ERP在中小企業內控管理的應用研究

蔣靚

【摘 要】ERP作為新的管理思想和方法克服了企業傳統內控管理的弊端，為中小企業內控管理帶來了新的解決方案，本文根據中小型企業的內部控制特點，探討了ERP對中小企業內部控制工作的影響，指出中小企業借助ERP系統，提升企業內控管理能力的方法，重點介紹了ERP系統實施前、中、后的重點研究內容，為ERP系統更好地應用于中小企業內部控制提供了借鑒。

【關鍵詞】中小企業；ERP系統；內控管理

一、引言

近年來，隨著國內市場經濟體制的不斷完善，政府對《企業內部控制規范》不斷修訂，我國企業也逐漸提高了對企業內部控制的重視程度。但國內企業行業管理規范不同、企業規模差異及自身管理水平的高低，導致了企業內控能力也參差不齊。其中中小型房地產企業因為規模和能力的限制，內控管理的形勢更加嚴峻。將ERP系統作為一種新的管理思想和手段有效地融入中小企業內控管理中，搭建ERP系統和內控管理制度相輔相成的內控管理體系，降低企業管理成本和經營風險，提高內控管理效益，已成為中小企業持續發展、提高經濟效益和市場競爭力的關鍵。

二、ERP和企業內部控制定義

1.ERP的定義

ERP（Enterprise Resource Planning）系統是建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想，為企業決策層及員工提供決策手段的管理平臺。其通過對企業所擁有的人、財、物、信息、時間和空間等資源進行綜合平衡和優化管理，協調各部門以市場導向開展業務活動，提高企業核心競爭力，ERP系統是信息技術與管理思想的融合。

2.企業的內部控制定義

內部控制是指企業為了實現其經營目標，保護資產的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經營方針的貫徹執行，保證經營活動的經濟性、效率性而在單位內部采取的自我調整、約束、規劃、評價和控制的一系列方法、手段與措施的總稱。內控是企業經營管理過程中的預防措施、執行標準、監督機制。

三、ERP對企業內部控制的影響

1.中小企業內控現狀

中小企業由于其自身規模、技術條件、市場地位及經濟基礎限制，企業管理層一般將管理的重點放在企業的生存和經濟效益直接相關的工作上，往往忽視了內控對于企業當前發展的重要性和緊迫性，不注重企業內控管理的建設。主要表現在：

（1）內控效率低。相互核對及相互監督是企業內控管理的重要環節，信息提取、傳遞、處理、校驗造成部門之間協同的程序冗長和困難，國為企業信息系統不完備，信息獲取及處理不及時，導致內控工作效率低。

（2）內控效益低。中小企業對內控管理的預算投入較低，過于注重內控管理的經濟成本，忽視了整個內控管理的投入產出比，導致內控管理經濟效益低。

（3）內控效果差。以“人”為本的管理理念在中小企業中更為突出，而人性的弱點在中小企業的制度執行和監督的過程中，產生了不同程度的障礙和風險隱患。人情、素質、疏忽等主觀因素造成企業的內控制度流于形式。

2.ERP與企業內部控制的關系

ERP作為在IT技術下應運而生的企業內部管理工具，核心在于利用ERP系統的設計邏輯和功能，統一企業的數據標準、規范企業的流程，從而實現賬實相符、提高管理效率、降低了管理成本的目的。此外，ERP系統還具備強大的預警提示、決策分析功能，有效地防范了企業內控風險，提高了風險應對能力。

但是，ERP的應用也會給企業內控管理帶來具有IT技術特點的新挑戰，如員工的接受程度、信息的安全性、內控人員的能力等。因此，ERP系統實施前企業需全面考慮、整體規劃，在實施過程中將ERP系統與企業的內控管理有序地融合，在ERP的環境下完善企業內控管理系統，實現ERP系統對企業內控管理的最大收益。

3. ERP為企業內部控制帶來的機遇

ERP本身就是管理思想的一種創新，它完善了公司的原有業務流程，實現流程化的管理，實現了公司資源的統一管理和共享。ERP系統可以促使公司的規章制度落實到ERP系統中，切實地解決了企業內部控制最薄弱和最關鍵的環節。

ERP可以整合和優化企業內部資源，通過系統規則實現上下游業務協同和數據聯動；促使公司扁平化管理，優化公司組織架構、明確部門及各崗位職責，提高管理效率；提高公司業務流程化和規范化，明確各環節的職責和權限；促進公司內部管理系統化，減少了人為因素，提升了企業內控能力，實現了關鍵業務的實時預警、降低了企業內部控制風險；實現了審批過程的可視化及權限范圍內的數據共享，形成了公司內部相互監督和制約機制。

