對高職院校檔案利用新常態的研究
——以黔東南民族職業技術學院為例

文/黔東南民族職業技術學院 鄒黔榮 單楨梅

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對高職院校檔案利用新常態的研究
——以黔東南民族職業技術學院為例

文/黔東南民族職業技術學院 鄒黔榮 單楨梅

【摘要】隨著職業教育的發展，高職院校在校生規模不斷擴大，產生檔案材料越來越多，新常態下，社會對檔案的需求日益增多，“民生檔案”是高職院校的重點檔案，對高職院校檔案利用工作的現狀、存在問題、對策等進行研究，主動融入新常態下檔案利用工作，通過一系列利用檔案實例分析，充分展現了檔案利用的功效，檔案工作有“為”、有“位”，使人們認識檔案、重視檔案、關心檔案、走近檔案、做檔案的貼心人，從而提高檔案工作質量和效率，推動學院各項工作的發展。

【關鍵詞】高職院校；檔案利用；新常態研究

目前，檔案界對檔案利用研究成果較多，對檔案利用新常態的研究成果較少，而“對高職院校檔案利用新常態的研究”成果更少，相關的有“對高校檔案工作步入新常態的思考”，程秋平發表在《蘭臺世界》2015年（14）;“新常態下高職醫學院校檔案收集工作探析”，宋婷婷，發表在《江蘇科技信息》2015（17）;“適應新常態提升檔案利用服務工作能力”胡瑩等，發表在《黑龍江檔案》2015（5）;“新常態下檔案服務能力建設”，李莉，發表在《消費導刊》2015年（7）等。隨著教育事業的飛速發展，職業教育的規模不斷擴大，產生的檔案材料越來越多，社會對檔案需求日益增長的新常態，如：學生參加行政事業單位招考、單位提干升級、考護士資格證、執業藥師證、執業助理醫師證、執業醫師證等相當部分的學生到校查相關錄取新生花名冊、學籍、畢業證書驗印花名冊等印證材料，來補充完善個人檔案、出具相關證明、說明有關情況及鑒別真偽畢業證書等情況，確實解決實際問題，給學生提供了方便。但在提供檔案利用中，也遇到了許多問題。所以，“對高職院校檔案利用新常態的研究”是當務之急，以黔東南民族職業技術學院為例，就高職院校合并前檔案管理情況、高職院校檔案工作的現狀、高職院校檔案工作對策、檔案資源體系建設與檔案利用的關系、檔案利用實例分析等問題進行探討研究，有利于挖掘檔案利用新常態的方式和功能，實現檔案的利用價值，主動適應和引導高職院校加深對檔案管理、利用的認識和理解，取得的成果可供高職院校借鑒、參考和學習，具有重要的意義。

一、高職院校合并前檔案管理情況

在二十世紀末與二十一世紀初，我國由社會主義計劃經濟向市場經濟體制轉變過程中，為適應社會的發展，進行教育體制改革，部分中專學校合并升格為高等職業院校，合并之前的檔案都散失在原中專學校，如：我院是2002年5月28日，由貴州省黔東南民族農業學校、黔東南州衛生學校、黔東南州財貿學校、黔東南州民族林業學校四校合并升格掛牌成立。從2003年8月開始，對原四校的檔案進行全面的清理。原黔東南民族農校和黔東南州財校未建有檔案室，檔案工作從零開始，為抓好檔案工作，為原黔東南民族農校和黔東南州財校撰寫了分類大綱、立卷類目、收集范圍和保管期限等管理制度，使檔案工作有了制度保障。在檔案收集歸檔工作中，深入到原黔東南民族農校、黔東南州財校各科室，收集了大量布滿灰塵、零散雜亂的積存檔案，先后經過四年多的努力，于2007年12月為原農校整理了各類檔案931卷（冊、盒）、原財校536卷（冊、盒）；對原林校的檔案進行理順并重新組合案卷1216卷（冊、盒）；對原州衛校的檔案進行掃尾工作，又整理了90卷（冊、盒），四校共有館藏檔案6772卷（冊、盒），由學院集中統一管理，底數清楚，避免檔案的丟失，確保了檔案的安全保管和有效利用，為學院檔案資源體系建設做出了應有的貢獻。

