提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

于民

摘要：隨著我國經濟的不斷發展進步以經濟體制的深化改革，事業單位也必須進行檔案管理的深化改革，跟上時代發展的腳步。對于事業單位來講，檔案管理對其未來的發展有著至關重要的影響，現在很多事業單位都選擇投入了大量的資源進行檔案管理。然而，事業單位里面的檔案不但種類復雜，而且數量眾多，雖然應用信息化技術能夠有效解決這些情況，更是可以更加簡單的完成檔案管理工作，但是依舊有很多問題存在。鑒于這種情況，本文主要對當前我國事業單位檔案管理信息化建設方面存在的問題進行了深入的分析探討，并以此為基礎提出了幾點解決建議，希望通過本文的研究可以為事業單位檔案管理信息化進程的推進起到一定的指導作用。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設；方法策略

隨著科學技術的快速發展，現在我們國家已經完全進入了信息時代，信息技術對事業單位的檔案管理的影響也越來越大?，F在很多事業單位都引入了信息化技術進行檔案管理工作，并且還獲得了十分優秀的成績。然而，在進行信息化檔案管理的過程中，經常會有一些問題出現，這種情況也使事業單位的檔案信息化進程建設受到了比較大的影響。因此，本文展開提升事業單位檔案管理信息化建設方法策略的研究分析有著重要的現實意義。

一、當前我國事業單位檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）我國事業單位的領導人員對于檔案管理的信息化建設不夠重視

現在，我們國家的事業單位很多領導人員都缺乏對于檔案管理信息化建設的重視，這種情況造成的最直接影響就是信息化檔案管理有很多的漏洞存在，甚至在很多領導人員眼中事業單位的最重要的任務就是為了培養以及引進人才，而檔案管理僅僅是一項附屬工作，和事業單位的進一步發展根本沒有什么關系，而檔案管理應該是由專門的部門以及工作人員負責的，也完全沒有意識到這項工作和其余部門員工之間存在的重要聯系。事實上，事業單位所有員工的利益都和檔案管理有著密不可分的聯系，甚至會使我們國家的經濟發展以及社會建設都受到了比較大的影響，也正是因為這種原因，我們國家事業單位的領導人員必須提升對于檔案管理工作的重視程度，從而為我們國家的發展創造更大的價值，進而為自身的工作人員提供更大的利益。

（二）我國事業單位的檔案管理人員不夠專業

現在，我們國家事業單位的檔案管理工作效率之所以難以得到有效提高，主要原因之一就是負責檔案管理的工作人員缺乏專業性，相對來講不夠專業?，F在很多事業單位中負責檔案管理的工作人員都沒有接受過相應的培訓，同時很多工作人員的都已經上了歲數，其接受新鮮事物的能力也比較差，在進行信息化建設培訓的時候是不符合崗位的實際發展需要。同時內部的相關管理人員也缺乏對這方面工作的重視，這種情況也就使檔案管理人員的工作態度存在問題，在進行工作的時候不夠嚴謹認真，也缺乏相應的責任心與耐心，這個時候也就造成了管理人員沒有辦法以最快的速度最及時的完成檔案管理漏洞的彌補工作，其對事業單位的影響也變得越來越小。所以，事業單位要想切實的完成信息化的檔案管理建設工作，首先要完成的任務就是要對檔案管理人才進行培養，同時引進優秀的管理人才，從而為檔案管理工作的信息化發展貢獻更大的力量，為相關工作的建設提供更優秀的人才保障。

（三）我國事業單位的檔案管理信息化程度還有比較大的缺陷存在

目前，隨著互聯網計算機技術的快速發展，信息技術已經被應用到了方方面面，很多事情都已經實現了信息化。然而，現在我們國家的事業單位在進行檔案管理的時候，其信息化以及網絡化的程度還比較落后，仍然還有一些事業單位的檔案都是紙質的，但是，紙質檔案相對比較還是有比較大的問題存在，像是如果碰到潮濕的天氣情況，事業單位的紙質檔案很容易出現返潮的情況，導致破損的情況出現，尤其是一旦有破損的情況發生，也比較難以修復，非常容易導致重要信息的遺失。除此之外，紙質檔案也不利于相關人員進行資料的查詢。所以，事業單位應該打破傳統觀念的限制于藩籬，引入信息化技術進行檔案管理工作，這樣不單單可以更加相關人員進行檔案信息的使用與查詢，而且也可以使自身的檔案信息安全得到更有效地保障。

二、提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）建立事業單位檔案管理信息化標準

現在，通過對事業單位檔案的信息化建設過程進行分析可以發現，必須對其標準進行更進一步的健全完善，必須根據實際情況進行相關標準的建立，才可以使檔案管理的信息化得到更進一步的提升。但是作為事業單位必須設置的一個合適的標準進行相關工作，根據目前的實際情況來看，很難在管理過程中實現發展的合理，要想有效地解決這些問題，必須從以下角度入手將檔案管理信息化的作用充分的發揮出來：第一，對目前統一的信息化檔案錄入標準進行分析可以發現，一定要制定一個更加適應發展的需要，才可以規范化的完成錄入工作，并對文字標識、格式方法以及錄入原則等標準進行統一衡量。并在這個時候，也應該同時完成提取檔案的檢索設置；第二，事業單位在進行相關軟件的研究開發時，要通過統一作業的方式進行相關各區域的檔案互動，一定要采用有效地辦法對檔案信息資源進行管理，在完成信息共享的同時，爭取更進一步的增強相應的信息化檔案管理效率，并利用相關標準的增強，來有效增強事業單位檔案管理信息化建設的能力。