四、ERP在企業內部控制中的應用

1. ERP系統實施前的內控風險評估

在ERP環境中建立完善有效的內控管理體系，要進行整體的風險評估，評估結果須納入ERP系統建設需求和方案中。整個ERP項目實施過程中要注重風險管理，特別是風險識別和風險應對，利用企業風險的辨識機制，分別從開發、銷售、成本、財務等業務環節，識別出潛在的風險，利用風險規避、風險降低、風險分擔的策略化解企業經營風險，并將具體的策略體現在ERP系統中，一方面是對企業流程和內部控制的再次評審；另一方面是利用風險評估手段，明確了各流程和ERP控制的關鍵點。

2.ERP系統實施中的內控體系建設

企業應梳理ERP系統應用過程和企業內控管理過程的差異和相似點，以更好地讓ERP和企業內控互相融合、相輔相成。差異點可以在ERP系統實施前，對ERP系統和內控管理體系進行全面考慮，避免二者的沖突，從而制定一個基于ERP系統的內控管理框架。

ERP系統對內控體系的建設方案：

（1）事前控制。①預算控制。將企業整體經營目標分解到相關責任單位的控制項目，經營過程中ERP系統自動對比實際情況和預算目標，按事先約定進行否決或提請決策。②授權控制。企業應根據組織結構和崗位責任，設置員工的ERP系統操作權限，ERP系統保證了業務活動在授權的范圍內實施。

ERP事前約定規則避免了實施中的人情障礙，使控制更加客觀，更客易嚴格實施。

（2）事中控制。①業務控制。按照企業制度的要求，規范財務管理、營銷管理、成本管理、工程項目管理等業務流程，在軟件中通過環境設置、條件選擇、事項驅動使管理制度得以實現，系統將自動拒絕不符合流程的操作。②財務控制。通過設置名稱準確、內容完整、繁簡適度的會計科目，使會計核算規范，方便提取監管信息，子系統的預設自動完成折舊計提和費用攤銷，杜絕人為因素，利用取數公式直接生成會計報表，保證報表數據完整和真實。

事中控制可有效控制人為因素帶來的干擾，提高了內控的可行性和穩定性。

（3）事后控制。①數據核對。ERP系統可以自動核對內部數據及內外部數據的邏輯關系，及時發現異常情況。內部數據核對如核對財務的收款記錄與銷售部門的銷售記錄等，內外部數據核對指內部數據通過接口與外部數據核對，如核對企業收付的資金與銀行記錄是否相等。②風險評估。搭建預警模型，將投資風險、經營風險等轉化為具體的控制項目及風險指標，ERP系統能實時搜集數據，根據預警模型，對關鍵業務異常情況進行預警提示，生成風險評估報告。③計劃檢查。ERP系統可實時比較企業計劃完成情況與目標值，具體分析各項工作的進展情況，偏離的原因及變化趨勢。④制度執行。ERP系統可實時搜集整理員工的日常操作，定期分析員工的工作內容及行為方式是否符合公司的規章制度。

通過事后控制可以確保檢查報告的客觀性、可靠性，提高檢查效率，降低檢查成本，有利于企業及時發現目標實現及制度執行過程中的各項偏差。

ERP系統有利于提高經營質量、防控經營風險、保障制度執行，但是不是所有的控制目標都可以量化，也不是所有的控制手段都能在軟件中落地，全面有效的內控需要信息手段與傳統手段的配合，ERP作用的發揮與管理者的支持度、使用者的素質和態度及企業文化等密切相關，將管理思想與信息技術相結合才能有效實現企業的內控。

3.ERP系統實施后的內控完善措施

ERP系統運行后將不同程度地改變公司領導的管理意識、各部門的業務管理方式、各崗位的職責和部分員工的工作習慣，ERP系統的成功應用并不代表企業內控管理的提升，必須制定和完善相關管理措施，以保證ERP系統的持續運行、企業內控管理工作的有效開展。

具體措施如下：

（1）完善企業內控管理制度。將信息化管理、硬件設備、網絡安全控制、外部平臺對接、機房管理等部分融入到新的內部管理制度中。

（2）完善企業的崗位績效考核。設立獨立的信息管理員或者由非業務參與部門的員工兼職。將信息化工作和其他IT技術相關工作，參照新的《企業內控管理制度》，重新規范各崗位職責，明確分工，并且納入到日常的績效考核中。

（3）完善企業內外部審計監督機制。完善公司層面上的內部和外部監督職能，通盤考慮企業的整體內控管理工作是否合理，并提出可行性建議報告。

五、結束語

建設ERP環境下的內控管理體系，是企業高效、可持續發展的必經階段。ERP作為一種新的管理理念及管理工具，突破了企業傳統內控管理帶來的瓶頸，促進了企業內控管理能力和效益的提升。論文以中小企業為例，對ERP在企業內控管理的應用建設進行了探討，隨著企業自身發展需要及ERP系統的深化應用，企業應持續完善內控管理體系。

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