淺談電力企業檔案管理如何與時俱進

李忠紅

【摘 要】隨著我國電力企業的快速發展，對企業管理也提出了新的要求，電力企業的檔案管理想要做到與時俱進，就必須應用現代化信息技術，并加強重視?；趯﹄娏ζ髽I檔案管理與時俱進策略的研究，首先要明確電力企業檔案管理過程中的問題，然后結合這幾點問題，對電力企業檔案管理的有效措施進行分析，進而提升企業對檔案管理的重視程度，有效提升工作人員的檔案管理意識以及建設檔案的信息數據庫這三種對策，總體實現電力企業檔案管理的高效化。

【關鍵詞】電力企業;檔案管理;高效化

引言

我國電力行業自改革開放發展至今其建設技術和建設規模已經處于世界領先水平。電力企業的檔案管理與時俱進，其實質意義就是應用現代化信息技術和軟件，在企業檔案管理的工作中實現員工思想觀念的轉變，同時利用現代化的理論和技術去加強檔案管理的工作，最終提高這項工作的效率，并實現科學的管理，從而推動電力企業進步。

1新時期加強電力企業檔案管理水平的意義

作為電力企業經營生產活動最為原始的憑證，企業檔案存在內容繁瑣、范圍較廣等特點，可將相應電力企業的現實發展狀況較為直觀地反映出來，對企業來講具有重要意義，對其實施有效的管理可直接影響企業發展。就電力企業而言，能否高質量地存儲及管理檔案，可對檔案的實際應用效率以及使用年限起到直接影響。電力行業普遍具有技術密集、資金密集等特點。隨著電力生產及經營模式的多元化發展，各種科技、知識信息資源數量大幅度增加，對電力企業檔案管理提出了較高的要求，電力企業若想在新時期背景下取得更有效的發展，理應重視加強檔案管理工作。

2電力企業檔案管理過程中的問題分析

1.企業高層不夠重視檔案管理工作。就目前情況來說，大多數電力企業的領導層未能真正意識到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場的占有率、產品質量以及售后服務上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關注。正因如此，大部分電力企業在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環境。檔案材料收集機制漏洞百出，導致經常出現檔案材料數量不對內容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無法提供給企業有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無用功。2.缺乏先進的檔案管理設備，目前來說，我國多數的電力企業還是采用過去那種檔案管理的方式，沒有引進先進的管理設備。同時，由于我國檔案管理的方式改革還沒有完全實現，所以電力企業自身檔案管理依然沒有改變方式。因此，缺乏先進的設備不僅不能提高檔案管理人員的工作效率，也無法為企業的經濟效益提供助力。3.企業沒有專門負責檔案管理的部門與人員。電力企業中一些檔案管理人員對檔案管理的理解過于表面，認為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業在挑選檔案管理人員時，及格線太低，導致所選的員工責任心和專業素質都比較低，此外，一部分電力企業并未創建專門的檔案室，而是隨便找一個庫房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業歸檔并保管檔案資料的時候沒有統一，造成部分應該保存的資料錯放或遺失。4.電力企業檔案管理的專業性有待進一步提高。檔案管理雖然聽起來感覺是一種較為簡單的工作，似乎任何人都可以做。但經過系統了解之后，我們不難發現其涉及了較多的專業，是一個多學科的綜合性系統。正是基于檔案管理的這一性質，電力企業的檔案管理更需要專業化的人才來進行操作。在現實的電力企業檔案管理中，由于專業化人才的匱乏，造成檔案管理的專業性不強，不能對相關的資料進行系統管理，可能會增加企業的經營成本和效率。5.檔案管理工作中的安全隱患。檔案庫房未達到安全要求;檔案庫房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽臺上的未設置防護設施，檔案長期處在暴曬下已嚴重損壞，這些都是電力企業檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。

3電力企業檔案管理與時俱進措施

3.1提高電力企業檔案管理水平

首先要加強檔案工作的基礎建設，培養專業化的檔案管理人才，以更好適應電力企業的長遠發展。為了全面提升電力企業檔案管理優秀人才，企業可以根據現有的工作人員，制定優秀人才選配計劃，選拔和引進優秀的檔案管理人員。金一健全、完善檔案管理制度體系，實現電力企業檔案管理標準化。受電力行業發展特殊性與復雜性的影響，企業內部的檔案管理工作也具有一定的復雜性，在日常工作中需要更加標準化地管理。在上述電力企業檔案管理的發展現狀中，不難發現健全的檔案管理制度體系的重要性。同時要建立責任追究制，營造獎懲分明的工作氛圍，以更好地確保檔案日常管理工作的標準化、有效化。

3.2規范檔案管理，充分發揮檔案的實效性

新時期檔案管理工作的難度以及復雜性均有所提高，這就要求相關的檔案管理人員需要具備較高的管理能力以及專業素質?；诖?，電力企業積極應用多種有效手段，提升自身檔案人才結構的合理性，促使全體檔案管理人員的業務能力以及專業素質均可以大幅度提升。1.應建立起規范的檔案管理人員聘用制度，嚴格制定各種人才聘用要求及標準，促使人才的管理操作具備較高的專業性，其中，需要重視對應聘人才實施規范、有效的管理能力及統籌規劃考核操作。2.企業應基于現存檔案管理人才的實際情況，積極組織各種類型的培訓和技能教育等，并重視緊跟時代發展潮流，引導各檔案管理人員樹立起優良的現代化檔案管理理念，掌握各種科學性較高的檔案管理技能，積極設計高實效性的專項發展計劃，提升現代化管理操作的整體質量。3.加大挖掘信息技術型人才的力度，充分考量檔案建設管理數字化發展的現實需求，促使各環節檔案管理工作的科學性大幅度提升。此外，電力企業也應重視對內部檔案機構的人員實施合理的編制操作，促使職責劃分的規范性提升，建立起完善且實效性較高的人員獎罰機制以及責任追究制度，并可以將檔案管理工作的質量和人員的績效考核成績掛鉤，有助于提升人員的工作積極性。

3.3引入先進的檔案管理設備

電力企業想要保證檔案管理做到與時俱進，一個必要措施就是引進先進的管理設備。眾所周知，現代化的信息技術對檔案管理的水平以及工作效率都有著較高的要求，所以想要提高檔案管理效率，首先就是要引進并完善相關的設備，這樣不但有利于推動電力企業的檔案管理工作更為高效、便利，同時也能為企業創造更多經濟效益，最終促進企業進一步發展。

3.4建設檔案的信息數據庫

現如今，全球都已經被網絡覆蓋，電力企業也應該緊跟時代潮流，在檔案管理以及其他方面應用信息技術。電力企業檔案管理人員能夠借助普及的互聯網，學習更多更先進的管理知識與理念，在現有的檔案管理方法上不斷進行改良，將已不適應現代管理方式的手段去掉，再添加一些能使管理工作真正實現高效率的途徑。除此之外，檔案信息庫的建立十分關鍵，檔案管理人員可以通過在網絡上建立信息庫保存原本只以紙質形式存在的檔案，在輸入所有檔案之后，再查閱或者是改動檔案就會十分簡單，如此不僅降低了管理人員的工作強度，也能更高效地為企業提供所需要的資料。

結語

總而言之，在市場經濟環境的作用下，電力企業承受的競爭壓力會越來越大，為使經濟效益得到有效的提升，采用先進的管理方法已是刻不容緩。

參考文獻：

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[3]段虹.淺談電力企業檔案管理如何與時俱進[J].科技情報開發與經濟，2010（06）

（作者單位：國網滄州供電分公司）