如何加強衛生監督檔案管理工作的意見

趙朝紅

摘 要：在我國衛生監督體制改革不斷深化的前提下，必須充分重視衛生監督檔案管理工作，為相關執法的工作提供完整的資料，規范衛生監督機構的各項業務，促進衛生監督工作的順利進行。本文通過分析衛生監督檔案管理工作中存在的問題，提出具有針對性的措施，為實際工作提供一定的借鑒與參考。

關鍵詞：衛生監督；檔案管理；問題分析；解決措施

1 衛生監督檔案的基本概述

衛生監督檔案指的是國家衛生監督機構在日常工作過程中形成相關的檔案資料，通過對資料的搜集、整理、歸檔、保管，對后續工作形成必要的借鑒與參考。與其他類型的檔案相比，衛生監督檔案具有很廣的范圍，而且時間周期長，所以在實際的保管和存檔過程中比較復雜。

在衛生監督工作中，衛生監督檔案管理工作具有非常重要的地位和作用。第一，在衛生監督管理活動中，衛生監督檔案是最基礎的數據記錄，對其他監督工作的順利開展奠定了基礎，使衛生監督人的合法權益得到最大程度的保障，保證衛生監督工作的公平、公正、公開；第二，衛生監督檔案管理工作效率的提高很大程度上是由衛生監督工作的質量決定的，對其他監督工作的有序開展起著重要的推動作用；第三，對衛生監督人員進行考核的時候，衛生監督檔案的原始數據是重要的參考指標，在很大程度上代表了對衛生監督人員的素質與工作效果。

2 當前我國衛生監督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛生監督檔案管理人員素質不高

當前，我國衛生監督檔案管理人員素質普遍不高，很多檔案管理人員缺乏專業知識，道德素質差，不具備強烈的責任心，對檔案管理工作不重視，并且有很多監督所聘請兼職人員，導致在檔案管理工作中出現很多現實問題，崗位設置的不嚴謹、人員的冗雜、保存方式的落后、管理制度的不健全等各種各樣的問題使檔案管理人員對檔案管理工作缺乏科學的認知。檔案管理人員工作態度消極，收集和整理資料時不嚴謹，不能認識到資料的真正價值，管理過程中存在很大的漏洞，一系列不良現象在實際工作中表現的非常明顯。除此以外，有些檔案是電子檔案，一些檔案管理人員由于管理觀念落后，不能及時學習新知識，對技術的使用不熟練，對電子文檔進行保存時，很容易出現丟失的情況，最終導致檔案管理工作效率受到嚴重影響。

2.2 已完檔資料的管理不嚴謹

衛生監督檔案管理，包括監督過程中的一系列內容和材料，涉及的環節很多，資料的整理是一項非常重大的工程，整個過程呈現出材料多、信息雜亂、延續時間長、連貫性弱等特點，對檔案管理人員的耐心程度提出了較高的要求。在信息化不斷發展的現代社會，從環節的開始到結束，會儲存大量的文件，包括電子文檔、圖片、音頻、視頻等，以各種各樣的形式出現。完檔資料的保管對于之后的正常運用起著最基礎的作用，但是有些管理人員在工作過程中由于自身的疏忽或者專業技術的不到位，往往對資料的保管出現不嚴謹的現象，出現問題時相互推諉，不同的材料分散在不同的人員手中，在歸檔的時候非常雜亂而且不完整，削弱資料的實際價值。

2.3 衛生監督檔案材料系統化程度不高

種類多、范圍廣、周期長是衛生監督檔案的基本特點，工作起來特別復雜，因此，對資料的保存和歸檔存在很大的困難。從檔案計劃制定到最后的完成歸檔，中間需要經過很多環節，需要在很多步驟下進行，由于人員的人散以及機構設置的不合理，在檔案材料歸檔的時候，往往出現系統化較低的情況。具體表現如下：由于工作人員的疏忽或者工作的不到位，檔案資料無法在規定時間按時形成，歸檔的速度和質量也隨之受到很大的影響，導致材料非常分散，在需要的時候無法在第一時間進行調取。另外，由于單位人員的流動性較大，會出現崗位頻繁交接或者交接工作不到位的現象，在很大程度上破壞了檔案管理工作的連貫性，影響了衛生監督執法的規范化建設。

