加強檔案管理的策略探討

楊虹

摘要：與單位發展活動有相應關系的文字通過媒體形式呈現的資料即為單位檔案，如賬務、科技、設備等多類別檔案。把一切有意義和價值的資料梳理歸檔，有效衡量該單位管理水平和業績，用科學規范的方式進行檔案管理顯得尤為重要。保障單位工作質量、提高工作效率的一個必要條件是：檔案管理工作。單位健康發展需要檔案管理工作，它是單位科技研發、管理、生產、實施每個環節都離不開檔案管理。

關鍵詞：檔案；管理；價值

引言：就現階段而言，檔案管理過程中，存在很多不足，比如管理員缺乏責任心、相應的管理制度不完善、執行不到位等，這些都阻礙了科學規范管理檔案的實現。由此可見合理、科學、規范地使用檔案資料，在滿足使用人需求的同時發掘新的管理方式，提高檔案管理的服務，提升檔案管理科學化進程勢在必行。

一、單位發展過程檔案管理的存在價值

1、單位發展的根基是檔案管理

單位穩定正常的發展與管理工作密不可分，財務、技術、人事、行政等管理環節都是非常重要的，任何一個環節都需要全面開展、認真落實。這些管理工作中都可以通過檔案管理表現出來，科學規范的檔案管理可以為各個管理環節提供最為基礎的依據，同時能夠對管理層的決策起到參考價值，還能有效的提升工作效率。由此可見，單位發展的一個重要根基就是檔案管理，它對單位起到了可持續發展的作用，加強檔案管理能夠更加全面、準確的保證資料信息真實性、原始性。

2、檔案管理水平的提高意味著整個管理的提升

一般的單位發展包括一下幾個時期：創始、成長、提升和壯大。在這個過程中檔案則是一種最能有效記錄的方式，每個時期的進步都是建立在上個時期的基礎之上。每個管理制度在制定初期都是簡單粗略的，會存在很多漏洞、沖突、不完善的地方，在制度落實的過程中，不斷提高管理水平，修補現有的漏洞、化解沖突矛盾，將制度更加完善化，能夠全面周到地達到較好的管理狀態。單位的管理水平提升的同時，單位的規模必然更加壯大。單位在發展的過程中應運而生的是文化，這是單位管理成果的表象，文化底蘊彰顯單位的靈魂，是推動單位發展的不竭動力，兩者相輔相成，共同發展。

3、檔案是一種隱形的資產

資產是指單位享有或者支配的資源，通過貨幣的方式進行計量。依據標準不同，資產有很多種分類方式。按照資產的流動性可以分成：流動資產、固定資產、無形資產等。我們之所以稱檔案是一種隱形資產，是因為需要轉化后才能作為生產資料，而它并不是虛無的，只是相對來說是隱形的。經過轉后后能夠形成更加有效的生產力，推動生產力水平的不斷提升。檔案對單位發展的影響是十分深遠的。

二、目前檔案管理過程中存在的一些問題

1、檔案管理意識不足

整個社會水平在飛速發展，單位對文化、歷史的意識更加深刻，檔案管理被越來越多的單位重視起來，有的單位甚至成立專門的檔案管理團隊，專門對本單位的檔案進行收集、整理、歸檔。但是有些單位的檔案管理意識不足，從單位的領導層就缺少這種意識，造成商業價值很高的檔案不能及時存檔，甚至有些會丟失，引發不可彌補的損失，這種損失隱身出來的問題可能會涉及很多方面，有的后果是十分嚴重的。增強檔案管理意識刻不容緩，及時、準確、科學地將檔案歸檔不僅能為單位保存有用的資料信息，還能作為事業的一種強大的競爭力，讓事業長久、穩健地立足行業中。

2、歸檔管理著力點偏離

目前，大部分事業在經營的過程中偏向于較為直觀的經濟運營獲利情況，從而輕視與單位相關的重要資料信息歸檔管理，單位不設立專門的管理隊伍或專業的檔案管理員，與經營、經濟相關的資料多存于財務相關人員存放，形成一職多能的情況，財務人員對財務工作較為偏重，往往因管理意識不強導致檔案歸檔的基礎較差，使得檔案管理不斷出現問題。

