辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究

李峰

[摘 要]隨著科技的發展和社會的進步，辦公環境自動化越來越被廣泛普及，醫院檔案管理也在辦公自動化的大環境下得到發展。如何利用辦公自動化環境使醫院檔案管理得到更好的發展，是當前各大醫院普遍面臨的一個問題。文章結合當前實際，綜合分析辦公自動化環境下醫院檔案管理的重要意義，以及當前醫院檔案管理的發展現狀，深入探討在辦公自動化的發展環境下，如何更好地發展醫院檔案管理。

[關鍵詞]辦公自動化；醫院；檔案管理研究

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.03.145

醫院檔案管理作為醫院日常運行的重點工作之一，對維系醫院工作的有序性具有關鍵意義。醫院檔案的管理好壞直接影響著醫院自身的發展，在一定程度上推動著醫院醫療水平的進步。隨著科技的進步和衛生醫療體制的改革與發展，自動化的辦公環境越來越被廣大人民群眾所青睞，醫院檔案管理在自動化辦公環境的發展之下，逐漸擺脫了傳統形勢下檔案管理模式，越來越趨于現代化。應用辦公自動化技術進行的醫院檔案管理，在提高工作效率的同時，也給傳統的醫院檔案管理工作帶來了不小的沖擊力。醫院只有順應時代的發展，在辦公自動化的發展趨勢下，不斷轉變自身的檔案管理模式，以促進醫院檔案管理得以更好地發展。

1 辦公自動化的內涵及其意義

1.1 辦公自動化的基本內涵

通過對計算機技術和現代化技術設備的有效利用，從而加快信息的流動，使信息能夠完成自動發送、傳輸、接收和存儲，進而增強信息的真實性和可靠性。辦公自動化在改變手工歸檔管理方式的同時，不僅提高了醫院檔案管理的工作效率，而且提高了醫院檔案管理信息的可靠性與完整性。因此，辦公自動化在醫院檔案管理中的作用不可小覷。

1.2 辦公自動化的意義

辦公自動化技術首先在提高了醫院檔案管理工作效率的同時，打破了傳統的醫院手工歸檔的檔案管理工作，使醫院檔案管理工作更加合理化，檢索功能也更加方便、快捷。[1]其次辦公自動化的醫院檔案管理是以計算機操作為基礎的，因此，醫院檔案管理人員在檔案管理工作上將面臨著不小的挑戰，自動化的醫院檔案管理辦公要求醫院檔案管理人員能夠熟練地應用自動化的辦公設備，在不斷學習新技術的同時提高業務操作水平。

辦公自動化促進了醫院檔案存儲管理的多樣性，傳統的醫院檔案管理采用手工歸檔的方式，檔案存儲的載體大多為紙質版，傳統的檔案歸檔方式不利于檔案完整保存。辦公自動化下的醫院檔案存儲的載體由單一的紙質版向更多方面過渡，例如，出現電子、聲音、音像等多種方式的存儲載體，新型載體的出現方便了醫院檔案管理的讀取，也使醫院的檔案得以更好地保存。

此外，辦公自動化在促進醫院檔案信息的分門別類上具有關鍵意義，傳統的醫院檔案分檔方式使各個科室的檔案分散管理，查找起來相對困難。辦公自動化的檔案管理方式使醫院檔案管理更加科學化、系統化，不僅極大地方便了檔案的查找與歸檔，而且有利于各個科室間的檔案資源共享，使調閱檔案信息擺脫了空間上的限制，同時也使得檔案的存儲、歸檔、審批和查閱更具有規范性。[2]

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理的發展現狀

2.1 檔案管理的保密性相對較低

網絡作為一把雙刃劍，信息技術在方便人們學習生活的同時，也帶來了一定的安全隱患。在電腦黑客飛速發展的今天，存儲文件的防盜性與保密性越來越受到挑戰，電子文件相比較于傳統的紙質版文件更容易被修改，電子病歷不僅涉及患者的隱私，而且包含醫院對于患者的診療記錄，因此，對電子病歷進行充分的保密是至關重要的。

