淺析檔案安全保障體系建設

孫晶姝

摘 要：構建完善的檔案安全保障體系對檔案管理工作具有現實意義。文章闡釋了檔案安全保障體系的構成要素，分析了當前檔案安全保障體系建設的影響因素，并從四個方面提出了構建檔案安全保障體系的對策，用以完善目前檔案安全保障體系建設。

關鍵詞：檔案；安全保障；體系建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

2014年，中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，指出“要深入貫徹落實黨的十八大和十八屆三中全會精神，以鄧小平理論、‘三個代表重要思想、科學發展觀為指導，以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系為目標，進一步完善檔案工作體制機制，加大對檔案工作的支持保障力度，推動檔案事業科學發展?！?可見，建設檔案安全保障體系是我國檔案事業發展的客觀需要并具有重要意義。

一、檔案安全保障體系的構成

檔案安全保障體系包括與檔案安全有關的政策法規、技術、人員等多方面內容，各個方面相互聯系、相互作用，以此建立起組織管理有保障、技術措施能夠實施的檔案安全保障體系。

目前，檔案安全保障體系可劃分為檔案安全物質保障體系、技術保障體系和政策法規保障體系，并將這三項內容有機結合為一個整體共同發揮作用。檔案安全保障體系實施包括檔案安全基礎設施、安全全程控制、安全組織管理、安全法規。

二、制約檔案安全保障體系建設的因素

1.政策法規保障體系有待于健全

科學合理的檔案管理制度是做好檔案安全保障工作的前提條件。在檔案管理過程中，雖然制定了大量的管理制度，但大多流于形式，尤其是缺乏完善的檔案安全應急制度。應對地震、泥石流、火災等災害的應急響應制度是降低安全事件危害的有力手段，但在實際制定制度的過程中，考慮過于單一，往往受定式思維的影響，對潛在的威脅考慮不全面。一旦發生災害，很難對檔案進行搶救恢復，也很難挽回對檔案造成的損失。

2.檔案安全管理意識有待于加強

檔案管理工作具有制度化和規范化等特點，需要根據檔案的規律、工作流程和標準辦事，不允許存在任何的疏忽大意。因此，檔案管理工作者的意識直接影響到檔案管理工作的目標的順利實現，影響到檔案利用的效果的充分發揮。在檔案安全管理方面，因為很多檔案管理人員不是檔案專業畢業，缺乏檔案安全系統教育和培訓，盡管在實踐當中對檔案安全知識有一定了解，但專業知識的學習仍不夠。同時，檔案管理人員缺乏相應知識更新的主動性和自覺性，進而也對檔案安全管理有一定影響。

3.技術保障體系有待于完善

隨著科學技術的不斷進步，檔案信息化將計算機和現代通訊等應用于檔案工作的各個環節、各個方面、各個層次，使檔案信息資源的開發利用逐步擺脫傳統的手工處理方式。檔案信息化帶來便捷的同時，也應看到越來越多的電子檔案在網絡上傳輸，而網絡作為一種開放的信息流通渠道，抗攻擊性較弱。

4.安全物質保障體系有待于完備

物質保障是檔案安全保障體系建設的核心內容，包括檔案制成材料、檔案館館外環境和館內環境、資金和人力資源保障。檔案在保管過程中不可避免地受到外界不利的溫度、濕度、光線等影響，紙質檔案、聲像、光盤檔案等制成材料如果使用不當，有可能造成檔案毀損。另外，突發事件、自然災害、人為災害是影響檔案安全的主要因素，在建設檔案庫房時，館內外環境如果考慮不到位，一旦發生以上情況，將對檔案造成毀滅性破壞。資金和人力資源保障是建設檔案安全保障體系的基礎，若缺少資金，檔案庫房、信息網絡、裝具設備等建設都無從談起，而檔案人員是做好檔案工作的主體，是加強檔案管理的核心，人力資源不足將嚴重影響檔案工作的開展。

三、建設檔案安全保障體系的對策

1.建立健全檔案安全管理制度

目前，各級檔案系統建立了各式各樣的檔案安全制度，但有些卻不盡規范。應按照國家檔案局相關要求，在嚴格執行檔案法律、法規的基礎上，完善各項工作制度，使制度規范完整，同時加強對規章制度執行情況的監督，建立起長效機制，確保規章制度實施到位。規范電子檔案的保密制度，推進電子檔案的安全保密制度建設，做到級別化和細致化，解決好電子文件的保密、保存、保讀取等問題。健全檔案庫房日常管理與維護制度，嚴格執行檔案借閱審批手續；強化突發事件的應急管理機制；完善受損檔案搶救制度，對災害和老化等因素造成損毀的，盡快采取保護措施，避免損失。同時加強檔案安全管理制度的執行力度，保證檔案安全管理制度在工作中能被落實到位。從工作機制上落實檔案安全防范措施，提高內部管理水平，嚴格執行檔案安全規定，把檔案安全的要求貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環節。

2.開展檔案安全培訓，提高檔案安全管理意識

檔案館要加強檔案管理人員在檔案安全管理方面的培訓學習，提高檔案安全管理的意識；制定培訓學習制度和規劃，有組織、有計劃地進行培訓學習，提高管理人員的崗位知識水平和能力，從而使檔案管理人員快速成長，克服麻痹意識、厭煩情緒，提高全員安全意識，使每個人都知道需要保安全和如何保安全；強化責任意識，普及檔案安全基本知識與技能，加強檔案信息化安全體系技術人才的培養，介紹國內外檔案安全保障的最新成果，培養造就一支責任意識強、掌握現代科技知識和專業技能、勝任本職工作的檔案干部隊伍，為檔案安全提供可靠的人才保障。

3.建立檔案安全的技術保障體系

檔案館要建立和完善技術保障體系，健全安全技術防范系統，應用先進的消防設施、防盜設施、報警設施、監控設施和經久耐用的檔案裝具等，采用各種先進的計算機加密、防入侵和防病毒技術，檔案字跡加固和保護技術，電子信息和聲像恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供切實有效的技術支撐。同時，檔案館要實施重要檔案異地備份制度，提高應對人為災害和自然災害的能力，防止重大災害對檔案造成的損失。在開展檔案異地備份工作中，檔案館要采取異質備份措施，保證電子檔案長久可讀。

4.提高檔案安全基礎設施投入

加強檔案安全相關基礎設施建設，從環境建設和設備建設入手，確保檔案的安全管理和利用。環境建設方面，根據《檔案館建設設計規范》《檔案館建設標準》等規范，綜合地理位置、氣候條件等因素，建設符合防水、防火、抗震等要求的檔案館，為檔案保管提供更優質的環境。設備建設方面，檔案館要根據紙質檔案等對溫濕度、光、酸堿等的特殊要求，檔案館要配備專業的裝具來確保檔案安全，并且庫房要符合檔案“八防”要求。同時，配備電子檔案所需的終端設備、網絡設備、輸入輸出設備和防電磁干擾設備。

檔案安全保障體系建設是檔案安全管理的基礎工作，應從制度保障、人才培養、技術保障和基礎設施建設等方面下功夫，不斷優化，確保檔案安全保障體系的建設完善。

參考文獻：

[1]中共中央辦公廳，國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/politics/2014-05/05/C_126464500.htm.

[2]張美芳，王良城. 檔案安全保障體系建設研究[J].檔案學研究，2010（1）.