探析大數據背景下人才檔案高效管理的策略

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江蘇省高郵市人力資源和社會保障局

一、人才檔案管理現狀與發展趨勢

檔案作為人類在各項社會活動中形成的重要記錄，承載著人類在各個領域的原始信息，因此，重要的檔案一般作為絕密文件保存在檔案館，這樣館藏的檔案數量也就特別多，容易出現人力資源管控、協調性、資源共享等問題。近年來，全國各地人力資源市場管理機構在人才檔案建章立制、明確范圍、規范流程、強化公共服務等方面，取得了一定成效。但大多檔案管理還沒有跟上現代科技的步伐，未實現數字化管理，仍采用既往的手工操作模式。

以江蘇省高郵市人力資源市場管理辦公室為例。截止目前，室藏各級各類檔案有43893件，其中博士生8件，碩士生392件，本科生14836件，?？粕?3067件，大學生村官110件，“三支一扶”人員15件，公益性崗位人員28件，人事代理235件，其它人員5202件。2017年至10月底調進檔案4122件，調出檔案739件，利用檔案225件，年利用率占室藏總數的5%，5年以上檔案有25200件，占室藏總數的62.25%，10年以上檔案有9300件，占室藏總數的23%。這些檔案因沒未實現數字化，出現了管理難度大，滯留時間長、內容更新少、利用率低、價值不高等問題，導致企事業在查找人力資源檔案時效率低下，加大了企業招聘和人才求職的時間周期。在大數據的時代背景下，檔案作為一種信息資源，必然要向著數字化、信息化方向發展。

二、人才檔案管理引入大數據的必要性

隨著時代的進步和科學技術的飛速發展，人才檔案及其管理工作都在發生著巨大的變化：人才檔案的基本含義與管理技術都在不斷深化和創新，人才檔案的業務流程、搭載平臺也在不斷地優化與升級。檔案管理技術手段、現代化程度和數字化水平的高低，已成為現代化水平和綜合國力的重要標志。而大數據資源的開發、利用，通過數據流轉、交換使碎片化信息匯成信息庫，促進檔案載體和檔案內容的更加完整、更加豐富，為檔案管理提高工作效率提供事半功倍的效果，為人才有序流動提供完整、有效的檔案信息。說明順應時代潮流，采用前沿先進技術和方法去管理人才檔案，在人才檔案管理中引入大數據方法是非常必要的。

第一，大數據給人才檔案信息化管理提供了便利。人事檔案是人才合理流動的重要文件，從單位角度而言，單位可以通過人才檔案充分了解人才的整體信息，以便加強人才需求的預測和預警，制定出人性化的人才引進政策。從個人角度而言，可以為個人求職提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。傳統的紙質檔案管理模式已不適應時代發展和人才有序流動的需要，利用大數據資源，充分發揮其在人才檔案管理工作中的作用，可以加快人事檔案信息化管理建設的步伐。因此，建立“人才檔案云”，實現“互聯網+人才檔案”具有重要的現實意義。

第二，大數據給人才檔案存管工作帶來了福音。在人才檔案不斷增長的現實中，人社部門檔案管理壓力越來越大，管理辦公室通過不斷擴大檔案室規模，以應對不斷增長的檔案存貯量。但隨著時間的推移，檔案室存貯容量的有限性弊端仍然凸顯出來。而大數據時代的到來促使信息技術的快速發展，可以改變傳統紙質檔案存貯的模式，實現檔案信息的數字化，解決檔案管理中各種檔案數據的存貯和備份，既節省了館藏檔案的空間，也保證了檔案信息存貯的完整。

第三，大數據提高了人才檔案信息利用率。大部分的檔案管理都是以紙質檔案為主，檔案的利用率都比較低，檔案查找和使用需要消耗大量的人力和時間，因此大大降低了人們在海量檔案尋找目標對象的積極性。大數據的核心是快速對海量信息進行保存、搜索和分析，與云計算技術相互連通后，人們只需要在電腦前敲敲鍵盤或點擊下鼠標就可以快速檢索到所需要的信息，從而進一步提高人才檔案的使用價值，也提高了公共服務效率。

第四，大數據讓人才檔案的功能和作用產生了新價值。以前，人才檔案的功能和作用只是簡單的托管和保存，現在，采用大數據技術后，技術人員可以提取和發現人才檔案的有效信息，為社會、企業創造更多的價值。