二、高職院校檔案工作現狀

（一）檔案意識不強，管理方法有待改進。由于思想認識狹隘、檔案意識不強，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識存在誤區，認為檔案工作不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，直到現在我們還在幫各系各部門做檔案的收集、歸檔、整理、組卷、編目等工作，收集來的材料零亂、不齊全、不完整，工作量很大。因有些工作人員檔案意識不強，加上檔案作用的滯后性，一時看不出檔案工作的重要性，認為可有、可無、可為一切工作讓路，即使親歷親為到部門去進行檔案的收集，也得不到配合，如多次到人事處、成教處去收集檔案都因工作忙，多次推諉，未能收集到。另外到其他部門反反復復的收集，也不齊全，若要在部門實行立卷歸檔、組好卷后，次年移交到檔案室更是不可能，所以，我們要為學院40個部門進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、組卷、編目、裝訂等，工作量很大。這種工作狀態，已無法適應新常態下檔案管理的需要。

（二）檔案管理機構有待完善。隨著高職教育的飛速發展，高職院校檔案工作與高職院校教育發展存在較大的差距，存在檔案管理落后與教育快速發展的矛盾。存在檔案管理機構有待完善的問題。

根據中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號，高等學校檔案管理辦法，高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

1.建校歷史在50年以上；

2.全日制在校生規模在1萬人以上；

3.已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上。

根據我院在校生規模達16327人，建院歷史達50年以上，可設立檔案館。設立檔案館可增加人員編制，加強檔案工作。

我們設立的檔案室，多年來有人員編制2人，在2014年8月新增人員1名，根據現有的檔案工作情況，3人是不能滿足現有檔案工作需要的。

（三）管理力量弱，水平不高。各系、各部門未能從實質上落實分管檔案工作領導和文書與檔案兼職管理人員，下去指導工作不好對接，工作沒好開展。另外兼職文書與檔案管理員，沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不夠專業，檔案收集意識淡薄。而且有部分檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，以其他工作為主，檔案工作為輔，日常事務往往只是將材料放人檔案盒中，沒有足夠的時間整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（四）利用狀態和需求不相適應。因歷史遺留問題，原貴州省黔東南民族農業學校、黔東南苗族侗族自治州財貿學校等相當部分檔案材料缺失，有些歷屆畢業的學生來校查檔案，存在檔案材料缺失現象。另外還存在檔案收集不齊全、不完整現象，影響檔案的利用效果。

（五）檔案管理人員業務素質不高。檔案專業知識涉獵的范圍很廣，基礎性的、實用性的、研究性的都涉及，還有計算機等等，目前檔案管理人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展要求懸殊較大。檔案專業出身的人員較少，這些情況已不適應新常態下的檔案事業發展，檔案管理人員的素質影響檔案管理水平。

（六）有些高職院校，不按高校檔案實體分類法。因相當部分高校，是由中專合并重建，據了解有些高職院校不采用《高校檔案實體分類法》，這是不能滿足高校檔案工作發展的需要。

（七）檔案信息化建設程度不高。檔案室硬件環境設施不夠齊全。我國近年來，隨著科學技術的不斷進步，計算機及網絡技術在檔案管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。計算機及網絡技術管理檔案的高職院校較少，部分高職院校還采用手工收集、檢索，信息量較小，不利于檔案的收集、利用和開發。

三、高職院校檔案工作對策

在新形勢、新常態下，人們對信息的需求量越來越大，說明檔案工作越來越重要，迎來了檔案發展的春天。高職院校檔案是一個集黨政管理、教學、科研、基建、出版、儀器設備、財會、外事等為一體的綜合性信息體系，學院要上規模上檔次，檔案工作是重要的基礎工作，科學規范的管理檔案，是衡量一個學院辦學業績和管理水平的重要標志。

應對新常態下檔案利用工作，必須從提高檔案意識，規范檔案管理，掌握利用者需求特點，提高檔案管理人員素質等方面去探索檔案開發利用的新思路。

（一）提高人們的檔案意識，努力實現全員參與。通過學院進行辦學水平評估、思政評估、申報省級精品課、新增專業設置等系列工作，大家都體會到任何一項工作都離不開檔案工作，只有檔案工作做好了，這些工作的評估、申報才有據可查，才有重要的支撐材料，才能順利過關，乘此機會對領導和各系、各部門進行檔案工作重要性的宣傳，說明檔案是將業績、成效、經驗記錄下來，與每個人的工作、學習、生活息息相關。同時進行《檔案法》的學習和宣傳，逐步提高人們的檔案意識、資源意識、不可再生意識，讓各系、各處室不斷自覺自愿地來關心檔案和檔案工作，按照《檔案法》的有關規定進行檔案的收集、整理、保管、移交，共同做好檔案資源體系建設，有效實現檔案的共建、共管、共享，更好地服務我院的發展，逐步形成一種全員參與、自覺自愿的文明習慣。