2.4 衛生監督檔案管理制度不健全

在衛生監督檔案資料整理、歸檔和保存的過程中，前期工作的不嚴謹往往導致后期檔案工作的不完整性，影響衛生監督工作的質量。有些人員在查找相關資料和檔案的時候，不能及時有效的查閱出相關信息，或者在查閱的過程中不按照規定，運用錯誤的方法，對資料造成破壞，影響資料后期的正常使用。另外，有些人員在借閱檔案資料時，不按照規定流程進行登記，缺乏時間觀念， 未在規定時間將資料返還，甚至有些人將資料丟失，這些現象在很大程度上嚴重影響了資料的完整性。因此，在進行檔案監督管理時，要針對實際存在的問題，不斷完善監督管理制度，促進衛生監督檔案管理工作的順利進行。

3 加強衛生監督檔案管理工作的措施

3.1 提高衛生監督檔案管理人員的素質

檔案管理人員的素質對檔案管理水平具有非常重要的影響，因此，必須將檔案管理人員的素質培養放在一個突出位置。具體來說，可以從以下幾個方面入手：第一，衛生監督檔案管理人員在日常工作中，必須以國家法律法規為依據，樹立踏實敬業、實事求是、全心全意為人民服務的思想，使檔案管理人員的政治素養得到提高。第二，建立科學的培養機制，對衛生監督檔案管理工作人員進行培養，一方面，安排專業人士，提高檔案管理人員的業務技能，使衛生監督檔案管理人員的專業素質得到最大程度的提高，在工作中能夠及時解決存在的問題；另一方面，通過繼續教育，使各單位檔案管理人員的業務知識得到完美的銜接，相關知識可以不斷更新和強化，在檔案管理工作中具備充實的文化基礎。

3.2 對衛生監督檔案的內容進行規范

檔案收集工作是檔案管理中的一項重要內容，在檔案管理工作中起著基礎性作用。收集與整理工作需要耗費大量的時間，在專業方法的指導下，最終形成檔案，對后續的編輯、統計、歸檔等工作提供一定的參考價值。檔案質量的關鍵指標是檔案的收集與填寫，所以在實際工作中必須借助科學的方法對檔案進行整理、歸檔和分類，保障檔案內容的真實性與完整性。依法行政、行政處罰、年度監督監測、預防性衛生監督和專題調查著五種方式是衛生監督檔案中的主要內容，在衛生監督改革的背景下，檔案的種類也會出現一定的變化與增長，相關部門必須對資料進行合理的整理與歸類，才能實現對檔案的有效管理，加快衛生監督檔案規范化建設步伐。

3.3 提高衛生監督檔案材料系統化程度

在衛生監督檔案管理工作中，隨著時間的發展，檔案管理方法明顯落后，與實際工作不相符，需要作出一定的調整。為此，需要投入一定的資金，使衛生監督檔案管理工作中的軟硬件設施能夠進一步完善，通過軟件和硬件的相互結合，及時形成檔案資料，為實際工作提供堅實的基礎。同時，應對衛生監督檔案的整理和歸檔工作進行一定的強化，防止檔案資料的分散，將資料按照一定的方式進行整理和歸檔，保證資料的正確性與完整性。另外，單位領導需要對檔案管理工作進行必要的指導和重視，領導部門需要充分發揮自身的帶頭作用，設置相應的崗位，使各個部門、各部門人員能夠明確自身的職責，通過完善的獎懲制度，充分調動人員的工作積極性，使檔案管理工作能夠在單位中釋放出最大的活力。同時，要監督檔案人員的工作，采取相應的措施，不定期對業務成果進行抽查。

3.4 優化衛生監督檔案管理機制

為保障衛生監督管理部門的工作能夠落到實處，需要建立健全相關的規章制度，做好檔案的收集、整理、分類、保密等工作，使檔案管理制度朝著規范化、科學化、合理化方向發展，在實際工作中能夠有嚴格的標準，使衛生監督檔案管理工作能夠順利進行。重視檔案管理工作的每個過程和環節，認真審核每個細節，及時發現存在的問題，經過相關負責人簽字確認后，才能按照規定嚴格實施，從而使檔案管理工作中的漏洞降到最低，保證檔案管理工作在高效率的情況下達到最好的質量。另外，重視重大項目的檔案資料，保證資料的嚴密性、精確性、完整性，使檔案管理工作發揮出越來越重要的作用，從而增強整個單位工作的機密性。

4 結語

在衛生監督機構的日常工作中，衛生監督檔案資料占據著非常重要的位置，能夠促進相關執法部門的工作效率，提升衛生監督的管理水平。相關部門和人員必須高度重視衛生監督管理工作，提高衛生監督檔案管理人員的素質，對衛生監督檔案的內容進行規范，提高衛生監督檔案材料系統化程度，優化衛生監督檔案管理機制，通過一系列有效方式，充分發揮為甚監督資料的作用，促進我國衛生事業的健康良性發展。

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