城市建設檔案管理的困境與信息化改進策略

尚煒霞

【摘 要】隨著我國城市化建設步伐的加快，檔案管理在城市建設中的地位越來越高，但是，挑戰和壓力也越來越大?；诖?，工作人員必須充分了解掌握當前城市建設檔案管理的現實困境，并充分運用信息化手段提高城市建設檔案管理水平，從而推動城市建設檔案管理朝著信息化、數字化、現代化方向發展，為實現可持續發展保駕護航。

【關鍵詞】城市建設；檔案管理；困境；信息化

隨著我國社會體系的不斷完善，城市建設檔案管理工作邁入新的征程，具有良好的發展前景，但挑戰與機遇并行，在快速發展過程中也暴露出諸多問題，影響管理質量的提高。接下來，談談對如何引導城市建設檔案管理朝信息化、數字化、現代化方向發展的幾點思考。

一、城市建設檔案管理的特點

（一）多樣

城市建設檔案具有多元化、多樣性特征，具有紙質、電子文檔、視音頻等多種形式，這就促進了城市建設檔案的多樣性，構成了檔案歸檔管理的個性所在。

（二）動態

城市建設發展過程不是一成不變的，而是隨著新工藝、新技術和新設備的應用而不斷得以改進和完善，城市建設檔案作為城市建設信息的記錄者、保存者，只有實時捕捉城市建設動態，并及時進行記錄，才能將城市建設檔案的作用和時效性發揮出來。

（三）復雜

眾所周知，城市功能多元化強，城市建設、設計、施工以及管理過程，都會產生豐富多樣的文件材料，工作人員可利用文字、圖像、視音頻等多種方式來綜合系統、全面詳細記錄城市建設與規劃過程中產生的信息。如，城市規劃設計、環境保護、防洪抗旱等等，由此可見，城市建設檔案管理復雜性特征非常明顯。

二、城市建設檔案管理面臨的困境

（一）城市建設檔案標準的差異性導致管理無序

在開展城市建設檔案管理工作時，存在兩種不同的工程建設檔案標準，即行業標準和國家標準，其中，行業標準就是《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002），國家標準就是《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-2001），兩種標準并行的結果就是管理的無序性。詳細點說，兩種標準的差別主要有：第一，適用范圍和術語不同?！督ㄔO工程文件歸檔整理規范》，在檔案管理涉及全部的建設工程文件；《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定了范圍，即指大、中型和限額之上的新建、擴建和改建工程。第二，案卷組卷方式不同?！督ㄔO工程文件歸檔整理規范》中明確指出，組卷可參考單位工程、分部工程、階段和專業信息；《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》明確指出，組卷必須根據文種進行。第三，竣工圖章格式不同?！督ㄔO工程文件歸檔整理規范》的圖章格式為：80mm×50mm；《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的圖章格式為：80mm×60mm。

（二）城市建設檔案管理手段缺乏創新和與時俱進

現階段，我國城市建設檔案管理手段不夠先進，很多地方仍然采用傳統的紙質檔案方式進行保管，大部分地區的計算機管理系統不夠完善、水平不高，導致城市建設檔案管理信息化水平不高，最終影響整體管理質量。

（三）缺乏完善的城市建設檔案管理法律法規體系

現階段，我國城市建設檔案管理過程中仍然缺乏完善的法律法規體系，從而影響整個管理工作開展順利性以及最終管理質量。加快建設完善的城市建設檔案管理法律法規體系迫在眉睫。

（四）城市建設檔案管理人員整體素質偏低

隨著我國城市化程度的不斷加深，城市建設內容越來越復雜、涉及面越來越廣。而城市建設檔案管理從業人員是開展所有工作的前提和保障，管理人員整體素質對于提升管理質量至關重要。如果管理人員缺乏較高的專業技能、較高的職業素養，就無法應對復雜的城市建設檔案管理工作，導致管理效率和水平遲遲無法提高。

