如何規范化做好醫院檔案管理工作

吳茗

【摘要】：對于醫院而言，醫院檔案管理是其中非常重要的一部分，所以相關人員需要對其加以重視，但就目前我國大部分醫院檔案管理的實際情況來看，醫院管理人員不但沒有對檔案管理加以重視，反而在管理的過程中存在許多問題，因此，如何改進并完善醫院檔案管理逐漸成為相關人員所研究的重點課題，本文也將針對醫院檔案管理的改進與完善思路進行相關的闡述。

【關鍵詞】：醫院檔案管理 措施 規范化

引言

醫院檔案是醫院從事醫療活動直接形成的原始記錄，是醫院發展的歷史證明。醫院檔案管理亦稱檔案工作，是醫院檔案室對檔案實體和檔案信息進行管理、提供利用服務的各項業務環節的總稱，也是醫療事業單位最基本的組成部分。隨著醫改工作的不斷深入以及醫療信息建設的不斷推進，醫院檔案管理工作面臨著適應新形勢、創新管理的問題。本文簡要闡述了醫院檔案管理工作中存在的問題，并對問題的成因進行分析，提出了醫院檔案管理工作的創新路徑。

1當下醫院檔案管理存在的問題分析

1.1檔案管理制度不完善

當前很多醫院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責明確下來，也未制定相應的查閱制度。因為檔案管理人員不清楚自己的責任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處，依法管理檔案的意識不強。

1.2檔案管理現代化水平不高

伴隨科技水平的提高，計算機技術與網絡技術在醫院建設管理工作中的應用逐漸普及。然而，醫療建設的耗資量較大，檔案管理很難獲取直接經濟效益，所以普通醫院更偏向于投入醫療服務而降低檔案管理資金，所以嚴重制約了檔案管理工作現代化水平的提升。當前，大部分醫院仍采用人工管理方式，未對計算機技術加以利用，所以醫療設備檔案資料的收集并不完整，檢索難度增加且浪費了大量的人力資源。

1.3檔案管理法規落實不到位

隨著我國經濟的發展，醫院檔案管理的發展愈加迅速，開始向科學化、信息化管理方向邁進，國家也按照我國檔案的發展現狀制定了《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理違紀違法行為處分規定》等多種檔案管理法律法規 目前，由于醫院領導對檔案管理認識不足，導致醫院相關領導對檔案工作的管理比較松散，造成醫院檔案管理工作不受重視，醫院相關檔案管理制度法規不完善，甚至檔案管理法規制度存在空白情況，明顯阻礙了醫院檔案管理的有序發展。

2醫院檔案管理建設的相應策略

2.1依托電子化檔案管理平臺

目前階段，伴隨醫院辦公的信息化水平與自動化水平的提高，人工檢索很難與檔案服務需求相適應。而醫院檔案管理的信息化水平，將對檔案資源的開發與利用產生直接的影響。

2.2運用現代化管理手段

隨著我國社會經濟的不斷發展，科技的進步使得信息化技術隨之出現在了現如今的生活當中，且在時間的不斷推移之下逐漸得到了人們的高度重視與廣泛運用。因此，為了有效改善現如今醫院檔案管理存在的問題，相關人員可采用現代化管理的手段，如：計算機信息技術對醫院檔案進行管理。

2.3建立完善的檔案管理制度

醫院檔案管理制度的規范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關鍵。對此醫院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規范。檔案管理制度要和醫院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能引起相關人員的重視，保質保量地完成檔案管理工作任務，并注意規范自己的工作行為，嚴格執行各項檔案管理制度。這樣醫院檔案管理才能更加規范，發揮出促進醫院發展的作用。

2.4實行醫院檔案手工管理與信息管理

高科技時代，信息化管理技術不斷發展，并逐漸與醫院手工操作的檔案管理工作融合了起來，轉變成了醫院管理檔案、促進檔案管理規范化的重要手段。其主要表現有：首先，在信息化管理技術的支持下，檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當前的檔案管理情況，并借助系統劃分檔案類型，進而構建起先進的檔案管理資源庫。其次，信息化系統的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門可借助電子系統生成、優化調整、存儲和隨時調閱電子檔案，并構建規范化的制度，使紙質與電子檔案得到有效協調，從而推動醫院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現一體化，確保醫院檔案能為相關管理工作提供良好的服務支持。

2.5提高醫院檔案管理的專業性與科學性

醫院檔案管理工作要創新發展，關鍵是要增強檔案管理的專業性與科學性。專業性體現在檔案管理的規范化、標準化?？茖W性體現在檔案管理的數字化、信息化以及智能化。一是要加強醫院檔案管理專業人員的配備，確保醫院檔案管理人員結構的合理性與穩定性。具體來說，醫院檔案室的管理人員應配備具有檔案管理專業知識的人員，醫院各科室的檔案管理人員也應具備相應的專業素質。二是應制定完善的醫院檔案管理制度與規范，健全醫院檔案管理機制，將檔案管理工作納入醫院績效考評體系，促進醫院檔案管理工作的創新發展。三是要與上級檔案管理部門保持密切聯系，建立通暢的交流渠道，開展具有針對性的交流指導活動，定期或不定期地聘請檔案方面的專家、學者就醫院檔案管理信息化、規范化等進行培訓指導，提升醫院檔案管理人員的專業素質和技能。

結語

綜上所述，醫院檔案的作用不容小覷，特別在新時期背景下，醫院檔案管理工作更為重要。醫院應根據檔案管理的實際情況，科學合理地采用改革策略，與社會發展需求相適應，對檔案管理模式加以完善，綜合開發并保管檔案。但檔案管理具有長期性特征，醫院內部各級部門都需要給予高度重視，培養檔案管理工作人員專業素質水平，對醫院檔案信息加以充分利用，確保檔案管理的規范性發展。

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