對繼續教育檔案管理信息化建設的相關探究

謝書鵬

摘 要：隨著我國信息技術化的發展，繼續教育檔案管理逐步趨向信息化管理，本文對繼續教育檔案管理的現狀進行分析，提出繼續教育檔案管理化的管理措施，希望有利于學生檔案信息化管理的有效實施。

關鍵詞：信息化；繼續教育；檔案管理

前言：隨著我國高職院校招生人數的擴展以及高職教育體制的改革，高職院校在教學、科研以及管理等各項活動中都積累了豐富的檔案資料，檔案的數量正在急劇增加，使用的頻率也在快速提高[1]。在傳統檔案管理方法已經無力應對目前要求的情況下，推廣并完善信息化檔案管理措施就成了目前檔案管理工作人員最好的選擇。

一、繼續教育檔案管理信息化建設的現狀

目前我國高職院校檔案管理缺乏完善的制度作為依據，也缺乏專門的管理軟件進行管理。高職院校檔案信息化建設隨意性較大，對于檔案文件的歸檔、整理方面還缺乏統一的標準作為參考。存在著檔案管理制度不健全，檔案管理、分類、保存和工作人員的工作效率不高，學生檔案管理人員的信息化管理技術的水平欠缺，業務素質不高，以及檔案管理信息化投入不足，導致學生檔案的管理效率不高、檔案收集不全以及整理歸檔存在問題等。

二、繼續教育檔案管理信息化建設措施

（一）完善繼續教育檔案管理制度。由于學生檔案管理規章制度不夠健全，很多設備檔案收集不全，各項資料的填寫不規范，包括相應的修改、備注和變更等，加上學生對檔案管理的監督力度不夠，使檔案缺乏準確性和完整性。因此要完善學生檔案管理規章制度，加大對檔案資料管理的監督力度，做一個完整的規劃，各項資料要進行多項備份，利用信息化管理設備進行文字備份、圖像備份，而實際材料也要分類收集。管理人員要多次審閱，以保證資料的準確性和完整性。制定一個時間段對學生以往的實際紙質檔案進行抽查，信息技術人員也定期要對網絡平臺的基建檔案資料進行篩查，維護各類信息設備的安全性。通過完善信息化檔案管理規章制度，建立一個有效的管理體系，促進基建檔案規范化管理，提高學生的工作效率，保證檔案資料的質量。

（二）招聘信息化設備管理的專業人員及強化培訓。某些檔案管理人員或信息系統技術人員的檔案管理意識薄弱，對檔案管理不夠重視，學生方面也缺少信息化設備的基建檔案管理人才。對此，要加強對基建檔案管理人員的培訓，引進信息化系統的專業技術人員，提升檔案管理人員的整體素質。檔案管理人員的工作態度和工作能力是學生檔案管理水平的直接保障，要進行相關的培訓?？梢酝ㄟ^在職技能培訓，參加繼續教育學習新知識，或到更好的學生進修。鼓勵管理人員加強自身技能學習，參與信息化檔案管理交流學會，提高信息化管理的工作能力。同時在招聘相關檔案信息系統技術人員時要注重應聘人員的專業技能、學歷、個人態度和工作能力，以保障能引進熟練掌握信息化管理檔案資料的人才。

（三）加大對基建檔案管理的資金投入。當下，我國大多數學生的基建檔案管理科的分配用房較少，檔案資料、信息設備所處的環境也缺乏安全保障，不符合防濕防潮、防火、防高溫等基本要求，很多信息化系統或設備沒有進行更新或升級。因此，要加大對基建管理科的資金投入，要改善檔案管理設備和資料的存放環境，保障其安全性。要設立獨立的檔案資料庫房對資料進行分類存放，信息化設備儀器要和原始圖文資料庫房要分開，設置檔案借閱室和辦公室。同時購進一些先進的儀器設備，協同相關信息技術公司，開發一套符合學生的應用軟件。安裝局域網實現全院查閱平臺，設置查閱權和使用權限。設備儀器需具備高分辨率掃描儀、三維立體圖像儲存?？蓪ξ募Y料、聲音、視頻和圖片進行統一管理，有編輯、查找窗口，有打印學生檔案和統計應用等功能，方便歸檔。并和辦公系統聯網，實現不同部門之間檔案信息的共享、接收和移交。應制定健全的檔案信息化管理制度來規范信息化建設過程，并規范管理電子檔案信息資源的利用等，使信息化建設過程更制度化、規范化。

結束語：檔案信息化建設是順應時代發展的必然趨勢，除

了提高檔案管理效率，還提高了查詢檢索效率，高職院校檔案信息化建設勢在必行。因此，要完善基建檔案管理制度，加大對檔案資料管理的監督力度，要求對資料進行審查與核對，保證資料的完整性和準確性。同時要提高檔案管理人員的工作能力，加大對基建管理科的資金投入，改善檔案資料的存放環境，以便于資料的借閱、存放和管理。進行全院聯網，實現學生檔案信息化管理的有效實施，保證學生信息管理的統一化規范化，提高學生檔案管理的質量。

參考文獻：

[1] 田東江. 高校檔案管理信息化建設的困境與出路探究[J]. 蘭臺世界，2015，S5：76-77.