新時期綜合檔案數字化管理探討

王大偉

摘 要：近年來，計算機技術發展迅速。計算機也從原來的單一計算到現在涉及各個領域。并且在處理綜合檔案領域中運用。檔案數字化管理似乎已經成為新時期檔案管理的一種手段，它使檔案能夠更好的被收集、存儲。即使是使用時，也能夠方便快捷的從檔案數字化檔案庫中直接調取檔案信息。省去了以前繁瑣的人工取檔的過程，做到快捷便利的取檔。本文就帶你去看一看檔案數字化管理的必要性和其優勢所在。

關鍵詞：新時期；綜合檔案；數字化管理；探討

1 檔案數字化管理的必要性

（一）未來綜合檔案管理的趨勢

通常，檔案是一種人們在各種社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。傳統的存檔方案已經顯得落后，例如需要消耗大量的人力資源來整理這龐大的檔案袋，還需要定期的對檔案進行清理，點數。而隨著科技的進步，檔案數字化管理已經日漸成熟，徹底的做到了檔案數字化管理，也將紙質化的檔案化為無紙化，集約化的管理方式。

（二）新時期發展的必然

我國進入新時期發展，尤其是自從我國加入國際貿易組織，綜合檔案的數字化管理也在這幾年飛速的擴展，也在社會發展中慢慢適應了這種存檔方式。如果現在不對綜合檔案數字化管理進行加強建設的話，就不能利用國際上先進的數學化的科技，我們國家的綜合檔案管理就不能切實穩定發展。不求能在檔案管理方面領先于世界前面，目前只要能跟上新時期發展的腳步后面就好，這也是新時期檔案數字化管理的一個不小的要求了。

（三）檔案數字化管理具有重要意義

綜合檔案數字化管理極其重要。未來有效利用檔案信息資源的基礎便是檔案數字化管理，或者說，有規劃的數字化管理檔案，為利用檔案信息提供了非?？煽康谋Ｕ?。這也要求計算機網絡技術的應用保障，共同促進我國檔案資源的數字化管理。在將來檔案資源的時效性和便捷性下，有效促進檔案資源的利用率。雖然我國數字化檔案建設的總體水平不高，但對我國的檔案數字化管理具有重要意義。

（四）檔案管理數字化是提高我國綜合競爭力的有效手段

隨著社會的發展，傳統的檔案管理模式已經不能滿足社會的需求，因此檔案管理的創新勢在必行。數字化檔案管理模式是在傳統管理模式上的創新，而且對我我國現在快速的發展，數字化管理模式也是參與攻擊競爭的有利武器，也是我國發展的重要體現。數字化管理模式不但能夠提高管理效率，而且其中還包含了大量的語言和文化，這對于我國趨于國際化的發展打下了堅實的基礎，也為我國科技走向全球提供了必要的基礎條件。

（五）可以完善檔案管理工作，提升檔案管理工作的社會影響力

數字化的檔案管理被廣泛應用到了各個領域，尤其在計算機技術，通訊技術和網絡技術中有了明顯的體現，而且對于數字化的管理模式在這些領域的應用中也很大程度的體現了數字化的應用范疇，也將傳統管理模式的管理體系，機構的整頓和改革做了創新。而且從信息管理的角度我們可以了解到數字化管理模式的準確性和真實性，實現了檔案事業發展的飛躍，奠定了自己在社會發展中的影響力。

2 綜合檔案數字化管理的優勢

（一）立卷機制簡潔

這些年來，立卷機制的繁瑣給各機關單位帶來不小的麻煩。盡管檔案數字化管理不斷加強，但還是有些部門仍舊使用很多單位試圖采用老式的用檔案室來代替檔案數字化管理，甚至立卷單位僅用檔案員來管理立卷，每年都要來回好幾次向檔案室報送零散的材料，這樣浪費了大量的人力物力。而且檔案員還無法判斷檔案的完整性，對檔案的完整造成了直接的影響。若使用了檔案數字化管理來管理檔案，只需將檔案信息輸入網絡，對現有的檔案進行編號儲存即可，大大使檔案的立卷機制簡潔化，這樣各部門就能更好的落實立卷制度了。

