加強社區檔案管理工作質量的有效方法

高 紅

（大慶市讓胡路區西賓社區工作站，黑龍江大慶 163000）

社區檔案管理工作涉及社區工作的方方面面，目前社區檔案管理主要涉及社區老齡檔案，人口與計劃生育，衛生，文化，以及社區服務管理，社會保障等方面。

1 社區檔案管理工作的基本情況

1.1 社區檔案管理制度情況

為了提高社區檔案管理工作質量，目前社區已經基本建立起社區檔案管理工作制度體系，形成了歸檔、保管、借閱等制度，為了提社區檔案管理工作水平，有的社區還明確了崗位責任制度，并且根據檔案工作流程制定了針對各專業的管理制度。但是，當前社區檔案管理工作的制度仍不健全，有些社區檔案管理工作還缺乏必要的檔案銷毀制度與換屆交接工作制度。還有的部分社區的檔案管理工作意識相對薄弱，在制度執行方面不嚴格，未能形成正確檔案管理工作機制，相關制度與地方法規和國家規章制度對接不足，沒能通過有效的制度措施保障檔案管理工作必要的資金與設備，因此沒能實現社區檔案管理工作的高效運轉。

1.2 社區檔案管理硬件情況

目前基層社區的檔案理硬件設備不足，現擁有獨立社區檔案管理工作用房的社區較少，現有的檔案管理設備主要以鐵皮柜為主，社區檔案室的防盜設施不足，僅有部分社區檔案室配備滅火設備，社區檔案室普遍缺少監控設備。而且在信息化的大背景下，社區檔案的電子化水平不足，大部分社區的檔案管理停留在紙制檔案管理階段，檔案管理工作的信息化水平不足，不能實現對檔案標準化管理，因此制約了檔案信息化建設水平。應當看到社區檔案管理硬件水平正在逐步的提高當中，但是信息化程度仍不高，還需要進一步加快社區檔案的信息化水平。

1.3 社區檔案管理人員情況

目前社區擁有專職檔案管理人員的較少，不少社區只擁有兼職檔案管理人員，而且社區檔案管理人員的兼職流動性較大，檔案管理人員通常不固定。而且當前基層社區的檔案管理人員只經過基本的紙制檔案管理操作培訓，還沒能有效加強對基層檔案管理人員的信息化培訓和法制培訓工作，因此使得現有檔案管理人員不能熟練的操作計算機系統，現有的檔案管理人員的法制觀念不足，沒能充分的認識檔案管理工作的重要性。還有的社區檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不足，不能形成完善的檔案管理工作績效體系，導致基層檔案管理人員的主動性不足，影響檔案管理工作有效性，沒能促進檔案管理人員快速發展。

1.4 社區檔案管理體系情況

目前社區已經建立起基本的檔案管理體系，形成了上級業務部門指導，街道垂直管理與社區領導監督落實的具體檔案管理機制，但是現有的檔案管理機制的運行效率不足，存在著業務部門對社區檔案管理工作干涉過多，社區檔案管理不能按照部門規定立卷，以及檔案不能統一管理等問題。加上當前社區檔案管理工作經費不足，影響設備有效更新，不利于促進檔案管理工作的快速發展，阻礙檔案管理工作的質量提升。

2 社區檔案管理工作有效方法

2.1 嚴格檔案管理工作標準

只有加強檔案管理工作的規范建設工作，形成完善的檔案管理工作標準化體系，才能解決檔案管理工作中的實際問題，實現檔案部門與行政部門的協調溝通，全面加強檔案管理規范性建設。首先，取得上級業務部門的支持，形成完善的檔案報送機制，注重提高檔案管理工作的協調性。其次，根據檔案管理工作的實際需求，修訂社區檔案管理工作機制，形成完善的社區檔案管理工作制度體系，加強對具體檔案業務流程的修訂工作，明確社區綜治、老齡、社區保障、醫療服務等具體檔案的業務規范。第三，全面加強對社區檔案管理工作的調研，做好相關工作經驗的總結，樹立檔案管理工作的典型，加強相關宣傳推薦工作，促進檔案管理工作的提升，解決檔案管理工作制度方面的不足。

2.2 做好檔案管理人員培訓

只有加強對現有檔案管理人員的培訓工作，全面提高檔案管理工作人員的能力水平，才能解決好社區檔案管理工作中的實際問題和困難，提高社區檔案管理工作有效性。首先，加強社區檔案管理領導小組的建設工作，形成由本區行政、民政、社工、街道共同開展的針對基層社區檔案管理人員的培訓機制，全面強化做好檔案管理人中的重點培訓工作。其次，形成針對社區的行政管理部門、街道與社區領導構建的三層檔案管理與檔案人員的監督機制，全面加強對具體檔案業務的指導工作。第三，加強檔案管理專家與基層檔案管理人員的交流溝通，形成完善的定期與專題培訓機制，加強對檔案管理人員的全面培訓教育。第四，形成社區檔案管理人員的群的建設，運用自媒體空間加強階段工作布置，形成具體業務流程指導機制，積極在業務群進行專業探討。

2.3 加強相關支持保障工作

只有加強相關保障工作，全面強化硬件配置，形成全面的齊抓共管的局面，才能解決好基層檔案管理中的問題。首先，應當進一步關心基層社區檔案管理工作建設，不斷加強基層檔案管理需要的人員經費、庫房裝具建設。首先，社區檔案管理工作涉及到民政、衛生、計生與文明、綜治等項目，應當加強相關部門的輔助，從專業角度給予社區檔案管理必要指導。其次，實現社區檔案資源的融合，有效加強綜合型社區檔案管理工作，注重開發針對社區的信息化檔案管理辦公系統，全面加強電子檔案的收集工作。第三，由街道加強社區的檔案管理的硬件配置，注重以標準化的方式解決社區檔案管理辦公用房等實際需求，著力滿足基層檔案管理的硬件條件，不斷提高檔案管理工作水平。

2.4 加強責任制度有效落實

社區檔案事關社會民生，對社區居民的利益有重要影響，是做好社會事務的重要手段，應當層層落實社區檔案管理責任制，督促基層人員做好具體工作。首先，明確社區領導的責任，加強社區領導對基層檔案的監督工作，明確檔案管理工作領導的具體分工，強化履行好監督責任。其次，形成良好的檔案管理工作氛圍，注重加強檔案管理工作的宣傳建設，注重加強相關法規的宣傳工作。第三，注重加強對檔案管理人員業務考核，有效測評檔案管理人員素質，不斷督促其提高業務水平。

結論：做好基層社區檔案管理工作，應當形成有效的檔案管理工作機制，全面加強對具體業務檔案的精細化管理，并且發揮出檔案管理人員的監督作用，在必要軟硬件配置的基礎上，全面提高檔案管理水平。

[1]老姜.社區、社區檔案與社會和諧[J].上海檔案.2007(11)

[2]巨紅星.社區檔案管理應對現實之探索[J].廣東檔案. 2011(02)