芻議檔案工作者的溝通交流問題及解決措施

俞平美

【摘 要】溝通交流，屬于現代社會人與人之間最為有效的一種聯系方式，通過良好的溝通交流，對日常各項工作可起到良好的輔助作用。那么，對于檔案工作來說也是如此。然則，因現階段部分檔案工作人員在實際工作中存在著溝通交流方面的問題，以至于影響到檔案工作高效化實施。鑒于此，本文主要圍繞著檔案工作者在溝通交流方面的潛在問題及其解決措施開展深入研究，望能夠為今后檔案工作高效化的開展提供指導性的建議及參考。

【關鍵詞】檔案;工作者;溝通交流;問題;解決措施

檔案工作，有著任務繁重、工作壓力大等特點，日常工作十分枯燥。大部分企業及各部門工作者均普遍認為，在檔案工作當中的溝通交流并不是十分重要。而筆者認為，只有檔案工作人員將日常工作期間的溝通交流相關工作做好，才能夠更為完整、齊全地采集檔案信息資料，為后期檔案工作奠定良好基礎，這是做好檔案工作的關鍵。對此，深入研究檔案工作者在溝通交流方面的潛在問題，并提出若干應當策略，有著一定現實意義及價值。

1、現狀

檔案工作，屬于各個領域當中一個比較基礎性的管理工作，屬于后勤保障工作核心構成部分，對于其它業務部門來說屬于輔助部門。以至于檔案工作長期處于談起來重要，而做起來卻不重要、任務繁忙等這一十分尷尬的境地之中。檔案部門工作者在買單制該管理體制之下，無法直接創造出效益，對于業務部門來說，屬于弱勢群體。依據檔案管理相關規定，需獨立設置辦公區域，在日常工作當中，因其工作性質比較特殊，檔案部門工作者在8h內，均在檔案室內默默地做著檔案采集、分類、歸納整理、編輯匯總等各項工作，所在工作空間封閉、獨立，與領導者、各個部門同事之間缺少溝通交流機會、時間，長久下來，檔案工作便逐漸被領導者所忽視，部分較大的企業，甚至是領導者與其它部門員工均不認識檔案部門工作者這一情況，更何談溝通交流。

2、溝通交流潛在問題分析

2.1在單位領導方面

因檔案方面工作，它是基礎性的一項管理工作，所處工作空間處于獨立狀態之中，企業業務發展當中的作用并不突出，領導者通常將大部分精力放置于業務拓展相關部門工作方面，針對檔案工作并不是十分的了解，難以重視起檔案工作，以至于與檔案部門工作者缺少有效的溝通交流。

2.2在業務部門方面

因對于檔案工作方面缺少正確的認識，部分業務部工作人常常錯誤地認為業務檔案數據資料為本部門的私有財產，自己存儲，便于今后使用，以至于排斥檔案部門工作者征集歸檔資料。

2.3在檔案人員方面

檔案部門工作者大部分對于自身崗位工作重要性缺乏正確的認識，與領導及各部門員工之間缺少主動溝通交流的意識及能力，促使檔案部門廣大工作者們在溝通交流方面存在著一定問題，對檔案工作有序進展會產生一定不利影響。

3、解決對策研究

3.1注重與領導者的溝通交流

檔案部門工作者日常工作期間，、應當樹立起有所為才有位這一理念，與高層領導加強密切的溝通交流，并做到勤匯報、勤請示，時常向高層領導著匯報自身工作進程情況，依據檔案工作具體落實情況，將前期的工作調研做好，實時向領導著提出、檔案實踐工作當需解決的部分問題，提出可行性改進及優化策略，規劃出預期可達到相應工作目標等，借助多種溝通交流方式，確保領導著能夠全面地了解檔案各項工作落實情況。充分發揮自身的主動性，將所有檔案管理做好，獲取領導者對于檔案工作支持與關心。領導者支持、關心、了解了檔案工作后，在日常工作當各種難題便可得到有效解決。檔案部門工作者可利用有效的溝通交流，幫助領導著深入全面地了解具體的檔案工作，確保領導著檔案部門工作重視度能夠得到提升。

3.2注重與各個部門員工的溝通交流

若想確保檔案工作有序實施，物件、資料征集往往至關重要，而將檔案部門及其它業務部門之間工作關系協調好，屬于確保高效率化落實檔案工作基本條件及重要環節，有效的溝通交流，屬于部門、員工相互間協調、聯系的主要方法及途徑。伴隨社會整體信息化的程度逐漸提升，檔案部門已不再處于單純性收藏機構，而是檔案信息聚集及交流的中心，信息技術主要用戶。檔案部門所有工作者們，也不再為檔案資料的保管員，屬于檔案部門優秀的工作者。那么，作為新時期檔案部門優秀工作者，務必應當先從檔案室內走出去，向各個部門征集齊全、優質的各種檔案資料。通過檔案部門工作者與各個部門之間的優秀協調，才可確保能夠全面掌握、實時化了解業務部門檔案資料實際的變化狀況，促使能夠自上而下下地形成圍繞著檔案部門，各個部門的兼職檔案工作人員為輔助的一個檔案管理工作網絡，各負職責、齊抓共管，確保途徑不同、載體不同、各個們來檔案資料及物件均能夠完整、齊全地采集，持續豐富及完善化檔案部門的檔案內容，促使案卷質量能夠提升。

3.3注重上下級的溝通交流

檔案工作人員，應當具備著雙重的工作職能，即為本崗位的操作職能、條線的管理職能。條線管理，即為同基層的檔案工作人員一同或借助它們來實現檔案工作預期的目標。通過有效、暢通的溝通交流方式，可幫助檔案工作人員深入了解基層的檔案工作實施情況，針對性地提出條線檔案的工作要求及標準，對各項任務予以有效明確。那么，這就要求了作為一名合格、優秀的檔案工作人員，就務必具備著溝通交流這一工作技能，具備著激勵別人、理解比人與公事的能力，促使能夠充分發揮溝通交流優勢，將檔案工作做好。

3.4實施全方位式溝通交流

溝通交流，可促進檔案工作人員綜合素質的提升，檔案工作人員自身的業務水平，往往會對檔案工作實施質量產生直接影響。那么，在新形勢之下，為能夠充分滿足于檔案工作實際需求，要求檔案工作人員務必提升自身認知水平，實時化更新豐富的業務知識，將自身的綜合素質提升。日常工作當中，檔案工作人員應當加強與各個檔案同仁之間業務方面的溝通交流，注重經驗總結、積累及分享，學會取長補短，持續優化自身工作理念，提升自身檔案工作的專業能力及文化素養，促使綜合的業務素質及能力均能夠得到有效強化，以充分發揮溝通交流優勢，確保所有檔案工作均能夠高品質實施。

4、結語

綜上所述，通過以上分析論述之后我們對于檔案工作實施現狀及工作者在溝通交流方面的潛在問題，均能夠有了更加深入地認識及了解。同時，也提出若干解決對策。那么，為了能夠在今后更好地開展檔案工作方面的溝通交流活動，便還需廣大檔案工作人員能夠積極投身于實踐探索當中，多積累相關的實踐經驗，不斷提升自身專業化的素養及溝通交流水平，充分發揮溝通交流優勢作用，確保檔案工作均能夠得到高效化落實。

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