（二）完善檔案管理工作體系，規范管理內容。建立各系、各處室檔案資料專（兼）職管理員，是做好檔案工作的組織保證。兼職管理人員應相對穩定。列入本部門重要議事日程和目標責任制，切實加強領導和管理。學院檔案主要來源于教學系部和各處室，來源途徑廣泛多樣，他們是產生檔案的主體，也是直接參與檔案的管理者。院內各文件形成部門是文件材料整理歸檔的責任部門，即誰形成、誰整理、誰歸檔。各系、各部門是文件材料的形成者，熟悉文件材料的來龍去脈，了解文件的整個形成過程、重要程度和文件之間的有機聯系。由文件材料形成部門立卷，能使文件收集齊全、完整，保證案卷質量，提高工作效率。

文件是檔案的前身，只有各系、各部門將文書處理工作做好，檔案工作才能做好，全院的檔案才能做到精細化管理。在文件辦理完畢時，文件可隨辦隨歸，按照《黔東南民族職業技術學院各類檔案收集范圍與保管期限》等進行檔案的收集、整理、立卷、歸檔、編寫卷內文件目錄、組卷等工作。然后按歸檔移交時間要求將整理好的紙質文件連同目錄和電子文檔一起移交到綜合檔案室。

（三）采用信息化管理手段。為適應新形勢、新常態下檔案工作發展的需要，我院將目前使用的泰坦超越2000V3.1（5站點）網絡版軟件升級為泰坦電子文檔數據中心平臺系統。

該系統，可以通過網絡轉接學院40個部門，將部門形成的文件并辦理完畢后，獨立進行文件隨辦隨歸、整理、立卷、歸檔、編寫卷內文件目錄、組卷等工作。實現部門組好卷后按歸檔時間要求移交到學院綜合檔案室。使檔案收集齊全、完整，也便于他們平時利用，全院的檔案才能做到精細化管理，可以減少重復勞動和無效勞動，極大地提高檔案的工作效率。與學院智慧化校園建設接軌、與學院推行的ISO900同步。使用泰坦電子文檔數據中心平臺系統，建設本院信息化檔案資源大數據庫中心，統一檔案管理標準，規范管理模式、管理制度，并通過專業規范的數字化加工實現檔案資源數字化、檔案管理標準化、檔案服務網絡化；更好地為學院及社會提供及時、準確、全面的檔案信息，滿足人們利用檔案信息的需要，進一步提高本院檔案管理水平和利用程度。

（四）加強檔案管理人員自身建設。檔案管理工作的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新行業、新領域、新技術不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等各項工作提出新的要求和挑戰。檔案管理工作人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現狀及發展動態，來提高檔案管理工作人員自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現單一型向多樣復合型轉變。

四、抓檔案資源體系建設

隨著人們對檔案的認識逐漸提高，檔案意識的不斷增加，對檔案工作也不斷重視和加強。檔案來源于各系、各部門，通過規范管理，檔案收集工作成為各系、各部門的一項基礎工作，只有收好了檔案、才能做好檔案資源體系建設，收的目的是為了用，用好了才會進一步促進收，兩者相輔相成，缺一不可。只有將檔案收集齊全、完整，利用效果才好，檔案工作在社會上才會有地位。

（一）抓好收集關。一是通過校園網上發布的消息來宏觀了解學院的工作情況，便于督促各系、各部門收集的檔案材料齊全、完整；二是對各教學機構、各處室的工作職能、業務范圍、工作內容要有整體把握和全面了解，指導檔案工作時才會“有的放矢”“胸有成竹”；三是要求檔案專兼職管理人員收集檔案要有前瞻性，做到“眼勤、手勤、耳勤、腿勤、口勤”，確保檔案齊全、完整、安全。

（二）優化資源結構，整合檔案資源。豐富館藏內容，優化館藏結構，建設內涵豐富、門類齊全的綜合檔案室。我院檔案分為黨群檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、儀器設備檔案、出版物檔案、外事檔案、財會檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等十二類。擴大檔案資料征集范圍，除收集好我院在工作中產生的檔案材料外，還要對歷屆畢業證書（按年代）、?；?、榮譽證書、上級重要領導照片、畢業生信息反饋材料等進行收集，不斷拓寬檔案來源渠道。

整合檔案資源，實現資源共有共享。學院檔案實行統一管理、分級保管的原則，對“一級保管”（院級保管）的檔案，即整合檔案的實體，又整合檔案的信息。對“二級保管”（系、處室保管）的檔案，只整合一個目錄，知道這些檔案在哪部門存放就可以了，通過電子文檔數據中心平臺系統實現資源共享。