2.2 檔案管理人員的專業技術水平有待加強

辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作與傳統的手工檔案歸檔工作存在不同，現代化的醫院檔案管理工作要求檔案管理人員不能停留在紙質版的檔案管理模式之下，傳統的檔案管理人員因為缺乏對現代化檔案管理專業知識的基礎性培訓，因此很難適應現代化的檔案管理模式。[3]辦公自動化環境下的醫院檔案管理，要求檔案管理人員在不斷提高自身檔案管理專業素養的同時，能夠緊追潮流，不斷加強對計算機和檔案管理的學習，不斷提高自身的專業水平。

2.3 辦公自動化檔案管理系統性不夠完善

大多數醫院的辦公自動化檔案管理系統發展不夠健全，許多辦公自動化檔案管理系統還存在或多或少的問題，醫院對辦公自動化檔案管理系統軟件制作的投入較少，對軟件制作的不夠重視，因此直接導致軟件開發商設計出的軟件質量不高，脫離實際且導致軟件的實際運行存在著問題。[4]

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理的發展策略

3.1 加強醫院檔案管理的安全化

辦公自動化的不斷推進加深了醫院檔案管理的存儲風險，因此，醫院必須提高對檔案管理的安全力度。維護網絡的安全以保證醫院檔案不會被惡意泄露，通過對網絡進行防火墻、數據加密、數據恢復等技術的操作，從而保護網絡系統中的各個部分不會被遭到破壞。醫院患者病例檔案關乎患者的治療進程，對患者的診治及康復治療具有重要意義。因此，醫院在開展自動化辦公的過程中，應加強對檔案管理安全信息的保護力度，對辦公自動化軟件應建立起安全的保護措施，以保證辦公自動化環境下醫院檔案管理的順利進行。

3.2 制定出科學的檔案管理標準

檔案管理的標準直接影響著醫院檔案管理的有效開展，醫院檔案管理工作主要通過對檔案信息的收集、整理、編目、保管、統計、檢索和利用等。因此，檔案制定的標準必須具有科學性，以確保檔案的管理更符合醫院工作的進程，醫院檔案管理人員應該對檔案進行認真篩選，科學地進行分類歸檔，從而確保檔案信息資源得以留存下來。

3.3 加強對檔案管理人員的培訓

辦公自動化環境下醫院的檔案管理工作，要求醫院檔案管理工作人員能夠順應當前醫療衛生改革的發展狀況，在醫院檔案管理工作逐漸復雜化的今天，能夠順應當前形勢的發展，通過對檔案管理等專業基礎知識的技能培訓，不斷提升自身的檔案管理工作水平。醫院也應該為檔案管理工作者技能培訓的開展提供便利，例如，開展醫院之間檔案管理的研究和定期組織檔案管理人員的經驗交流，都能夠有效促進檔案管理人員的專業管理水平。

3.4 對醫院檔案進行合理利用

醫院檔案管理的發展離不開對檔案資源的開發利用，將檔案信息與病患服務有效結合，從而使檔案管理信息在醫療診治中發揮出更大的作用。通過對檔案資源的有效利用，分析醫療信息等方面對檔案資源進行整合，使醫院的檔案管理能夠更好地服務于廣大病患，充分對檔案資源進行有效利用，為醫院領領導和醫生在不斷提高臨床經驗、科研、管理等方面提供相關的信息。因此，醫院檔案管理應當對檔案資源加以充分的利用，不斷提高檔案管理水平。

4 結 論

辦公自動化環境下的醫院檔案管理不但能夠加強檔案管理的規范力度，而且對于合理利用醫療資源有著重要的意義。在辦公自動化環境下的醫院檔案管理的發展既面臨著機遇也充滿了挑戰，因此，只有醫院檔案管理工作不斷地與辦公自動化技術相結合，在不斷提高醫院檔案管理水平的基礎上提高檔案管理的工作效率。通過不斷對自動化辦公加以完善，在使醫院意識到自動化辦公的重要性，從而對自動化辦公加以有效地利用。

參考文獻：

[1] 薛理花.基于辦公自動化環境的醫院檔案管理探析 [J].商，2015（25）： 36，79.

[2] 梁惠志.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性 [J].辦公室業務，2014（23）：190.

[3] 吳冬冬，宋洪偉.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性研究 [J].中國衛生產業，2017，14（7）：95-96.

[4] 金燕玲.醫院病案檔案的自動化管理體會 [J].大家健康：中旬版，2015（3）：254-255.endprint