三、大數據背景下人才檔案高效管理的策略

(一)提升大檔案服務理念，實現檔案大數據共享

首先，構建數據收集標準。目前，人社部門檔案管理異構數據形成了“信息孤島”，電子化資源數據沒有一個統一的標準，加大了人才檔案數據共享的難度。因此，人社部門應從檔案電子化、數據交換、標準統一等多方面實現檔案管理的相關制度，減少信息交互的壁壘，提高信息資源的整合度，實現人才檔案管理的共享機制。同時，還應該加強各個人社檔案部門間的館際互借與合作，實現檔案信息資源共享的最大化。

其次，加大檔案收集規模。當前，大數據和云計算平臺的巨大存儲能力，使得人事檔案信息的價值更加突出。在大數據背景下，人事檔案收集管理不再是純粹的歸檔和保存，而是構成了一個龐大的檔案資源信息庫。由于各個檔案部門產生文件材料大不相同，因此，可以通過網絡化實現檔案信息資源共享，助力人社部門建立全國統一的人才檔案信息網絡庫，連通各部門、層級之間業務信息；破除部門、層級之間的信息壁壘，形成跨行業、跨部門、跨層級信息資源的同振共享。

最后，指定檔案歸檔流程。為了實現人才檔案信息的自動、及時歸檔，人社部門在檔案收集過程中，應該在辦公、項目管理系統增添檔案信息錄入，并做好流程控制；在收集檔案信息初期，因各個立檔部門的檔案材料都不一樣，應該依立檔部門的相關條例，制定各個立檔部門收集范圍，將檔案歸檔納入發文環節，預測其生成的檔案內容和數量，保證檔案信息完整性，為簡化程序、信息精準、人本化服務提供基本保障。

(二)引入大資源觀念，形成全面統一的人才資源集成庫

首先，檔案管理的規范，關健在于人素質的高低和設備裝置的現代化。大數據的開發、利用，要求人社部門在全國范圍內配強檔案管理專業隊伍，建立培訓機制，多層次地進行檔案管理人員培訓，增強管理意識，不斷提高檔案管理人員的業務素質和操作水平。同時加大檔案管理軟硬件投入，實行高科技、高水平管理，規范存儲、保管、開發、利用行為，使“互聯網+人才檔案”之花綻放全球。在數據透明化的同時，人社部門應加強管理者、技術人員的信息安全防范意識，保證電子檔案的安全性；還需制定相應的規章制度，預防信息流失、泄露等事件，確保人防、物防、技防的統一，建立以大數據共享、安全等級高的檔案資源集成庫。

其次，由于人才資源集成庫檔案信息量大、類別多，可以利用云平臺和數據集成的方法，統一處理流程，將不同來源、類別的檔案信息有機集成。為了過濾臟數據、完善殘缺數據以及更正錯誤數據，人社部門檔案管理人員應該注重數據清洗工作。檔案信息集成工作完成后，人社部門還應該組建分布式存儲模式，整合各類檔案數據信息，將數據分化存儲，實現對各類數據之間的融通和深度分析。

(三)樹立大服務理念，主動挖掘檔案使用價值

首先，運用新技術，創新服務方式。目前隨著計算機、互聯網、大數據、深度學習和云計算等技術的發展，原來傳統的紙質檔案逐漸轉向電子化檔案資源的海量數據分析與挖掘，人社部門從解決人才檔案資源的供需矛盾，能夠實現知識挖掘、數據統計等多維信息服務。同時，在海量的數據中，為了發現檔案間的聯系與規律，可以借助互聯網和虛擬化資源相結合的技術手段，從計算、存儲、網絡、數據、算法、應用等軟硬件資源集成應用著手，預測數據間的變化趨勢，從根據用戶需求，提供知識挖掘、統計分析等服務，樹立主動挖掘人才檔案價值的策略，為人才對象提供更加個性化地服務。

四、結語

大數據背景下下，互聯網和云計算技術給人才檔案管理帶來巨大影響，電子化服務方式已成為檔案利用的主要途徑，大數據的豐富信息促使人社部門加快信息化步伐，建立全國統一的檔案服務網絡平臺，開發全國統一的檔案系統軟件，使人才就業、參保、薪資、學習、家庭等動態信息自動生成、存儲，真正實現“一人一號”的人才信息檔案，對于改變我國地方落后、陳舊的人才檔案管理工作有著積極的意義。

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