集團公司財務信息化建設淺議

胡靜

[提要] 目前，云計算、大數據和移動互聯網等技術的迅猛發展不僅改變著人們的生活，更影響著集團企業的管理方式。集團公司在過去常常采用“分散式”的財務管理模式，集團公司和各子公司、分公司常常會存在財務信息傳達不暢通、不及時等缺點，造成決策不匹配、錯失良機的遺憾。未來的財務系統不僅僅是計算和核算的部門，更要全面、準確地履行更深層的職能作用，提升集團整體經營管理水平。集團公司的財務集中管控系統信息化建設不僅可以彌補這些缺憾，還可以產生例如協調財務管理制度和核算口徑、提升集團公司決策正確性、提高財務數據準確性等很多優勢。財務信息化是現代企業管理的必然要求。

關鍵詞：集團公司；財務信息化

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2017年3月6日

一、集團公司財務信息化基本理念

財務信息化是將信息技術引入傳統財務管理模式，推動傳統財務管理不斷深化和拓展的過程。財務信息化是公司管理提升的重要舉措。公司技術中心和財務中心聯合推進財務系統信息化建設，能夠進一步提高公司財務工作的精細化管理水平。

財務信息化要整體規劃，分步實施，逐步建立規范、及時、透明、共享的集團財務信息化體系。一般包括如下歷程：第一階段會計電算化，用電腦代替手工記賬；第二階段采用統一的網絡財務軟件，將集團發展過程中由各責任部門負責實施的信息化環節集中聯通，即：將分散在各環節的財務模塊、存貨模塊、固定資產模塊、采購模塊、銷售模塊等各個系統進行集成；第三階段是企業內外流程一體化應用階段，實現財務系統與計劃、生產、供應鏈等系統的信息集成和數據共享，使企業內部決策的基礎信息流傳遞更加及時、準確、通暢，為企業決策和外部相關方提供決策支持服務。

二、集團公司財務信息化的必要性和重要性

（一）集團公司財務信息化有利于深化監管，提高企業財務管理水平，提升企業市場競爭力。通過財務信息化建設和升級，有利于規范會計核算行為，提高企業財務管理水平；有利于強化集團財務監督作用，防范集團財務風險；有利于整合集團財務信息化資源，實現財務數據的規范、及時、透明、共享。

通過財務共享中心的建設，有利于提升財務管控力度，有效實現管理規范化、流程化，實現內部控制手段的信息化，通過信息化手段，減少人為干預，極大地提高了集中管控和監督能力，實現事前管控，而不是事后控制。信息化過程中也可以優化各種流程，縮短企業決策鏈條，恰當而及時地應對市場變化，提升市場競爭力。

（二）集團公司財務信息化有利于實現集團業務與財務一體化，提高財務工作效率。信息化可以降低數據收集、整理、分析和使用的成本，提供更加準確和權威的數據，為管理決策提供科學依據。財務共享中心把傳統的會計記賬變成“會計工廠”的流水線作業，可以一鍵式輸入自動生成憑證，甚至實時出具報表，為工作流程的標準化和數據分析提供統一平臺；通過集約化把復雜的工作變得更加簡單、標準，合并報表、數據分析等工作效率將得到極大提升，將分散的活動和資源有效整合，工作效率和工作質量將進一步提高，打通業務與財務的最后結點，最大限度地實現系統整合。

（三）集團公司財務信息化有利于成本控制，降低整體運營成本，提升財務人員素質。通過標準化流程操作，可以減少重復崗位，使每個崗位、每個環節的成本可控，從計劃、生產、供應鏈、銷售等與財務實時互通，可以使運營成本大幅降低。同時，財務信息化促進財務轉型，把財務人員傳統80%以上時間用于核算轉換為主要工作時間用于財務分析，促使財務人員不斷更新知識、加深對行業和業務的理解，提升財務人員的整體素質水平。

三、集團公司財務信息化方式及步驟

集團財務信息化建設既要立足集團當前產業發展現實需求，又要著眼集團的長遠發展；既要保證集團層面的監管需要，又要符合企業的經營需求。推進集團財務信息化系統升級工作必須遵循四個原則：整體計劃、分步實施；全面覆蓋、不留死角；合理合法、規范運行；統籌規劃、上下聯動。

從系統規劃角度，集團的信息化方式是：以預算為核心，以預算執行為基礎，以資金集中統一管理為原則，建立公司整體預算管理和財務監控信息系統。財務信息化建設除了系統之外，還涉及到業務的變革，所以財務實現電算化之后，在實施財務信息化過程中，一般將業務模塊也在系統中上線運行，提高工作效率，再結合管理提升需要進一步進行系統優化。

（一）建立標準化的業務流程模塊。以財務管理為中心進行信息系統規劃，建立標準化的業務流程模塊，是管理的一次提升。通過對日常工作的篩選，將可重復、可大批量操作、具有共享屬性和服務屬性的工作匯總起來，放在任務池內，由專人負責進行批量處理，從而有效提升工作效率，也節省大量的人工成本。這一過程包含了財務集中的思想和理念。財務集中的下一步驟就是財務共享，即財務轉型是向共享方向擴展。財務共享將引發組織變革、制度變革，將傳統業務抽離出來以專業化共享中心的效率，控制流程，提高服務業務。

整個公司只有管理員知道各個項目/業務的進度，并且在流程設計上可以自動將任務量由任務多的團隊/人員向任務少的團隊/人員轉移。這種調配和轉移的前提是：標準化和可衡量，并且共享團隊的指標也可量化，例如：兩個人管理應付賬款，那么每個人每周審批多少筆應付賬款合適，就要通過實際操作一段時間后的大數據分析，從而將共享團隊的指標予以量化。