（二）縮減經濟開支

以往存儲檔案方式都是以紙質的存儲，在這過程就要不斷增加檔案管理人員和人員管理費用等來解決存檔問題，致使檔案管理的成本大幅度的上升。新時期后，檔案數字化管理后，傳統的紙質存檔轉換為計算機讀取信息檔案，也就是機讀檔案。既節省了人員管理費用，更是不用為了管理檔案而占用土地資源。也不用檔案人員自己因復印資料而浪費紙張花費錢財了。

（三）提高辦公效率

綜合檔案使用計算機數字化管理系統下的整理，能夠快速查閱以及提供使用。檔案的數字化管理從此變成能夠提供詳細而又及時的數據，能夠為使用者快速提供服務，提高辦公的效率。這時不僅能夠快捷便利的提供檔案資料，而且在儲存時只需在電腦檔案庫中輸入個人檔案信息，便可做到一臺計算機便可知道天下的檔案，了解天下大事。數字化檔案庫從此成為一間“流動的檔案館”。檔案庫也從實體的文件的保管機制變成了能夠隨時調出的信息控制中心。這樣便可使各地高效的辦公，提高效率。

（四）方便用戶使用

隨著新時期綜合檔案管理的數字化發展，對于用戶的使用提供了便捷的條件。用戶可以隨時隨地通過網絡進行信息的查詢，而且不受時間地域的限制，這樣對于用戶獲取信息的時候既能節省時間還能保證用戶信息的準確性。用戶在查詢信息的時候數字化的檔案管理也加快了其檢索時間，并且有效的提高了用戶信息管理的年限，因此用戶信息的真實性得到了很大的保障，而且在一定時間范圍內不會輕易受到他人或者自然地損害，確保信息的安全和有效。因此實現信息的數字化歸檔管理，可以保證用戶在有網絡的前提下隨意的查詢，方便用戶使用。

（五）資源信息管理虛擬化

新時期下檔案數字化管理是通過網絡技術和檔案館的相互協助，對于檔案進行及時的管理歸檔，因此可以很大程度的保證檔案數據管理的穩定性和實效性，避免了在檔案借閱中不及時和漏記現象，從而達到對檔案的信息資源的便捷新管理。

3 在檔案數字化管理方面需注意事項

（一）硬件管理方面

想要儲存大量的檔案信息，首先就要有龐大的數據庫，在空間方面要不斷地擴大電子化的儲存空間，來增加儲存檔案的可靠性。再就是需要人工不定期的更換安全密鑰，實現對網絡的不定期殺毒，以及防止出現電腦漏洞，以此來增加檔案數據庫的安全性。這就需要工作人員在建檔初期對硬件設施不斷投資，增加硬件設施的可用性，避免在檔案儲存過程中出現空間不足或者泄露的風險。

（二）軟件管理方面

說到檔案數字化管理工作的軟件管理方面，其本質就是管理相關人員的問題。管理檔案的人員不僅能夠快速熟練的使用數字化管理系統來查閱檔案信息，更要能夠有專業的管理技術。在這個處理的中間，檔案管理人員要具備保守秘密意識和責任心。這就需要在選擇管理人員時對他們進行專業的培訓，使他們能夠勝任這份工作。

（三）數字化管理負責人要重視檔案數字化建設

想要做好檔案數字化管理工作，作為負責人首先要重視檔案數字化的建設，這也是在新時期下，綜合檔案數字化管理在實際應用中的重要前提。企業中電子數字化管理在時間終是一個相對漫長的過程，因此作為負責人要特別重視檔案數字化建設，這樣才能對數字化的檔案管理提供有利的保障。因此在工作中作為負責人應該加強各部門的協調工作，對于答案管理部門工作的有效開展起到了很大的幫助。

4 結語

新時期發展，各個領域都向數字化管理看去，檔案管理當然也不例外?？茖W技術的不斷進步，推進了這一進程，完善了對檔案的數字化管理，促進了我國對檔案信息化管理的發展，同時也為人們提供了更便捷的服務。相信不久的將來，每個人的檔案都會以數字化的形式存儲在計算機中。

參考文獻

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