論檔案工作在財務管理中的重要性

浦冬青

【摘 要】檔案工作在財務管理中占據重要地位，也是提升財務管理水平的重要途徑?；诖?，文章從檔案工作在財務管理中的重要性入手，探析提升財務檔案管理工作水平的措施，旨在提升高職院校的財務管理水平，降低高職院校的運營成本。

【關鍵詞】檔案工作；財務管理；重要性；提升措施

無論是從財務管理工作的性質，還是從財務管理工作對學校發展的作用來講，加強財務檔案管理，提高財務管理水平都是目前經濟社會發展的內在要求。學校的發展離不開基礎資金的支持，資金流通的各項數據和會計資料等都反映著學校發展的進程。如何做好財務檔案管理及財務管理工作，這需要學校從財務管理工作的基本內容入手，加強落實措施，提高監督水平，切實保障財務管理工作的開展。

一、財務檔案管理的內容

財務檔案是一種在財務核算活動中形成的具有一定保存價值的會計記錄，各種財務記錄都是經濟活動的生動記錄和客觀寫照。對財務檔案的重視程度，也反映了有關單位經濟秩序是否正常和合法。會計檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。財務檔案管理的內容主要包括：一，資金流通中的各種憑證，如會計匯總憑證、記賬憑證等；二，學校的會計賬目，如資金的流通狀況、內部固定資產賬目等；三，學校電算化檔案，如移動硬盤、U盤等；四，財務數據庫維護的記錄情況。

二、檔案工作在財務管理中的重要性

（一）提升財務管理精確度 規范學校經濟發展

檔案工作能夠全面提升財務管理的精確度和科學性，這種情況下，學校的各項經濟活動開展也有了具體的資金投入比值分配，同時，各社會組織對學校資金支出和使用的關注度和監督力度也在一定程度上對學校的資金使用起到約束作用。

（二）提升財務管理的合理性 降低學校運營成本

全面、完整、有序的財務檔案，不但可以幫助財務人員反省、檢查以往的財務工作，為今后的財務工作提供一定的參考；同時也有助于管理層更好地了解學校的經濟運營狀況，以便合理規劃和安排資金的使用，最大限度降低運營成本，為學校謀求更大的發展空間?？梢哉f，財務檔案是學校財務管理工作的重要組成部分，也是評價財務管理水平的基本內容。

（三）提升財務管理的有效性 解決經濟糾紛

學校內部財務檔案管理工作的落實能夠為財務管理工作提供數據支持，進而提升財務管理的有效性，為其經濟糾紛的解決提供資料依據。財務檔案內包括有學校與其他企業之間各項經濟往來的賬目情況，完整的數據和報表能夠為學校解決經濟糾紛提供良好的支持，降低因資料不完善帶來的糾紛解決困難，提高其工作的效率。

（四）保障財務管理的規范性 落實國家相關經濟政策

財務檔案工作的落實規范財務管理行為，為經濟政策的制定和落實提供基礎數據參考。各學校的內部財務檔案都是反映學校的發展歷程和基本經濟情況，國家能夠在其財務檔案中了解到學校的發展趨勢，并在此基礎上制定出符合大多數學校發展的經濟政策，推動規范性市場的建立。

（五）提升財務管理的靈活性 及時應對市場變化

財務檔案能夠為財務管理人員提供數據支持，幫助財務管理人員分析市場形勢，進而幫助學校更好的面對市場變化。財務檔案可以為學校提供較好的經驗指導，同時，其較為完善的經濟活動和業務往來的記錄為學校的社會關系建立提供了保障。

三、做好財務檔案管理工作的措施

（一）確保學校形成對財務檔案管理工作的正確認識

1.學校需要組織單位領導針對財務檔案的價值展開探討，在探討中確立檔案的再利用和其利用方向，讓領導認識到財務檔案對學校發展所能起到的重要作用。領導層也需要對財務檔案部門進行專門的價值認識教育，從部門領導者出發，加強其對財務檔案的重視。

2.學校需要對財務管理部門的工作給予大力支持，讓其他各部門配合開展財務管理工作，加強部門之間的合作和聯系，提高財務管理工作的科學性，提高其工作效率。

（二）提高財務檔案管理人員素質

學校應以提升學校建設項目財務檔案管理為抓手，促進系統內檔案員業務素養和業務技能的提升，采取以考促學、找差找茬、培訓提問、現場解讀、觀摩學習等形式和方式提升財務檔案管理質量。學?？梢酝ㄟ^PPT課件形式，為檔案人員培訓了《財務檔案整理規范等九項檔案業務規范》等財務檔案管理制度，對重點細則和要求進行解說，使參培人員快捷、有效地規范掌握財務檔案管理新內涵。解讀后，參培人員舉行財務檔案知識書面競賽活動，夯實參培人員的知識基礎。

（三）加強信息化管理

隨著科學技術應用的大眾化，學校也需要加強新技術在財務檔案管理中的應用，完善會計電算化系統，加強對財務管理工作的數據庫系統構建，定期進行系統升級和技術更新，以科學技術為依托，提高其財務管理工作的效率。加強庫房建設也是確保財務檔案管理的有效性的關鍵，學校需要考慮到財務檔案存檔所需要的基本條件，建設其能夠支持不同類型檔案存儲的庫房，進行紙質財務檔案時，需要管理人員加強對庫房干燥度和通風工作的重視，而移動硬盤等技術型數據存儲設備要求學校加強對其的技術管理。另外，學校還已經應該從用戶角度出發，了解用戶需求，針對學校對于財務檔案管理的不同需求而提供專業的服務與技術支持，建立財務檔案信息化管理系統，如圖1所示，幫助學生實現標準化、專業化的檔案管理，為學校解決統一管理難、集中存儲難、相互借閱難、檔案安全性差等難題。

（四）建立專門的財務檔案保管庫房

財務檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，沒有條件的也應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。加強財務檔案管理的硬件建設，庫房建設要做到防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光等“七防”。制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，保證財務檔案的安全，同時保證財務檔案的安全存放，防止財務檔案潮濕、污損，做到檔案資料清晰完整。

（五）設置專門的財務檔案管理機構

有了穩定的財務檔案管理人員，就應該設置相應的財務檔案管理機構，推行目標管理責任制，要將財務檔案管理納入該部門工作人員的年度目標考核，將財務檔案建設作為評比的必備條件，通過獎優罰劣，來調動財務檔案管理人員做好高校財務檔案管理工作的積極性。

總而言之，檔案工作在財務管理工作中占據重要地位，其能夠為財務管理工作的順利進行提供保障。因此，財務管理人員應做好檔案管理工作，不斷提升自身素質，建立檔案管理體系，同時應用現代化技術，進行信息化管理，全面提升財務檔案管理水平，促使檔案工作充分發揮作用，為財務管理提供基礎與保障。

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