡系統進行維護，防止病毒、黑客的侵入；對檔案數據信息進行備份，當發現網絡系統異常的時候，應該及時采取應急措施，對損失的數據信息進行還原，保證數據信息的正常傳輸與共享。設置系統訪問密碼和身份驗證，利用訪問控制軟件或者防火墻技術對網絡訪問進行控制，加強對系統運行安全性的檢測，最大化的保證人事檔案信息的安全性。

4 結束語

在新的市場形勢下，企業要想實現更加穩定、快速的發展，必須做好人事檔案管理信息化建設工作，提高對信息化建設的重視力度、加強信息軟件的開發和數據庫的構建、加強對檔案管理人員的培訓、做好檔案信息的安全管理，實現對人事檔案資源的更好利用，推動企業的發展步伐。

參考文獻

[1]王艷秋.淺談新時期人事檔案管理信息化建設[J].黑龍江史志，2015，（13）：156.

[2]李銳.談談新時期人事檔案管理的信息化建設[J].科技資訊，2015，（5）：143.

[3]黃順奎.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2016，（8）：148-149.