五、高職院校檔案利用實例分析

新常態下，社會對檔案利用需求日益增長，檔案作為重要的原始記錄，具有重要的憑證作用，其管理的最終目的是為了實現檔案的充分利用，高職院校檔案利用的主體是學生，學生畢業后到社會各單位工作，學生在校的個人檔案轉化為人事檔案。充分挖掘館藏涉及民生、關乎民生的信息資源，把散落在不同全宗（我院有五個全宗，原四所中專學校的檔案和學院的檔案）內的檔案信息進行科學管理，提供更為便捷有效的服務。

（一）為部分畢業生就業政審提供了方便。1997年，國家開始實行招生并軌后，計劃經濟時代的統招統分已不復存在，畢業生不再由政府包分配，實行自主擇業。有些學生畢業后，就業一時沒有著落，在外打工，由于對自己的個人檔案意識薄弱，畢業多年后，有的將自己的個人檔案丟失、有的從不過問，不知下落?，F在各行政事業單位招考逐年增多，學生考取行政事業單位的人數也逐漸增多。有些學生考取行政事業單位后，沒有個人檔案，就不能政審，若不能政審，就要被取消參加工作的資格。為此沒有個人檔案的學生十分焦急，陸續到學校來查找個人檔案的有原衛校畢業的金忠秋、張昌權2014年10月考取丹寨鄉鎮醫院，吳于香2014年10月考取寧波市第三人民醫院的，李登江2014年11月考取仁懷縣醫院，吳靈彩2014年12月考取廣東省第二人民醫院，梁潔2015年8月考取龍里縣衛生局；原農校畢業的馮欣、刁艷梅2015年6月分別考取修文縣龍場和修文縣農業局；學院畢業的吳艷2015年7月考取省醫，李忠孝2015年7月考取黎平縣鄉鎮林業站，盤金山、姜銀花2015年8月分別考取榕江縣塔石鄉衛生院和榕江縣計劃鄉衛生院等300多學生。學校當時已將他們的個人檔案寄到當地教育局或交由本人帶走，現學校是沒有他們的個人檔案，針對這種情況，我們想辦法幫他們補相關材料，來完善其個人檔案，復印錄取新生花名冊、學籍、畢業驗印花名冊等材料，同時根據查檔案材料，出具現實表現證明等，還與對方人力資源社會保障部門進行對接解釋，為這類學生能順利政審和就業提供了方便。

（二）處理專業不規范歷史遺留問題，為這類學生能順利通過初審、復審、就業提供方便。原黔東南苗族侗族自治州衛生學校2000屆、2001屆婦幼專業、口腔醫士專業畢業的學生，學生參加事業單位招考，因專業不規范，學生初審、復審不過關，如原衛校婦幼醫士專業、口腔醫士專業畢業的學生，畢業證書將婦幼醫士專業寫成“婦幼”專業，口腔醫士專業寫成“口腔”專業，造成這一類的學生不能報考和審核過關，經我們與衛生局、人社部門協調、溝通、對接凡到我院來查檔案的學生都能幫他們解決實際問題，能順利考試和就業，如2000屆婦幼醫士專業畢業的吳橋鳳只有3個月就35歲了，最后一年的報考機會，但因是“婦幼”專業而招考的專業是“婦幼醫士”專業，使復審不過關，后來我們出具證明到州衛生局蓋章，又與錦屏縣人社局和州人社局對接、說明，最后復審過關，考取貴州省錦屏縣彥洞鄉衛生院等等。

（三）為丟失畢業證書的學生提供材料補辦學歷證明書。原農校2000屆煙草專業的董繼章（凱里市）、原衛校1983屆護理專業畢業的楊清團、2002屆婦幼醫士專業的高道雨、李朝鳳（麻江縣人）等跨度30多年畢業的學生，也有應屆畢業的學生，因畢業證書保管不慎，出現被盜、丟失、被火燒等情況，這些學生因沒有畢業證書，不能參加行政事業單位招考和醫師資格、護士資格、會計資格等考試，我們為這類學生先后提供錄取新生花名冊、學籍、畢業驗印花名冊、學院證明等材料729件次，到省教育廳、州教育局補辦大中專畢業生學歷證明書，為參加各類相應的考試提供了方便。

（四）為歷屆學生提供學籍材料，完善干部人事檔案。干部人事檔案是反映個人德、能、勤、績的客觀材料，是政審和考察干部的重要依據。上級組織部門，為進一步加強干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設，從2008年3月開始，各單位將干部檔案管理工作作為一項重要的基礎性工作來抓，扎實推進干部人事檔案目標管理達標升級。為此，各單位在收集、整理干部人事檔案的過程中，要求凡有畢業證書復印件的個人檔案中，必須有畢業生登記表或學籍等作為支撐材料，原畢業的學生有黎平縣的楊智盛、石達用，丹寨縣的陳興智、王興云、張穎等個人檔案只有畢業證書復印件，而沒有畢業生登記表或學籍成績，這些學生都到學校來復印學籍材料，為完善學生的干部人事檔案提供了932件次的檔案材料。2014年7月為劍河的張美吉、李敏等學生提干復印學籍材料，完善學生干部人事檔案等。

