談談現代秘書職業素養提高的途徑

摘要：秘書職業素養在一定程度上影響了秘書人員的可持續發展，在秘書人員的工作中起到非常重要的作用，本文從提高業務素養、道德和心理素養等幾個方面進行了闡述 。

關鍵詞：秘書 職業素養

現代秘書職業素養如何決定了他的工作態度、水平及效果，那么秘書的職業素養工作中就起到至關重要的作用。

一、提高業務素養

秘書工作很瑣碎，需要通才。大致需要以下能力：

（一）理解和領會能力

理解和領會能力跟反應能力息息相關，聽得快，聽得清，記得牢，集中注意力，深刻的理解力，牢固的記憶力，這要求秘書人員必須要了解上司的工作內容，工作習慣，個人性格，價值觀。以及上司交往的范圍，和一些家庭私事，便于對突然出現的情況妥善處理。

（二）分析和駕馭能力

秘書人員需要分析和駕馭能力，善于把繁雜的事物處理得有條有理。秘書常常面對千頭萬緒，時間緊急的情況，需要在短時間內迅速作出歸納和梳理，分清楚事情的輕重緩急，把事情處理得有條不紊。要求秘書人員有準確的判斷力，具備解決問題的常識和經驗，能迅速采取行動。

（三）應變能力

秘書面臨的各種事務常常瞬息萬變，不斷發展。一些實現擬好的日程，工作計劃，經常面臨改變的情況，打亂預定方案。秘書在這種時候需要沉重鎮定，原則不變，迅速抉擇，靈活處置，達到預期目的。

（四）交際能力

秘書人員需要處理各種人際關系，因此善于交際，待人真誠，容易被人信賴，有親和力，辦事成功率就高，速度和效率統一，反之也不然，交際能力也反映出一個人的思想性格修養。

（五）語言能力

表達能力與辦事的成功率有直接的關系，秘書在處理眾多事務的時候，會說話能促進良好的效果，這也是秘書工作人員的基本條件，如何才能算作是會說話呢？比如：普通話標準，吐字清晰，明確表達，簡單明了，表情自然，語速適中，態度誠懇，保持禮貌，可加上適當的手語表達，這個時候如果能搭配說話的藝術，比如：幽默，機警，說服力，感染力，風度，氣場，便會得到意想不到的良好的效果。

（六）文字表達能力

作為秘書人員，在工作中的一個很重要的任務就是從事大量的文字工作，每天都要與文字打交道，修改或草擬文稿，所以，秘書人員應當具備過硬的文字功底。需要精通語法、修辭和邏輯知識，和一些為寫作創造良好條件的浩瀚的漢語詞語知識。秘書的寫作主要是公文寫作，要做到內容與形式的統一，因此秘書人員要熟悉了解各種公文的特點，寫作要求和語言表達技巧，加強寫作實踐，不斷提高寫作水平，平時也要積累資料，培養精練的文字表達能力。

（七）辦公自動化使用的技術能力

隨著辦公設備現代化的發展，秘書人員應該掌握辦公自動化的使用技術能力，熟悉電腦操作，熟練運用辦公軟件，掌握一定的技術手段，這對適應工作有著明顯的積極作用。

（八）內部溝通與協調能力

秘書人員在工作中起到上傳下達的作用，也在一定程度上參與了管理，秘書人員需要良好的溝通能力，平時多和部門之間的工作人員溝通，建立良好的人際關系，便于工作的展開，當公司面對重要的事情能迅速地作出調配；秘書就是員工和老板的關系紐帶，應當積極處理內勤工作，具備一定的協調能力，準確地全面把握員工真實情況，要求和意見，反饋給領導及有關部門，及時解決問題，促進企業穩定發展。

（九）駕駛汽車的能力

秘書人員應懂得駕駛汽車，方便陪同領導出席各種活動，或外出接待。會駕駛汽車的秘書人員在當代社會越來越多，一方面公司可減少開支，而且在一定情況下也解決了麻煩。這是一個新出現的現象，雖然還沒有普及，但是駕照能讓企業在選用人才時對你優先考慮。