三、提高城市建設檔案管理質量的具體對策

（一）引導全體人員樹立正確的城市建設檔案管理工作的重要性

城市建設檔案管理工作是城市建設不可或缺的一部分，對于促進社會進步、加快經濟發展步伐具有重要作用?，F階段，必須引導人們正確認識到城市建設檔案管理工作的重要性，意識到城市建設檔案所儲存的信息數據對于城市政治、經濟、文化等工作開展的重要性，從而樹立先進的管理理念，從而不斷提高城市建設檔案工作的規范化、信息化和數字化，為社會主義現代化建設貢獻巨大力量。

（二）有效整合城市建設檔案信息資源

在開展城市建設檔案管理工作過程中，工作人員應統籌規劃、綜合考慮，將城市建設檔案分成兩部分，一部分交至城市建設檔案管理管，一部分用于建設單位。首先，應參考《建設工程文件歸檔整理規范》中相關規定來歸納、整理出交至城市建設檔案館的內容；其次，應參考《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》中的相關內容來采集、整合用于建設單位自身歸檔的內容。在開展城市建設檔案文件組卷管理工作過程中，如果項目存在多個監理單位，那么要根據《建設工程文件歸檔整理規范》中的相關標準與規定，根據實際情況細分建設內容為：分項、分部以及單位工程三大部分，然后結合相關的建設環節、專業等實際情況開展組卷工作。

（三）創新城市建設檔案管理手段，引導管理工作朝著信息化、數字化和標準化方向發展

在開展城市建設檔案管理工作過程中，至關重要的一點就是成立專門的城市建設檔案管理部門，安排專職工作人員，進行明確的分工，將落實細化落實到每個人身上。其次，配置先進、完善的信息化、數字化管理設備，并加快建設局域網，建立和完善城市建設檔案信息化、標準化和數字化管理體系，實現在檔案接收、歸檔整理、業務指導以及利用等內容中的應用，不斷提升城市建設檔案數據信息的安全性、準確性和高效性。其次，可外聘相關專家學者、行業精英充分利用最前沿的科技來設計研發先進的城市建設管理局域網，并采購專業、先進的殺毒設備，防止出現由于外部病毒入侵而造成檔案管理出現問題的現象。值得一提的是，在開展城市建設檔案信息化管理過程中，不能忽視紙質檔案信息的重要性，要做好紙質備份，從而加固城市建設檔案信息數據的安全性、完整性，從而不斷提高城市建設檔案管理的信息化、標準化和數字化水平。

（四）建立完善的城市建設檔案管理的法律法規體系

在開展城市建設檔案管理工作過程中，要構建完善的法律體系長遠管理的保障?，F階段，要基于城市建設不同方位、角度，加強對城市建設檔案管理工作的統籌規劃，實現與不同法律法規、規章制度的完美契合，讓城市建設檔案管理工作始終在法制軌道中運行，從而確保城市建設檔案管理工作實現規范化、專業化和標準化。

（五）不斷提高城市建設檔案管理人員綜合素質

現階段，應加強對城市建設檔案管理人員的綜合系統培訓，定期組織專業技能培訓，幫助工作人員掌握最新、系統的檔案信息化管理軟件，創新績效評價方法，建立完善的獎懲機制，從而在工作過程中形成良性機制，充分激發檔案管理人員工作熱情和積極主動性，并在工作過程中發揮創新意識。其次，要注重提高檔案管理人員服務意識，提高其職業素養，從而提升崗位責任意識、社會責任感，不斷提高工作水平和質量。

四、結束語

綜上所述，在城市建設過程中，城市建設檔案管理工作的重要性不言而喻，因此，要高度重視提高檔案管理工作水平和質量，及時發現其中存在的問題，及時轉變管理理念和思路，構建完善的法律法規體系，創新管理手段，提高管理人員綜合素質，從而有效提高檔案管理數字化、信息化和標準化水平，為城市整體建設保駕護航。

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