淺議保障性住房檔案的數字化管理

屈云鋒

摘 要：現階段住房體制改革的推廣，政府通過不同方式開展了不同形式的保障房，比如安居房、廉租房、經濟適用房等等。從某種程度來說，保障性住房供給量不斷攀升，由此產生的保障性住房檔案也隨之增多，查詢量也在不斷遞增，這就要求對保障性住房檔案予以數字化管理，借助數字化管理的優勢有效管理保障性住房檔案，促進保障性住房檔案能夠獲得良好的推廣效果。

關鍵詞：保障性住房；檔案；數字化管理

保障性住房在住房體制改革的浪潮中誕生，作為非常重要保障性住房，而由于保障性住房并未有完善的檔案資料給予參考，導致保障性住房檔案管理存在極大的弊端，因而探究保障性住房檔案的有效管理形式是目前最重要的任務。信息技術的快速發展為保障性住房檔案管理帶來福音，利用數字化管理能夠推進檔案管理取得良好的成效。文章具體論述了保障性住房檔案的數字化管理措施，謹以此為之后的研究奠定良好的基礎。

1 文檔一體化管理模式

以往傳統檔案管理模式比較落后，業務及檔案部門管理無法實現資源共享，工作效率相對較低，要想從根本上解決上述問題，則必須完善文檔一體化管理，提升檔案管理的業務，逐步將分離工作環節歸為整體，與系統有序結合，從而促使文件管理在運行階段能夠得到妥善管理，且是標準化管理。文檔一體化管理，必須要制定適當標準或規范，具有一定的管理性、操作性還有技術性，從而能夠保障各個環節運用統一標準，還能優化管理體系。構建管控中心，這樣才能有效溝通協作，還能進行管理與控制，更好的分配資源。優化業務流程，從而促使以下工作環節能夠有效銜接：收文、登記、運轉、辦理、歸檔等等，這樣能夠保障不同工作環節的文件滿足規定要求。構建安全保障機制，然后借助身份認證、數字水印、訪問控制等，確保信息安全。強化電子文件管理，從而保障電子文件真實可靠性。

2 保障性住房檔案系統融入其他管理系統

保障性住房檔案管理是現階段管理的重要任務，需要借助數字化管理模式能夠獲良好的效果。在完善住房檔案系統中，需要與其他系統進行有效的融合，首先與房地產權登記檔案管理融合，對于保障性住房而言，在其進入到二、三級市場之后，相對應的住房檔案屬于二、三級檔案登記的參考，將其與房地產權登記檔案相聯系，這樣能夠全面反映房屋狀況，并且能夠提供全面的數據統計，或是專題分析數據。其次，融合GIS系統。保障性住房檔案中蘊含了諸多方面的信息，不僅反映城市規劃管理情況，更是組織與分析，再到查詢與管理，再到制圖輸出等功能。在上述管理系統增加GIS技術，這樣能夠將獨立的檔案資料融入相關資料之中，并且能夠與城市地理要素相聯系，借助空間信息能夠直接定位檔案信息，讓圖形和檔案能夠實現雙向查詢功能。借助保障性住房檔案管理系統，主要是其中的地圖軟件、圖形編輯、檔案標注等等，從而促使檔案可視化實現，達到直觀化管理，提供比較全面查詢服務，提升檔案查全率及查準率，再到查詢速度。

3 管理模式及流程

所謂保障性住房檔案的數字化，就是借助檔案數字化處理達到良好的管理效果，主要是將檔案相關內容轉化成計算機可以識別甚至是可以處理數字信息。而對于其數字化處理方式，主要表現在以下兩個方面：紙質檔案、音頻視頻資料。針對前者來說，通過中高速掃描儀就能夠獲得良好的效果；而針對不宜拆訂的紙質檔案，則可以借助無邊距掃描儀；對于后者而言，則可以借助模數轉換軟件，從而連接模擬量進行有效的轉換，成為離散數字信息。

保障性住房檔案而言，紙質檔案是其中的主要形式，將其轉化成數字化，具體流程如下：拆卷：需要掃描檔案，將其從庫房拆分整理，然后對照卷內目錄，進行文件排序，插入分頁條碼；元數據著錄：補錄元數據，檢查其內容，還有背景及結構信息，查看其完整性；打印卷內目錄，生成條碼：借助自定義檔案，依據報表打印卷內目錄，然后通過條碼生成功能，從而查詢相對應條目數據，繼而產生條碼文件，再借助條碼打印機予以打印，再將其粘貼到實體檔案，在卷內目錄左上角；檔案批量掃描：將整理過的原始資料，進行批量掃描，然后將其轉換成電子文件；圖像處理及質量校驗：針對需要掃描的文件，予以條碼識別，再借助圖像處理功能，進行圖像修正，設置密級區域；圖像上載：針對當前任務電子文件，進行適當條碼識別，然后將電子文件移至文件服務器；圖像特殊處理：檢查上載之后電子文件，是否正確，元數據是否正確，密級區域是否正確；OCR識別：對于已經掃描原文影像，將其從系統中篩選出來，然后借助OCR識別功能，由此能夠轉化原文影像，使其形成數字文本，假設圖像質量不符合要求，則需要退回重新整理；文字編輯核查：依據檔案實體內容，針對OCR識別文字予以編輯核查；檔案合卷：檔案中抽取分頁條碼，在合卷之后，將上述檔案合理安置，這樣更方便檔案向庫房移交。

4 檔案信息服務模式

保障性住房在發生以下變故時：產權變更、產權糾紛、住房拆遷等情況，這時需要查詢保障性住房檔案。借助信息化手段，能夠實現檔案信息化服務，由此能夠防止實體檔案出現損壞，或是丟失情況，增加工作效率，提升服務質量。依據服務對象具體分為以下形式：政府決策部門、業務受理部門、單位企業公眾。首先，針對政府決策部門，為其提供信息服務，借助數字化保障性住房檔案，能夠對其進行有效信息整理統計，根據編制專題報告，還有編研成果，從而能夠全面了解保障性住房的相關信息，如住房覆蓋率、覆蓋范圍、房屋來源等等，這樣能夠為政府決策部門提供相應的信息，讓保障性住房相關政策更為完善，加快城市規劃步伐，促進住房建設發展；其次，為業務受理部門給予服務信息，針對業務受理部門來說，在具體審批過程中，利用查詢數字檔案信息，能夠準確獲取保障性住房的相關情況，比如產權狀態，加快業務辦理速度，提升工作效率。在具體操作過程中，在業務受理系統中，可以輸入檢索條件，然后按照數據接口，可以有效調閱數字檔案信息；最后，單位企業及公眾，為其提供相應的信息內容。從而便于公眾有效使用檔案，給予人性化的檔案查詢服務，公眾能夠從網絡平臺獲取自己所需信息，完成一系列的檔案查詢使用。除此之外，還可以開展相應的互動欄目，比如網上咨詢、電話咨詢、短信服務等等，這樣能夠方便解答客戶的相關提問，為大眾保障性住房檔案的查詢提供便利。

5 結語

總體來說，保障性住房在城市化進程中的比例不斷遞增，這在某種程度上為城市建設提供保障，但是由于保障性住房檔案在實際管理中由于諸多因素的影響存在限制因素，導致檔案管理困難重重。文章針對當前保障性住房檔案管理存在的弊端采取積極有效的應對措施，以便更好的推進住房檔案管理。本文中重點剖析了保障住房檔案的數字化管理具體實施策略，根據實際情況采取針對性措施，以期獲得最佳的管理效果。

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