淺談干部人事檔案材料收集歸檔工作

文/福建省晉江市人力資源和社會保障局（市政府干部檔案管理中心） 吳秋燕

淺談干部人事檔案材料收集歸檔工作

文/福建省晉江市人力資源和社會保障局（市政府干部檔案管理中心） 吳秋燕

要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。但是，在實際工作中，收集歸檔工作仍存在一些問題，本文圍繞著如何完善收集歸檔工作提出了一些對策建議。

收集；歸檔；問題；對策

干部人事檔案材料的收集歸檔工作是干部檔案工作的起點和重要環節, 要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。但是，在實際工作中，收集歸檔工作仍存在一些問題，需要不斷加以改進，提高收集歸檔質量，促進干部檔案工作良性循環。

一、干部人事檔案材料收集歸檔工作的意義

干部人事檔案材料的收集歸檔工作是干部檔案工作的起點和重要環節, 收集歸檔工作是否規范，關系到能否為組織人事部門公道正派地選人用人提供真實、全面的檔案信息，能否為維護干部的合法權益提供依據。因此，要做好干部檔案工作,確保干部檔案工作的質量，首先要做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。

二、干部人事檔案材料收集歸檔工作存在的問題

（一）收集歸檔工作制度不健全，執行不到位。盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集、歸檔規定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上墻，沒有結合工作實際制定健全的收集歸檔制度，執行也不夠到位。

（二）材料手續不完備。在收集歸檔工作中，檔案管理部門經常會接收到一些手續不完備的材料。比如，干部履歷表沒有貼照片、沒有本人簽字確認、沒有加蓋公章；考察材料沒有加蓋印章；干部任免審批表沒有注明任免文號；學歷學位證書復制件沒有注明經辦人和復制日期，等等。這些手續不完備的材料，需要補辦相關手續或者退回重新制作。

（三）材料不齊全。干部人事檔案專項審核中，發現缺少的材料主要包括：干部履歷表、年度考核登記表、干部任職（任免）審批表、調動審批表、用編審批表、職稱材料、黨員材料、獎勵材料，等等。造成材料不齊全的主要原因：一是材料形成部門沒有按照規定的程序制作相關材料。比如，在辦理干部新錄用、調動、提拔時，會形成用編表、錄用表、調動表、任免表等材料。但是，在實際工作中，卻沒有形成這些材料，造成干部人事檔案材料不齊全，不能完整地反映這些干部的相關經歷。二是材料形成部門沒有及時移交歸檔。倘若材料的保管地點更換，經辦人員更替的話，有些時間久遠的材料一旦遺失，很難補辦。比如，有些干部是黨員身份，其黨員材料一直長期存放在基層黨委，沒有及時移交給干部檔案管理部門。三是收集歸檔范圍不明確。比如，對印有“此件存入本人檔案”字樣的材料，沒有經過鑒別即歸檔；有些專業技術人員不知道《專業技術職務任職資格評審表》要歸檔，一直自己保管著，時間久了，很可能會丟失；有些干部屬于民主黨派，但是，其加入民主黨派的登記表卻沒有歸檔。

（四）其他情況。收集的材料不符合歸檔要求，比如，材料對象不明確、字跡模糊不清晰、填寫不規范（用圓珠筆、紅色水筆書寫）、材料有涂改未蓋校對章，材料形成部門沒有按照規定制作干部人事檔案材料，等等；歸檔時沒有經過嚴格的鑒別，原本應該退回重新制作的材料卻被裝進檔案里；干部人事檔案沒有及時轉遞給干部檔案管理部門，以致材料找不到“主人”，留下后遺癥（歸不進去的材料被擱置著，快則半年，有時可能過了一兩年，檔案才轉入，如果沒有再對那些先前擱置的材料進行“二次歸檔”，很可能導致材料漏歸檔，影響到檔案的完整性）。

三、如何做好干部人事檔案材料收集歸檔工作

（一）建立健全收集歸檔制度。按照中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求，并結合工作實際，建立健全收集歸檔制度。一是要根據《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集歸檔范圍。材料上印有“此件存入本人檔案”的字樣，不是收集歸檔的依據。材料是否收集歸檔，不是由形成材料的部門決定，而是要看材料是否符合中央組織部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》和《干部檔案整理工作細則》的要求。二是要明確移交和歸檔時限。干部人事檔案材料形成部門，在材料形成之日起一個月內按要求送交干部檔案管理部門歸檔并履行移交手續。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內放入本人檔案，一年內整理歸檔。三是組織人事部門要將新招收、調動人員的檔案及時轉遞給干部檔案管理部門，使人檔流動能同步。避免這些人員入職后新形成的工資表、職稱材料、黨員材料等零星材料已移交給干部檔案管理部門，而個人檔案卻遲遲未移交，以致材料無法歸檔，造成這些人員的檔案不完整。四是做好收集歸檔的登記工作。收入材料、退回材料、在日常的整理和利用工作中發現有缺漏的材料都要進行登記。

（二）建立收集網絡，完善聯絡員制度。在干部人事檔案材料形成部門設檔案材料收集聯絡員，明確聯絡員工作職責，形成以專職干部檔案管理人員為骨干，各聯絡員為依托的收集網絡。在日常的整理和利用工作中，干部檔案管理人員要注意查缺補漏，設立登記簿，及時做好缺漏材料記錄，擬定收集計劃，并反饋給聯絡員，讓他們及時反饋收集情況，充分發揮收集網絡的作用。

（三）嚴把干部人事檔案材料收集歸檔質量關。為確保干部人事檔案材料收集歸檔質量，關鍵是要做好審核工作。一是材料形成部門、組織人事部門對材料的來源、真偽進行把關，確保歸檔材料的真實有效。二是干部檔案管理人員對歸檔材料要嚴格審核，重點審核材料是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備。

（四）建立考核約束機制和責任追究制度。制定與干部人事檔案材料收集歸檔工作相關的考核辦法，同單位績效考評及個人獎懲掛鉤。一是把干部人事檔案材料歸檔情況作為考核指標，納入單位績效考評，重點考核干部人事檔案材料是否真實有效，是否符合歸檔要求，并與單位年終績效考評掛鉤。二是把干部人事檔案材料收集歸檔情況同檔案聯絡員的獎懲掛鉤。干部檔案管理部門每季度將聯絡員履行職責情況反饋給所在單位，同單位的評先評優、獎懲晉級掛鉤，充分調動聯絡員收集干部人事檔案材料的積極性。三是把干部個人提供檔案信息的真實性作為干部提拔和評先評優的考核項目。同時，還要建立責任追究制度，約束相關單位及個人的行為。對涂改、偽造、抽取、撤換和銷毀干部人事檔案材料的直接責任人員和負有主要責任的領導依法進行處理，嚴肅干部人事檔案材料收集歸檔工作紀律，確保干部人事檔案材料收集歸檔工作質量。

（五）強化干部檔案工作隊伍建設。一是要強化責任意識，干部檔案管理人員要具有強烈的崗位責任感和愛崗敬業的奉獻精神，要積極創新工作方法，變被動為主動，加大干部檔案材料收集歸檔力度，確保收集歸檔工作質量，不斷充實完善干部檔案內容。二是要加強對干部檔案管理人員的業務技能培訓，提高實際操作水平，并鼓勵其參加檔案系統的培訓，促使干部檔案管理人員不斷更新知識，提高專業水平和職業能力，提升干部檔案工作水平。

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