淺談新形勢下如何加強醫院會計檔案的管理

王孝廉

摘 要：本文主要探究了醫院會計檔案的特點、加強醫院會計檔案管理的重要性、醫院會計檔案管理存在的問題，并且依據自身多年的工作經驗，提出了新形勢下加強醫院會計檔案管理的措施，主要包括：規范檔案立卷、歸檔、銷毀工作、實現數字化管理、提升管理人員的綜合素質等幾方面的內容，希望對規范醫院會計檔案的管理以及提升會計檔案管理水平有所幫助。

關鍵字：新形勢；醫院；會計檔案；管理

醫院會計檔案管理是財務管理的一項重要內容，并且是醫院經濟活動的信息載體，有著不容忽視的作用，會計檔案管理主要包括：會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類等方面的內容，涉及到的內容比較多，而且管理相對來說也比較復雜，完善的會計檔案管理對醫院的經營管理有著積極的促進作用，而且加強醫院會計檔案管理對提升醫院的管理水平有著重要的作用。

1 醫院會計檔案管理的特點分析

1.1 具有較強的保密性

會計檔案是醫院經濟活動的重要資料，可以客觀的反映出醫院業務的收支結余情況，以及反映醫院的經營管理活動的情況，所以醫院會計檔案管理直接關系到單位的機密，醫院會計檔案管理工作的有效開展，可以有效的保障醫院運行的安全性，其具有較強的保密性，所以這就對財務管理人員以及會計檔案管理人員有了較高的要求，必須要有較高的職業素養，嚴守單位的機密，保證醫院會計檔案管理的保密性。

1.2 具有較強的專業性

醫院會計檔案管理工作涉及到的內容比較多，不僅僅包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、財務報告等方面的內容，而且還包括一些銀行對賬、會計檔案移交、保管、銷毀清冊等內容，從對資料的收集、整理再到裝訂、銷賬，這都需要會計檔案管理人員有較強的專業技能，能夠嚴格按照國家的規章制度，如《會計檔案管理辦法》，開展相應的工作，這樣才能切實的反映出醫院的實際經營管理情況。

2 加強醫院會計檔案管理工作的重要作用

2.1 為醫院的經濟決策提供依據

加強醫院會計檔案管理工作，可以有效的提升醫院整體的管理水平，醫院會計檔案管理工作涉及到的內容、部門比較多，其產生的數據可以為醫院的經濟決策者提供重要的依據，如醫院會計檔案管理可以真實的反映出醫院的經營狀況，包括它的財務收支情況，醫院的經濟決策者可以根據會計檔案提供的相關數據，分析醫院經濟的發展趨勢，從而制定更加明確的醫院經濟管理對策和方法，充分的利用醫院的技術優勢，從激烈的競爭中脫穎而出，更好的為醫療衛生事業做出貢獻。

2.2 有效監督經營管理的行為

隨著我國醫療行業的不斷發展，醫院會計檔案管理工作已經有了較大的提升，完善的管理工作，可以對經營管理者起到監督的作用，會計檔案管理可以隨時為經濟活動的查驗提供依據，防止以權謀私、貪污受賄的事情發生，而且做好會計檔案管理工作，可以有效的保證檔案資料的完整性和有效性，避免其出現遺失或損壞的情況，高效的發揮出會計檔案的重要作用。

3 新形勢下醫院會計檔案管理工作存在的問題

新形勢下，隨著我國醫院行業的不斷發展，其業務工作量與經濟活動都呈現逐漸上漲的趨勢，一定程度上就增加了會計檔案的數量，而且隨著我國會計結算形式的不斷變化，也給會計檔案管理工作也帶來了一定的挑戰，以某大型三級甲等綜合醫院為例，該醫院在4月份的單月原始記賬憑證為213冊，具體的組成結構如表1所示。另外，在這些原始憑證中未含POS小票約1.29萬張，此部分檔案是單獨存放的。通過對這些數據的分析，可以了解到會計檔案管理工作涉及到很多與財務相關的信息，而且對于這些數據的收集、整理、歸檔、存儲等工作都比較繁雜，一些資料好涉及到醫院經營的核心機密，所以這就對會計檔案管理人員有了較高的要求，以筆者多年的工作經驗來看，在醫院會計檔案管理工作還存在以下幾方面的不足：

3.1 電子會計檔案管理工作實施力度不高

在互聯網+、大數據、云計算等先進技術的沖擊下，會計檔案管理工作也進入了網絡化的管理，并且國家也出臺了相關的規定，使得電子檔案在法律上也具有相應的效力，為電子憑證的在線傳遞和線上應用提供了保障和依據。但是，就目前的情況來看，很多的醫院在實施電子會計檔案管理時其力度還不足，通常會將電子會計檔案打印成紙質材料進行歸檔，一方面既浪費了人力、物力，另一方面也違背了環保節能降耗的理念，造成了資源的浪費，而且，由于紙質化管理形式的限制，會計檔案很難實現資源共享化。另外，會計專業軟件系統的安裝光盤、用戶名、密碼、使用手冊等重要的資料分散在不同的人手中，沒有進行統一的管理，使其保密性和安全性受到了嚴重的威脅，不利于維護和查詢工作的順利開展，容易造成資料的泄密、流失。

3.2 會計檔案管理人員綜合素質有待提高

會計檔案管理是一項專業性和保密性較強的工作，這一定程度上就對會計檔案管理人員的綜合素質有了較高的要求，但是，就目前的情況來看，大部分會計檔案管理人員的綜合素質未達到標準的要求，主要表現在以下幾個方面：一是，管理意識薄弱，沒有認識到會計檔案管理工作的重要性，在工作中沒有責任心，不能將真正的管理工作落到實處；二是，工作散漫，會計檔案管理人員在管理過程中，只是對相關的資料進行了收集，但是對其分門別類的整理和歸檔還有很多不足的地方，不能真正的為醫院經濟決策者提供依據保障；三是，專業技能不過關，對于會計檔案管理工作中存在的問題不能及時的發展，而且對于先進技術的掌握程度也存在明顯的不足。