3、檔案管理條理性差

社會高速發展的同時，帶給整個市場的競爭壓力也是極大的，一些落后的單位競爭力逐步減退，有的甚至走向倒閉的境地。在這個事業辦理賬務清理時，由于前期檔案管理工作不到位，使得很多重要文件丟失，這就給整個結算手續變得困難重重，完成這項工作需要投入更多的人、財、物和時間，有的甚至因為原始檔案不完整引發極為嚴重的財務問題。有的單位意識到檔案管理的重要性，選擇一些檔案管理的代理機構進行保管，這些機構足夠專業一定程度上可以幫助事業加強檔案存放管理，而有些機構存在不負責任的漏洞，檔案混亂或無人管理，則無疑會給事業帶來更大的危機。

三、檔案管理的一些有效舉措

1、加強單位檔案管理意識

隨著網絡技術的深入，很多網絡平臺推出云存儲，在平臺的推廣過程云存儲成為一個亮點。在平臺的發展過程中，存儲備份意識同時也帶到了很多單位，使得檔案管理意識得到逐步提高。一些單位隨著意識的增強開始重視檔案管理工作，任命專業的團隊或管理員進行科學規范的檔案管理工作，進而保障每份資料信息可以及時、有效、準確地歸納存儲。

2、完善檔案管理相關制度

檔案管理的相關制度是適應單位性質的一套檔案管理標準，是實際操作的指南，完善的制度是在不斷重復發現問題、探索解決方案的過程中實現的。需要單位領導相應管理人員共同努力，不斷推動檔案管理制度的完善。凡是有了規矩，做起來就會更加由條理，這樣使得單位更為健康地持續發展。不同行業都有相應的規定、制度和法律，通過對這些文件的深度解析，結合本單位的實際情況，擬定符合本單位的制度才能長久的開展檔案管理工作。對管理人員進行相應標準的約束和考核，能夠將檔案管理水平有效提升，是加強檔案管理的一項重要舉措。隨著各項管理制度的完善，單位的發展必定蒸蒸日上。

3、檔案管理科學規范

科學是可以合理解釋，并且可靠地運用，是人類探索、研究和感悟萬物變化規律的知識體系，將事物系統化、公式化，社會不斷進步，科學已經深入人心。方方面面都講究科學性、合理性、規范性，做到科學規范地進行檔案管理，在單位發展過程發揮重要作用。怎樣才能切實地做到科學規范地管理檔案顯得尤為關鍵，要求相應的管理人員跟進時代的步伐，與時代共同進步，融匯前沿的技術、相關法律法規，結合單位實際情況，這樣探索出的制度才是在法律范疇內符合單位情況的高效管理辦法?；ヂ摼W平臺中的云存儲也是一項科學化的歸檔辦法，實現長期存儲、方便調閱，有效的提升工作效率。充分地與法律結合，使得檔案更為安全。

4、部門間加強溝通友好合作

單位各部門均有相關的檔案需要整理存儲，這就需要各部門間及時溝通、友好合作。從各部門的角度對相關檔案存儲提出合理化建議，有助于單位的檔案管理員開展工作。資料成形后第一時間進行有效的收集、處理、歸檔尤為重要，拖延時間越長資料的原始性越差，極易導致管理混雜或者丟失的情況。

5、專業團隊或人員負責專項工作

鑒于檔案管理對單位穩健發展的影響，引進專業性的管理人員、組建專項管理團隊有助于推進單位檔案管理朝著科學、規范、高效的方向發展。專業性不僅是崗位也是單位的有效競爭力，每個崗位上都運用最專業的工作方法，這個單位方方面面都更加突出，核心競爭力也將強勁。

6、檔案管理智能化水平

大數據時代的到來，人們對數據的認識越來越明顯，資料存儲顯得尤為重要，每個人都有或多或少的數據需要存儲，更何況是單位。關于資料儲存，最擔心的無疑是丟失，目前存儲的方式有不少選擇。存儲可以分為備份、虛擬存儲和物理存儲。備份，通常是實體存放，可以放到公證處或其他保險的機構進行儲存，根據需要備份文件出現在特定的場合。物理存儲指的是能夠看得見、摸得到的東西，如U盤、光盤、存儲卡等。虛擬存儲指的是寄存在網絡上，網盤存儲會有一定的泄露風險，需要謹慎選擇網絡存儲平臺，注意進行加密處理。根據資料的重要性可以組合性選擇存儲方式。

結束語：檔案管理是單位的一項日常工作內容，檔案工作隨著經營發展不斷出現，管理也是持續性工作。在檔案管理過程中發現、探索、完善，順應時代的發展，科學、規范、高效地將檔案管理工作順利開展，為事業的發展錦上添花。

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