信息化條件下檔案的電子化管理與未來展望

楊旭

摘 要 隨著信息化社會的快速發展，使檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，傳統的管理檔案的方式已經逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應用，成為主要的發展趨勢。所以，積極探討信息化條件下如何提高檔案的電子化管理水平具有重要意義。本文就檔案電子化管理工作的基本內容展開論述，探討了如何提高檔案電子化管理管理水平的措施，并對未來檔案電子化管理進行了展望。

關鍵詞 信息化；檔案；電子管理

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）172-0096-02

隨著我國信息技術的快速發展，信息化建設已經成為檔案管理的重要工作。原來的紙質檔案也正在逐漸被電子數字檔案替代。怎樣將先進的科學技術應用于現代化的檔案管理工作中，提高檔案的電子化管理管理水平，加快檔案管理工作的信息化建設，已經成為當前檔案管理工作的重要任務。

1 檔案電子化管理的基本內容

1.1 加強人才隊伍的建設

檔案的電子化管理工作是否能夠順利進行和人才隊伍的水平息息相關。當前的數字革命讓所有的行業均面臨著新的機遇和挑戰。所以，應當提高檔案管理工作人員的專業水平，讓檔案管理工作可以跟隨現代化建設的步伐，這是實施檔案電子化管理、提高服務質量的基本要求。

1.2 建立相應的應用系統

想要充分利用檔案中的資源，就應當建立有效的應用系統?，F代化的信息技術在很多方面均有應用，因此，構建一個系統的應用體系過程十分復雜，會用到很多的技術，它是一個全面、系統的工程，其中主要有前后臺、網絡、數據庫或倉庫等的建設。

1.3 制定相應的規范、標準

傳統以及現在的檔案管理工作都應該有自己的規范、標準，比如歸檔、管理程序等工作。針對不同檔案的各種信息建立相應的規范、標準，構建一個檔案電子化管理的標準體系。在目前的大數據背景下，利用分布式、集中、云技術、數據倉庫等手段對檔案進行存儲，是檔案電子化管理的重要內容。

1.4 硬件、軟件的建設

檔案電子化管理工作中會使用到大量的軟件、硬件，是檔案電子化管理工作的物質基礎，比如在安全、網絡和應用系統的建設、服務器、計算機等等[ 1 ]。

2 提高檔案電子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人員的綜合素質水平

在當前大數據的背景之下，檔案的電子化管理依然離不開相應的管理人員，但是，現有的工作人員是有一定缺點的，所以，應當重視管理人員綜合素質的培養，促進檔案的電子化管理。具體的措施有：1）培養工作人員的安全意識。與普通工作不同，檔案具有較高的保密性質，所以，應當對工作人員進行安全意識的培訓工作，提高他們的警惕性，并簽訂相應的保密協議，對工作人員的行為進行一定的約束，保護檔案；2）提高工作人員的專業技能。越來越多的現代技術被應用于檔案管理中，所以，管理人員也要緊跟時代的步伐，學習相關的專業技能，確保檔案管理工作的順利進行；3）提高工作人員的專業知識。檔案的電子化管理需要有關工作人員的知識應當多元化，利用培訓等手段促使工作人員學習專業知識、現代的管理理念，推進檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經不能滿足現在的檔案管理工作，為實現檔案的電子化管理，相關人員應當對其進行相應的改進，主要措施有：1）檔案館應當高度重視檔案的數字化管理，至今為止，有些檔案單位已經在使用現代的設備或者技術，但是人工操作依然占據著主要的地位，浪費了很多的人力、物力資源和時間。所以，在檔案管理中引入現代化的管理模式，實現節約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；2）根據當前的趨勢和檔案管理的具體情況，將現代科技應用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據地進行，提高工作的效率、質量。

2.3 建立相應的管理系統

檔案管理工作人員應當搭建一個相應的信息平臺，為檔案的電子化管理提供便利條件。信息平臺的建立應當注意：1）檔案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，會導致不可預測的后果，所以，應當安全防護工作，確保檔案的安全；2）檔案管理工作內容很多，可以根據不同的內容來設定信息平臺的功能，設計應當把實現檔案管理工作的高效作為目標，保證工作的效率、質量；3）將檔案管理工作的程序標準化。管理程序是否科學、標準在很大程度上影響著管理工作的效率，所以，在設計管理程序的時候，應當綜合考慮檔案管理自身的特點、檔案館具體情況，以確保相關人員順利開展檔案工作。

2.4 改進管理模式

傳統檔案的管理模式是不適用于電子化管理工作中的，需要對其做出相應的改進，具體措施有：1）改變存儲的方式。信息技術的發展，對檔案存儲的途徑提出了新的要求。在之前的檔案管理中，存儲工作量巨大，會花費大量的時間、人力，并占據很大的場地。信息技術的應用可以把大量的信息存在很小的空間中，實現了檔案工作的高效性；2）把紙質材料轉化為相應的數字化信息。之前的檔案的形式通常是錄音、錄像或者紙質等，這些是相應的工作人員手工收集整理的，所以，具有工作量大、過程繁瑣等特點，對工作人員具有很高的要求，特別是在檔案材料很多的時候，工作人員要花費大量的時間，工作的效果也得不到保障。所以，應當利用先進的信息技術，把檔案變為數字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的難度。此外，與傳統的紙質檔案相比，電子檔案具有不宜磨損、存儲時間長的優勢，當紙質檔案因搬遷等原因找不到的時候，電子檔案可以起到備份的作用，為檔案管理提供一定的保障?？傊?，數字化管理的發展推動了檔案管理的電子化進程，在提高工作效率的同時，還可以優化、合理配置相關的資源，進一步推動檔案管理的現代化[ 2 ]。

2.5 加強檔案的安全水平

將檔案進行信息化的管理，不可避免地會遇到病毒、黑客等問題，使其面臨著很大的安全問題。針對這一現象，檔案部門可以通過定期檢查、殺毒軟件、提高工作人員的安全意識等方式，加強檔案信息的保護力度。

3 未來展望

實行檔案的電子化管理是夯實征管基礎的必然要求、是信息管稅工作的必然趨勢、是優化納稅服務的有效載體、是加強風險防控的有效手段、是創建節約型機關的顯示需要、是為基層減負的有效方法，總之，電子化管理將是檔案管理工作的主要手段。

目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識的缺乏、管理機構職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對當前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢，檔案管理部門應當做出客觀、理性的判斷，立足當前，展望未來，積極面對現在以及之后所面臨的所有問題[3]。

4 結論

在大數據背景下，將檔案進行電子化管理已逐步成為了重點工作。這就要求各檔案部門緊跟時代的步伐，引進先進的管理理念和信息化技術，建立完善的管理系統，將檔案進行數字化的轉變，提高檔案管理工作的效率、質量，使其適應當前科技發展的趨勢，更好地服務于社會、經濟的發展。

參考文獻

[1]盧愛鳳.信息化條件下檔案管理中的相關問題及未來趨向[J].中外企業家，2016（14）：200，202.

[2]郭玉英.對信息化條件下檔案管理工作的思考[J].黑龍江史志，2014（1）：93.

[3]]田紅臣.信息化條件下檔案管理工作研究[J].蘭臺內外，2015（3）：35.