辦公室檔案管理存在的不足及完善策略

李洋

【摘要】辦公室檔案管理能保存單位的資料，以方便工作人員查閱不同時期的資料，提高工作效率，有效地完成各項工作。但是在現代檔案管理工作中，由于傳統的管理方法向信息化技術管理方法過渡中存在著很多的不足之處。本文針對這些情況提出措施，以促進現代化檔案管理標準化和規范化。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；數字化

當現代化信息技術以及數字技術廣泛應用于各行各業后，給辦公室檔案管理的工作也帶來了巨大的沖擊。辦公室檔案管理不能再沿用傳統的管理方法，必須和計算機網絡技術（外網和局域網）緊密結合起來，改進辦公室檔案管理的功能，促進其管理效率，實現不同部門的信息共享功能。

一、辦公室檔案管理的內涵

辦公室檔案管理主要指以紙質、圖像或其它載體形式來記錄本單位員工或本單位所發生的事件，并且把所收集的資料分門別類，做好編排之后，按照不同的編目有效地進行保存。不同類型的文書檔案有著不同的書寫格式、保存格式以及時效性，所以辦公室檔案管理人員要定期對本單位的檔案進行整理和清除工作，及時更新所要保存的文件檔案。

二、辦公室檔案管理工作中的不足之處

在任何一個單位，檔案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技術的影響，傳統的管理模式向先進的管理模式過渡時存在著以下不足的方面：

（一）辦公室檔案管理員的意識薄弱。有些部門的辦公室檔案管理員因為年齡、學歷、能力等方面的原因，在從事辦公室檔案管理工作時不愿與時俱進，不愿學習新的管理技術和方法。由于缺乏專業和系統的檔案知識培訓，所以意識陳舊，對文件等檔案進行收集、分類、整理和歸檔時會產生很多的缺陷。在具體的管理過程中，管理人員的職業道德以及責任感無法得以提升，甚至會呈現出衰退的局面。

（二）辦公室檔案管理的方法陳舊。當社會分工越來越細化時，檔案管理的工作量越來越大，其管理方法、管理形式以及內容越來越多樣化。社會發展的需求對檔案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部門中，檔案管理的方法無法跟上信息化時代發展的需要。在管理時無法利用計算機技術以及網絡技術對所有的檔案文檔進行分類、歸納管理，而只是采用純手工的管理方法，在具體的操作過程中不但效率較低、歸類不細化、檔案文件丟失，同時還出現一些不必要的錯誤，增加工作難度以及強度。

（三）檔案管理設施構成落后。檔案管理工作中，因其文件的時效性較強，所以對檔案管理的物質基礎等硬件要求較高，例如對計算機硬件的要求、管理軟件的要求以及維護經費的要求等都提出了很高的要求?？墒窃诰唧w的管理過程中，單位能劃撥給檔案工作的經費非常有限。在硬件的配置上，有些單位或部門沒有配備計算機、網絡技術等，以致無紙檔案管理的工作無法繼續下去，只是給辦公室配備幾個木柜子存放文件，沒有固定的檔案管理庫房，當柜子被裝滿之后，只能清退一些文件，就會出現檔案丟失、損壞等現象。所以當檔案管理的設施跟不上形勢的發展之后，如果想實現檔案管理的標準化和規范化只能是“紙上談兵”。

三、辦公室檔案管理工作不足之處的完善策略

因為存在著上述的不足之處，現代化檔案管理工作如果要想擺脫傳統的管理模式，有效地利用數字化的管理模式，實現各個部門對檔案信息的共享，則必須對其不足之處加以完善。

（一）增強辦公室檔案管理意識，完善其管理制度。在很多單位或部門中，不管是檔案管理工作人員還是領導，普遍存在著忽視管理工作的現象。所以在任何一個單位或部門中，從領導至檔案管理人員必須提高檔案管理工作的認識，盡可能改進自己的管理方法，增強自身的管理能力，以先進的管理理念結合具體的管理工作，完善檔案管理制度，從而增強檔案管理的效率，提高檔案管理的質量。例如，在日常管理工作中，檔案管理工作人員要明確檔案管理工作的流程，規范檔案管理工作操作程序，運用現代化信息技術對所要管理的檔案分門別類，貼上標簽，做好管理工作。對于級別較高的文件，要做好加密工作，在計算機系統中設置好管理和使用權限。

（二）以數字化的管理技術改進檔案管理的方法。因為檔案管理的工作越來越細化，為了減少檔案管理工作中所出現的紕漏，所以必須加強辦公室數字化管理的建設，以計算機技術以及網絡技術為依托，建立不同的管理體系，以適應不同類別的檔案文件的管理。在數字化管理體系的構建過程中，把傳統的紙質文檔納入數字化管理進程中來，以圖形文件、文本文件或圖像文體等形式加強對以往紙質文件的管理。使單位中的各個部門能夠利用外網或局域網共享這些檔案信息，一體化管理或使用計算機系統儲存的電子檔案信息，以提高檔案管理工作的實用性。

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