建立標準化的業務流程模塊，還可以實現理順工作思路的作用。通過模塊，對于各個板塊負責的工作展示在工作臺上，財務工作以任務推送的方式展現到服務前端，所有工作計劃和待完成清單一目了然。

（二）建立共享中心，實現信息集成，建立財務一體化信息流程。財務共享必須從有財務屬性開始就進行規范化、流程化、共享化。例如：從采購申請時就有財務屬性在里面，那么從采購申請開始就進行標準化。標準化流程一定要抽取出來，不能還是多樣化，否則就無法進行。

對財務共享工作要進行培訓，要轉變觀念。不是只有財務部的人員才可以提供財務共享，公司各部門的人都可以協作共享。例如：銷售發票由銷售人員處理并且上傳至財務共享中。財務系統根據財務共享中的銷售發票和自動轉賬分錄模板自動生成會計憑證，并將結果放在財務共享中。

財務共享不僅僅是打通各個部門，而且將工作流程合理審批，將工作任務合理規劃。集團公司管控目標：戰略業務協同、戰略資源共享。管控重點：預算、資金管理，財務集中與共享，人力資源集中與共享，采購集中與共享。財務共享是實現集團公司管控目標的重要環節。要做到全面共享、智能共享、精益共享，要注意以下環節：（1）擴大現有財務共享服務中心的業務范圍：覆蓋更廣的區域（境外）、更多的業務線；（2）尋求財務共享流程的擴展，端到端（延伸到業務前端）；（3）關注業務部門的數據需求，在數據積累過程中發展為大數據中心，為業務決策提供增值服務；（4）關注標準化，不斷把標準化的事項自動化，進而智能化。規則化、標準化是智能響應的前提。

（三）培養財務信息化建設高端人才。財務信息化建設過程中，重視對財務人員和IT人員的培訓，注重讓IT人員中對接財務系統的員工多了解財務基礎知識，熟悉公司財務系統的業務規則和邏輯；對財務人員的培訓，不僅會涉及到企業現有財務系統的規則和操作，也須注重對其流程和系統設計的培訓和意識的引導，并從中選拔一些流程和系統設計思維較好的員工進行重點培養，讓他們參與并牽頭信息化項目，形成財務一側復合型人才的中堅力量。通過財務人員參與信息化項目、IT人員參與財務實務，培養精通財務管理與信息系統的復合型人才。在企業財務信息化項目的運作過程中，財務人員和IT人員充分溝通，密切合作，業務和財務系統良好融合，也培養出優秀的復合型人才。

（四）集團公司和子公司、分公司間的資源實現同時共享。對于集團公司財務管理來說，各個子公司、分公司的財務資料是渙散不集中的，要想把這些有用的資料都收集起來，相對于人手有限的集團公司財務機構來說是困難重重的。因此，必須重視采用敏捷的工作流程，在日常工作中使用包括像看板、迭代計劃會、評審會、回顧會等敏捷實踐，在快速支持財務系統相關開發的同時，也不失系統化的管理，高效靈活與規范并重。

軟件供應商協助牽頭部門建立知識庫和運維庫，通過知識庫來分享知識、通過運維庫來跟蹤問題處理時效，方便使用。軟件供應商在知識庫中，提供系統操作手冊，并且隨系統升級及時更新，確保版本最新；提供常見問題及處理方法庫，而且很容易檢索出共通的問題，從而幫助使用者快速解決問題；設置系統管理員角色，及時處理公司提交的應用問題，并且軟件供應商在接到任務后對問題進行分類并承諾解決時間，并由牽頭部門監督軟件供應商的工作時效。

四、集團公司財務信息化需要注意的問題

（一）高層重視，解決現在的問題，著眼于未來長期應用。集團公司的財務信息化目標需要由集團董事會或類似權力機構予以確定，并責成牽頭部門（例如：信息部或財務部）主導開展工作，各個部門及分子公司密切配合。集團公司的高速發展，源于整個集團的核心文化理念和高層對企業管控與信息化的高度重視，集團公司與軟件供應商應全力以赴推動財務信息化的建設，快速上線、應用和推廣。

（二）落實責任，過程把關，確保如期實現財務信息化系統升級任務目標。要建立財務信息化系統升級工作領導小組和項目管理小組，為項目的順利實施提供組織保障。建立責任到人和過程把關機制，為項目的有效實施提供過程保障。

避免集團公司和下屬的子公司、分公司間財務信息溝通不暢，打破組織分工邊界，合作的過程中堅持和倡導集中辦公，通過及時高效的溝通，快速解決、快速響應。

（三）注重創新，營造跨部門溝通文化。創新是發展的不竭動力，財務人員也必須具備創新精神，以積極的態度學習新工具，掌握新方法，以促進企業發展。財務管理要以公司整體為單位進行思考和提升，積極與各部門、各個公司、子公司協作，努力營造跨部門溝通的企業文化。財務部門的構成可以是橫向職能部門的財務組合，也可以是縱向的職能部門的財務小團體組合，并得到其他各部門之間的協作。

五、結束語

財務信息化建設是一項長期而又艱巨的、只有起點沒有終點的工程，需要相互合作，取長補短。產業互聯網時代，商業模式層出不窮，有管理模式支撐的商業模式才是持久的。企業“互聯網+”轉型五部曲包括：（1）具有連接云端的業務系統；（2）具有內部連接能力，連接員工、激發創新能力，移動工作、分享協作型組織；（3）外部連接能力，連接企業與用戶、上下游伙伴的連接能力；（4）企業自己的大數據平臺，增強分析、預測與決策能力；（5）新的商業模式，不斷探索創新的商業模式。

主要參考文獻：

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