（五）為原臨時工參加社保提供了方便。國家為進一步保障和改善民生，提高各類人群的養老保障。為此，在原有關單位工作的臨時工，紛紛到當時工作的單位查閱有關材料，尋找依據，可以減免交幾萬元的保險費，如原財校臨時工龍向鈞、饒紅、原農校臨時工潘銀英、彭益珍等，通過我們提供原財校職工花名冊和原農校臨時工工資及獎金等支撐材料，為她們參加社會養老保險提供了可靠的依據。

（六）圍繞學院不同時期的重點工作，超前開發重大活動所需的檔案信息。如：2012年為我院成立十周年儀式，提供了大量的宣傳資料；為原四校的土地證辦理提供了大量的文字依據，能順利地將土地證作抵押貸款，為新校區建設做出了貢獻；2009年，我院新校區土地308.26畝（原黔東南民族農校）與凱里市舟溪村關于“要求處理舟溪村第一片糾紛地”土地權屬爭議一案中，除查找本校的文書檔案和基建檔案外，到州檔案館、市檔案館查找州革委、州農業局、州農村工作部、市革委等有關單位的檔案，為土地糾紛提供了有力的證明材料，使土地來源清楚，由原黔東南民族農業學校轉讓到黔東南民族職業技術學院（2001年8月，四校合并，原黔東南民族農業學校合并到黔東南民族職業技術學院）不屬非法轉讓，為我院挽回了巨大的損失。

（七）檔案打假辨真偽、揚正氣。近年來，在事業單位招考和報考醫師、護士資格證時有人舉報辦有我院及原黔東南州衛生學校、原貴州省黔東南民族農業學校假畢業證的。如：在2013年10月18日，貴州省普定縣教育和科技局，傳真一份關于請求提供工作協助的函和劉東玲的畢業證書。其基本情況是，2009年報考普定縣教師特崗的劉東玲，在基層工作三年后便可轉為正式財政在編人員。準入的條件是：教師資格證和相關的學歷。普定縣教育和科技局來電、來函，要求查找其畢業證書的真實性，經查學籍、畢業驗印花名冊等核實，其是貴州省黔東南民族農業學校土肥專業，1999年7月畢業的學生，畢業證書是真的，為他們的工作提供了方便。

在2012年12月6日和2013年7月31日都勻市公安局治安大隊和貴州省醫師資格考試辦公室分別提供一份2005年原黔東南州衛生學?？谇会t學專業畢業證書和2008年黔東南民族職業技術學院計算機應用專業畢業證書復印件，經查學籍和畢業驗印花名冊核實，未能查到提供畢業證書復印件的這兩個人，其畢業證書上的編號系套用其他同學和其他專業的證書號，再進一步辨別真假，畢業證書上的學校印章、校長印章均系偽造。這兩份畢業證書是假的。另外在2015年醫師資格考試報名資格審查過程中，有3名考生同時持有原衛校2003屆口腔醫學的畢業證書，經查檔案均為假畢業證書。

檔案打假，辨真偽，檔案的利用作用，為真實性提供了充分的憑證依據，同時也有力地打擊了社會上辦假畢業證、假文憑的。檔案是維護國家、集體、個人權益的重要法律信證，其信息資源的利用在經濟建設、社會發展中發揮巨大的作用與功能。

多年來，學院檔案室始終能找準工作的切入點，能及時主動、開拓性的為社會各項工作提供需要，切實解決實際問題，為社會辦實事，傳遞正能量，獲得院領導、上級單位、社會的一致好評。

六、總結

本文從高職院校合并前檔案管理情況、高職院校檔案工作現狀、檔案資源體系建設、檔案利用實例等方面對高職院校檔案利用新常態的研究進行有價值的、啟發性的探討、分析論述，在為社會、外單位、歷屆畢業生、本單位等提供檔案利用時，主動作為，把握先機，對他們進行檔案相關知識的宣傳，說明新常態下檔案與每個人的生活、學習、工作密切相關，可提高他們的檔案意識，讓他們逐步認識檔案、關心檔案、利用檔案，走近檔案，參與檔案、保護檔案。對推動高職院校檔案利用新常態取得新突破，具有重要的實際意義和指導意義。