醫院辦公室檔案管理工作的優化建設思路探索

李小玲

摘 要：信息化時代的迅速發展帶動了許多行業的發展，在醫療衛生行業也是如此隨之進入現代化發展階段，醫院辦公室檔案管理是醫院管理工作的一個重要環節。雖然依據發達的現代技術可以把醫院檔案管理積極進行升級創新，但是畢竟檔案管理方式的更新速度趕不上信息化發展速度，這使得在辦公室檔案管理融入現代化過程中，由于受醫院傳統檔案管理方式影響，會出現很多難以及時改正的問題，這需要我們充分了解這些問題，在今后改革中積極改變創新優化。

關鍵詞：醫院 辦公室檔案管理 問題 優化

一、現階段醫院檔案管理存在的問題

（一）不健全的管理體制。管理體制是任何單位企業必備的，尤其是對于檔案保存要求極其嚴格的單位來講檔案管理體制可以說是核心體制?，F階段大部分醫院都融入了信息技術，辦公室檔案管理也實現了電子化檔案管理，但是沒有科學合理的檔案管理體制，使得辦公室檔案管理變得并不規范?，F階段我國醫院的辦公室檔案管理在管理制度上存在著與社會發展不協調問題，管理制度的不健全，使得在檔案的基本管理上出現混亂。醫院的辦公室檔案管理一般是按照科室進行劃分管理的，不健全的管理體制會造成各科室之間工作分工以及交接不協調，使得檔案管理無法按照正常的管理秩序進行，根本發揮不出應有的基本作用。（二）專業管理人員缺乏?，F階段的檔案管理還沒有完全達到信息化和人工智能化管理水平，仍然需要專業的專業人員進行管理，醫院檔案在進行專業管理的過程中，很多人員不是專業檔案管理人員，僅僅是對檔案進行兼職性管理，而檔案管理人員的水平決定了檔案管理的質量。對于現階段大部分醫院檔案管理依然是老員工兼職管理檔案，但是這就存在老員工學習能力差、新技術接受性低，嚴重阻礙了檔案管理工作的效率與創新。兼職管理人員相對專業管理人員而言缺乏相關的職業技能和檔案管理工作經歷以及對檔案管理的專業性，使得檔案管理在整體水平上就會出現誤差，使得醫院檔案管理進入一種不規范性管理狀態。（三）缺乏檔案管理投入。醫院傳統的辦公室檔案管理都是分散型管理，由醫院各科室自主管理辦公室檔案，醫院的檔案管理工作缺乏規范性，管理人員的專業精神較差，再加上院方以及政府部門較少的資金投入，使得辦公室檔案管理水平一直處于落后狀態，現代化水平很低?，F在很多的醫院為了提高醫療水平只是在單方面的重視醫療設備的更新，完全忽視了醫院辦公室檔案的管理，使得醫院對檔案管理的軟件設備水平十分落后，完全與硬件設備不相匹配，無法適應現代醫改工作的新趨勢。（四）檔案管理的不規范性。檔案管理工作是醫院工作的重要組成部分，傳統的辦公室檔案管理方法陳舊，使得檔案管理工作嚴重被忽視，形成檔案管理者不能根據醫療工作發展的現代化趨勢狀況。檔案的歸檔整理需要科學合理的基本劃分內容規制，然而現在醫院對檔案的管理普遍存在不規范性和隨意性。由于缺乏統一規范的檔案管理標準和管理形勢，使得在醫院檔案的收集、制作、保存方面出現諸多的問題，甚至出現辦公室檔案重復保存和檔案丟失情況。

二、醫院檔案管理優化建設思路

（一）健全檔案管理制度。制度是管理最基本的準繩，醫院辦公室檔案管理制度是完善檔案保管工作的基本保證。根據醫院的具體情況制定相應的策略，設立檔案保管期限制度，對檔案進行規制化管理；成立獎勵機制，充分調動管理人員積極性，保證醫院檔案管理制度可以有序的進行。積極處根據信息化發展背景，成立專業的檔案管理小組，合理劃分工作職責，針對檔案管理中出現的問題就可以及時的探討，及時對借閱檔案進行監督管制，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，讓醫院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規范化管理，保證檔案資料的完整性和連續性。（二）提高管理意識。醫院辦公室檔案管理人員的工作水平決定醫院檔案管理的整體質量。提高醫院檔案管理水平，積極組織檔案管理人員業務培訓，納入人才培養計劃重視培養復合型人才，多方位對檔案管理人員定期進行考核。制定獎懲制度，充分調動工作人員的積極性，激發管理人員工作激情，發揮管理人員主觀能動性，走創新發展路線，提高醫院所有人員對檔案的管理意識，加大院方對檔案管理的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。把醫院檔案管理制度滲透到管理工作的每個環節，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進醫院管理工作發展，提高業務水平。（三）科學合理應用電子檔案。檔案現代化管理就是利用現代技術對以往的、現有的檔案進行科學、合理的管制、利用。加深計算機電子檔案管理，減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，也能很大程度上節約人力、物力、財力，提高檔案管理的工作效率。用現代化電子信息對檔案進行精細化管理模式，將檔案管理工作劃分為若干項目，針對每個項目進行管理，擴大檔案的存儲內容和范圍，節省檔案管理時間，提高管理效率。醫院應根據自身實際情況逐漸發展，循序漸進走向醫院檔案管理的網絡化發展，避免資源浪費。加強檔案工作管理，借用網絡電子信息的傳播交流醫學經驗，促進醫學科研成果與技術的發展，通過醫療衛生檔案綜合研究各種常見病、多發病和疑難病，提高醫學診療技術。（四）提高安全意識，開展定期檢查。醫院要加強對檔案管理工作的檢查力度，做好檔案信息資源把關工作，確保檔案信息符合基本要求，由院檔案管理領導小組定期檢查各部門的文件歸檔情況。針對性開展思想方面的教育工作，讓管理人員加強對檔案管理的重視程度，了解檔案管理工作的重要性，敢于承擔自身的責任。積極做好各項檔案保存事項，做好日常管理工作，在監督管理下推動醫院檔案的管理工作，從觀念上重視起檔案管理工作，并積極推動醫院檔案管理工作的現代化進程。

三、結語

綜上所述，針對醫院辦公室檔案管理中存在的問題，檔案管理現代化是一個必然的趨勢，而在新形勢下，實現醫院檔案管理現代化，密切聯系實際情況、時代發展要求，以全新的姿態、全新的理念，積極探索、創新，不斷彌補檔案管理工作中的不足，提升有關工作人員的專業水平，增加對醫院檔案管理工作的重視度，形成一種至上而下的積極管力局面，完善醫院檔案管理制度，充分利用醫院檔案信息，從而更好地發展。

參考文獻：

[1] 張惠琴，陳春紅.新時期下如何做好公立醫院人事檔案管理工作[J].當代醫學，2012，（16）：28-29.