二、提高道德與心理素養

（一）道德素質

秘書人員一定要具有高尚的職業道德。要把"德"放在第一位，才能算是一個合格的秘書。秘書要踏踏實實，做好本職工作；輔助領導，當好參謀；為人正直，人格高尚；謙虛謹慎，平易近人；實事求是，恪盡職守。曾經的河北第一秘書李真，是一個"少年政界奇才"，28歲成為省委第一秘書，5年間升為廳級干部，34歲成為全國最年輕的正廳級國稅局局長?？墒撬暌晣ㄘ澪凼苜V上千萬元，成為新世紀"驚天大案"，被執行特殊的注射死刑。

（二）心理素質

隨著經濟社會的持續迅速發展和知識經濟的到來，秘書活動的緊張性、快節奏和高壓力，都對秘書的心理品質提出了越來越高的要求。因此只有保持良好的心態，才會一直有積極向上的表現。一個秘書如果沒有良好的心理素質，是難以勝任這項工作的。所以要想成為一個成功的秘書人員，必須學會自己調整心態，保持心理平衡，堅定信心和意志。

三、養成的良好習慣

1.養成向別人學習的好習慣 。一個人如果想有所建樹，最起碼的一個條件就是要刻苦磨煉、孜孜以求，盡可能地多汲取一切有用的東西，不斷積累知識，更新知識。尤其是在當前的形勢下，作為一名辦公室的工作人員，不學習就會落伍。學習的方式很多，學習的內容也很多，除了理論學習、政治學習、業務知識學習以外，還要向別人學習，要善于發現別人的優點并能對照自己加以吸收利用，這就是學習別人的長處。避免別人的短處，就是善于從別人的失敗中總結教訓。我們常說，失敗乃成功之母?，F在阻礙向別人學習的最大障礙是驕傲自滿。因此，一定要注意加以克服。善于向別人學習，一是能夠促進團結，使自己更加謙虛，更加好學；二是能夠促進工作，相互補臺而不拆臺，使整體工作更加圓滿；三是有利于個人進步，尊重別人也就是尊重自己，個人威信也就提高得很快。

2.養成勤奮工作的好習慣 。一個人對工作、對事業是否有追求，都在平時的工作中可以表現出來，周圍人的人也會有感覺得到。勤奮工作，絲毫沒有懈怠，時刻都在思考，處于工作或時刻準備工作的狀態，保持精神和斗志，長此以往，不僅使自己的辦事效率提高，也給領導留下了良好的印象，給自己掙取到更多表現機會。

3.培養在工作中的主動性。不要做"陀螺"式的下屬 。不要上司說一下才動一下，上司不說了就不動了，上司一不在跟前就不知道自己該做什么了。秘書人員應該全面弄清自己的工作范圍和職責，主動地去想事情做，找事情做，把事情做好。如果你對自己要求更高一些，能領會上司的全部工作設想和具體計劃，急上司之所急，想上司之所想地去做工作，經過這樣的磨練，很快就會成為一個有成就的人。

4.養成有計劃地去工作的習慣。 有個著名企業家就曾說，很難找到有思想和能分清事情輕重緩急并妥當處理的人，這需要極強的戰略眼光和執行力。有用的措施就是每天要擬定工作計劃，計劃每一天的工作，分析事情的重要程度來決定做事的先后順序。不過總的來說，一個人不可能總能按事情重要程度決定做事的先后次序；但是，按計劃做事，絕對要比隨興致去做事要好得多。秘書人員每天面對的工作事務相當繁雜，因此養成有計劃性的工作，能夠事半功倍。

參考文獻：

1.吳歡章主編.《秘書素養》.上海：上海文化出版社，2007年

2.何坦夜著《秘書文化論》.北京：中國廣播電視出版社，2003年

3.方國雄，《秘書學》，1990年

4.鐘小安，《秘書學雜志》，2004年

作者簡介：

童清華（1972.4-- ）女，漢族，湖南漣源人，副教授，文學碩士，從事文學、教學、素質教育研究。