3.3 立卷、歸檔、銷毀不規范

在醫院會計檔案管理過程中，立卷不規范，主要體現在案卷質量不高，在對案卷進行整理過程中，填制不認真、裝訂不仔細的情況時有發生；在對相關資料進行歸檔過程中，也會出現遺漏會計文件的情況，造成會計檔案資料的缺失，使其失去真實、有效性；對于資料的銷毀管理人員也沒有引起高度的重視，在醫院會計檔案庫容量允許的情況下，對于會計檔案資料沒有進行定期的鑒定、銷毀，這不符合檔案規范化管理的相關規定。一方面造成了人員精力和醫院資源的浪費，另一方面為相關資料的查閱增加了難度，使會計檔案不能真正的發揮其應有的效用[1]。

4 新形勢下加強醫院會計檔案管理的措施

4.1 實現會計檔案的數字化管理

要想有效的加強醫院會計檔案管理工作，就要順應時代的發展，利用先進的網絡技術實現其數字化管理。在會計檔案管理過程中，首先，利用計算機的識別技術和處理技術，將傳統的紙質管理模式，轉化成電子信息管理模式，即將紙質原始憑證及相關文檔轉化成數字信息，并將這些資料系統組織成結構有序的信息資源庫；其次，以建立會計檔案的信息數據庫為基礎，建立相關的資源共享平臺，實現會計檔案信息的資源共享，這種先進的網絡化管理，不僅實現了遠程服務，而且還加快了信息查閱和交流的速度，有效的提高了資源利用率；再次，將形成的數字信息在信息資源庫中生成各種目錄、索引和全文等，并且形成形成各種表格、圖像等多媒體信息，通過多元、多檢索點的組配檢索，不僅可以進行會計憑證的檢索，還可以實現原始附件的不同用途的歸集整理使用；最后，為了有效保證會計檔案管理工作的嚴密性和安全性，可以采取權限設置、密碼保護、身份驗證等措施，讓企業的經營管理者、審計人員、管理人員等，可以隨時的對數據進行了解和查閱，為經濟決策提供依據和保障[2]。

4.2 規范檔案立卷、歸檔、銷毀工作

首先，要對會計憑證裝訂盒上的內容進行仔細的填寫，保證其完整性，方便日后的查閱和調用；其次，要在一個會計年度結束后要對會計賬簿進行封賬處理，在填寫目錄、賬簿使用登記表時要按照賬頁編號順序進行，并且在填寫完成后要與會計賬簿一起裝訂；最后，會計報表在年終必須逐頁編號，然后分別填寫會計檔案卷內目錄和會計備考表。醫院的會計檔案管理部門要根據歸檔范圍對相關的資料進行定期的收集、裝訂、立卷，并且要在對于保管期滿的資料進行及時的銷毀，銷毀之前要對其進行仔細的鑒定，尤其是對其原始票據有高度的關注，這是填寫會計憑證的重要依據，一旦丟失或銷毀就會無法挽回，而且其相應的會計檔案也會失去法律效力。

4.3 提升會計檔案管理人員的綜合素質

對于醫院會計檔案管理人員來說，不僅不僅要有較強的專業技能，如會計技能、檔案管理技能等，而且還要有較強的職業素養，能保證會計檔案管理的嚴密性和安全性，這樣才能充分的利用會計檔案資源，發揮其應有的效用，要想增強管理人員的綜合素質可以從以下兩個方面入手：

4.3.1加強人員的業務理論知識學習

醫院會計檔案的管理具有較強的專業性，所以其管理人員也要有豐富的業務理論知識作為支持和保證，對于管理人員的業務理論知識的學習，可以采取考核制度的方式進行，對其進行定期的考核，考試合格者才能上崗工作，督促其不斷增強自身的能力，這樣在其接收到錯誤的會計檔案時，才能及時發現，并且依據會計檔案的入庫標準進行業務指導，督促財務人員按要求進行整改。而且，還要定期的對其進行職業素養的教育，如開展講座、工作總結會議等，對違法亂紀、收受賄賂的人員進行嚴肅的處理，使其他人認識到醫院會計檔案管理的重要性，增強管理人員的責任心，可以將管理工作真正的落到實處。

4.3.2加強人員的業務實踐訓練

要增強醫院會計檔案管理人員的隊伍建設，招聘全能型的人才，對現有人員以及新晉人員的培訓工作要引起高度的重視，現階段，大數據、物聯網等不斷的提出，醫院的發展也要緊隨時代的步伐，在其會計檔案管理過程中，不斷引進先進的技術，并且組織管理人員的學習和培訓，使其可以盡快掌握，并且真正的發揮效用。培訓形式可以采取技術交流會、多媒體教學、外派學習等，其內容主要包括會計檔案計算機操作管理知識、會計檔案管理軟件的應用等，如會計檔案目錄的輸入、調檔等，使管理人員不斷適應醫院發展的需求。

5 結束語

綜上所述，醫院會計檔案管理工作雖然還有很多不足的地方，但是，只要我們根據會計檔案管理工作專業性、保密性的特點，以及現存的問題，進行有針對性的改善，不斷增強管理人員的綜合素質，加強復合型人才隊伍的建設，完善醫院會計檔案管理手段，規范管理工作，那么就可以有效的提升的管理水平，為其健康長效的發展提供有利的保障。

參考文獻

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