（二）進行相關服務設施的健全完善

事業單位要想有效增強企業的檔案信息化管理能力，推動檔案管理信息化的發展腳步，一定要增強對相關硬件配置的重視，必須通過相應的措施才能夠有效地完成檔案的信息化建設。第一，事業單位應該從基層入手，對每一個部門都提出相應的要求，必須完成標準的相關互聯網設施的配備工作，這樣才能夠更加高效的完成信息的傳遞與互通；第二，所有的事業單位都應該配有打印機以及掃描儀等設備，并且積極的完成相應的設備更新工作，防止出現設備老化的情況，避免相關工作的效率以及質量受到影響；第三，事業單位應該注意所有設備應該有兼容性存在，這樣才可以統一的完成設備的配置管理；第四，事業單位應該從局域網的優化入手，積極主動的進行局域網絡之間的互聯與互助工作，通過這種方式不單單能夠有效地完成檔案的收集以及提取，從而為提高檔案管理一體化工作的進行打下更堅實的基礎；最后，一定要通過高質量的服務圍繞檔案信息網絡進行相關的管理工作，從而達到數據共享的目的，使信息化檔案管理的工作質量得到有效提升，從而為信息化系統的構建完善打下更堅實的基礎。

（三）強化事業單位檔案管理信息化安全性

自從事業單位采用信息化技術進行檔案管理開始，安全問題就一直受到了人們的重視，雖然信息化技術使事業單位的檔案管理更加的簡單方便，但是也造成了檔案管理發生了很多新的問題，特別是導致了安全問題的產生。所以，一定要提起對安全性的重視，要想有效保證信息化檔案管理的安全性應該從以下角度入手：首先，從網絡共享性的角度考慮，因為網絡具有共享性的原因，數據被廣泛的應用到了各個領域，這也就造成了其具有被篡改的危險，所以，要想有效地增強檔案管理的安全性，必須提升對于訪問權限限制的重視，特別是要提升對加密設置的重視，做好身份識別工作；其次，負責事業單位信息化檔案管理的工作人員一定要對相關內容做到嚴格的把控，特別是在維護網絡安全的時候，一定要從安全性入手，必須隨時做好相應的安全升級以及維護管理工作；第三，在增強安全性的過程中，事業單位還應該提升設置防火墻的重視，選擇質量更為優秀的殺毒軟件，同時重視相應的升級工作，定期對系統進行更新，完成相關漏洞的修復等工作；第四，要提升對于設備管理的重視，在進行設備的維護管理的過程中，一定要做好相應的清潔處理，定期的進行防濕以及除塵等方式處理，從而防止硬件出現被損壞的情況，并在此同時保障硬件設備不會面臨數據丟失的風險。

（四）增強事業單位檔案管理人員專業素養與技術水平

不管是傳統的檔案管理還是信息化檔案管理都需要工作人員對其進行管理，因此信息化檔案管理也屬于人為管理，所以，必須提升對相關工作人員專業素養與技術水平的重視，這樣才可以更高效的完成相關管理工作。而要想切實有效地完成檔案管理的信息化建設，事業單位應該從以下幾個方面入手提升相關工作人員的專業技能：第一，要增強檔案管理人員的信息技術水平；第二，應該根據檔案管理人員的實際情況，針對其不熟練的業務進行分級培訓，從而使檔案管理人的信息化技術掌握水平得到有效提高；第三，應該健全完善相應的考核評價機制，對檔案管理人員的工作情況進行考核評價，從而找到其存在的問題，同時建立相應的激勵機制，通過獎勵的方式將工作人員的熱情全面的激發出來，讓他們更加積極主動的投入到相應的信息管理建設工作中去，進而使自身的信息化檔案管理水平得到有效提高。

三、結束語

綜上所述，對于事業單位來講，檔案管理工作對其發展決策有著至關重要的作用，而且這項工作還對單位的人才考核、人才培養以及領導決策有著十分密切的聯系，會使事業單位的發展受到比較大的影響。特別是隨著互聯網信息技術的快速發展，當今已經完全進入了信息時代，事業單位要想獲得更進一步的發展，必須跟上時代發展的腳步，引入先進的信息化技術以及更優秀的人才進行事業單位檔案管理，以此來加快檔案管理信息化建設的腳步，這樣才可以充分滿足員工的物質需要，更方便快捷的完成相應的檔案管理工作，并在降低檔案管理所需人力物力資源的同時，創造出更多的經濟效益，從而為我國的經濟發展建設打下更堅實的基礎，進而為中華民族偉大復興的中國夢以及社會主義現代化強國貢獻更大的力量。

參考文獻

[1]程文富.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業改革與管理，2016（02）：23.

[2]謝紅.提升事業單位檔案信息化管理建設的方法策略[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2012（12）：47-48.

[3]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.

[4]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科技信息，2017（06）：193.

[5]劉素云.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2016（07）：31+66.