物業企業檔案管理存在的問題和優化措施分析

方宇佳

物業公司在小區服務工作中扮演了重要角色，為了不斷提升物業公司的服務水平，需要分析目前物業公司存在的相關問題，并進行及時優化處理。

一、物業檔案管理工作

物業檔案管理工作是物業公司服務基礎數據，在為業主提供服務時，需要基于物業的日常工作數據合理利用檔案信息，如基建檔案、設備檔案、人員檔案等。在小區管理服務過程中，形成了物業維修檔案、租賃檔案、住房檔案、綠化檔案、公共維修資金檔案、業主委員會檔案等。每一種檔案信息都記錄了物業公司的日常工作，體現了物業公司的服務標準[1]。

二、物業檔案管理特征

（一）局限性

由于物業公司檔案管理工作的特殊性，僅局限于對本小區的相關工作開展管理。其公司服務的對象是小區業主或者是租賃人員，如小區的住戶、商戶等。即使當物業公司的合同到期以后，只要是小區仍舊正常運行，則物業服務工作則需要繼續。

（二）完整性

在物業檔案管理工作開展時，物業公司以具體的小區為服務對象，根據具體的服務工作編制相關的檔案卷。從小區正式建成投入運行居住開始，直到該小區拆遷，在該時間段內物業服務工作會一直開展。即物業管理人員從基建單位拿到相關檔案資料后，物業管理工作開展過程中，所有的管理行為與服務工作都會記錄，全面完整的反饋了小區的變遷情況。

（三）穩定性

在小區物業管理工作開展時，每一項工作都會依照相關標準流程開展，如小區電梯的維修工作、小區冬季集中供暖工作、物業費收取工作等，都有相關的工作程序規范。由于規范與標準的檔案管理工作約束，提高了物業檔案管理工作的穩定性，充分發揮了物業工作的服務效能。

三、物業檔案管理問題

（一）監管體系不完善

在小區物業檔案管理時，部分物業公司沒有構建相應的監管機制，導致了物業檔案管理工作存在一定短板。我國物業行業發展過程中，由于沒有形成國家統一標準的物業檔案管理條例，因此導致了部分物業公司開展不同的檔案管理工作。

在檔案管理工作開展時，很多物業企業都是依據《檔案法》自行制定相關管理制度，并不能形成可靠有效的管理效力。在業主檔案信息進行統一管理時，由于管理人員良莠不齊導致了部分檔案信息丟失，嚴重影響到了檔案管理工作安全與質量。

由于檔案管理監管體系不完善，部分物業企業在承接相關檔案業務時，由于相關企業沒有規范的進行業務對接與檔案轉接，給后續檔案管理工作埋下了很多隱患，嚴重影響到物業公司的整體服務質量。

（二）管理工作不規范

在物業檔案管理工作開展時，由于物業公司沒有將管理工作進行規范化約束，導致了部分管理工作的彈性過大。相關檔案管理人員時沒有遵循相關的管理制度，給管理工作的質量造成了嚴重影響，降低了物業公司的整體服務水平[2]。

3 管理水平不足

通過對物業公司的管理現狀進行分析可知，部分物業企業在檔案管理工作團隊組建時，沒有嚴格管控考核管理人員的職業素養和綜合管理實力，導致了檔案管理小組內人員的專業技能參齊不齊。在后續物業檔案管理工作與小區服務工作開展時，管理團隊的最短板將局限物業企業服務水平的整體提升。

為了避免相關問題的出現，解決物業企業檔案管理實力不足問題。在后續組建檔案管理小組時，需要綜合多方面評價管理人員的綜合實力。同時需要對管理人員實際工作進行觀察考核，以確保每一位檔案管理工作人員都可以勝任該工作崗位。隨著物業公司管理團隊實力的不斷提升，檔案管理利用效率不斷提高，很好的促進了物業公司的服務標準與質量。

四、優化措施探討

（一）管理機制完善

物業檔案管理工作開展時，若是管理機制存在漏洞，則會對檔案信息管理工作造成嚴重影響。為了避免相關問題的發生，需要物業公司組建相關的監督管理機制，確保及時發現檔案管理機制中的不足，并進行相應完善。

在物業管理工作開展時，必須明確物業企業檔案管理的主體責任，即物業企業需要為每一位業主的個人信息進行負責，同時物業企業需要依據相關規定，開展檔案信息收集、管理、開放等工作，杜絕物業企業越權收集業主信息，違規開發業主檔案資源，給業主造成巨大的生活與工作影響。

在對檔案管理機制進行優化改進時，物業公司需要依據我國對外公布的《檔案法》與《物業管理條例》等相關法律條規，構建科學嚴謹的管理體系，提高業主檔案管理工作質量與安全，保障業主的切實權益與安全[3]。

例如，在新開發小區的物業檔案管理工作進行時，物業公司需要提前介入住宅小區，并與相關單位做好業主交接工作，確保小區的基礎建設檔案、設備檔案、業主檔案、小區審批檔案等進行統一移交，為后續檔案管理工作開展奠定良好基礎。

（二）管理規范化

在小區物業檔案信息管理工作開展時，需要對管理工作進行規范化，構建統一管理標準，明確小區物業檔案管理的工作流程，如業主檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作，確保各項工作開展的質量與安全。

在檔案信息收集整理時，務必保證業主檔案信息的真實性與可靠性，避免信息收集時出現遺漏問題，為后續工作的開展奠定良好基礎。在對業主檔案信息進行歸納整理時，該項工作必須由專業的管理人員開展，確保檔案信息的分類排列規范。在檔案信息收集歸納后，則需要對相關檔案信息進行鑒定，在確保檔案信息真實無誤時，將其檔案放置到對應的檔案庫，且相關的檔案庫必須由專人進行管理，確保檔案管理工作的質量與安全。

在規范化管理工作開展下，提高了業主檔案信息完整性與安全性，為后續的檔案管理利用工作提供了數據信息保障。若是兩家物業企業開展工作業務交接時，需要明確各個企業的工作職責與義務。根據行業內的相關規定開展檔案交接與業務對接工作。若是在檔案資料對接時，部分檔案資料由于客觀原因，不能在企業約定的時間內完成對接。此時雙方企業需要簽署未移交清單，在后續工作開展的過程中，需要及時的補齊相關資料檔案，確保小區業主檔案信息的完整性。若是在工作對接過程中出現了糾紛，受侵害企業則可以進行訴訟，以維護自己企業的檔案管理權益，確保物業公司檔案管理工作的可靠性與安全性。

（三）管理團隊實力加強

在小區物業管理工作開展時，管理團隊的整體實力直接決定了檔案管理的工作安全與效果。為了確保業主檔案信息管理工作的安全性與可靠性，物業公司需要建設一支實力強、素質過硬的管理團隊，在團隊人員選拔時，需要保證每一位檔案管理工作人員都具備豐富的工作經驗和專業的檔案管理技能，確保業主檔案信息可以得到充分的管理利用。

在對物業檔案管理部門的工作人員進行管理時，為了避免部分管理人員出現工作松懈與思想怠惰等情況，需要定期對員工進行專業培訓與崗位技能考核，以提升員工工作崗位的綜合實力，為業主檔案管理工作奠定基礎。

在物業企業管理團隊實力提升時，需要不斷提高檔案管理的整體工作質量。在業主紙質檔案信息管理時，物業公司需要科學規劃建設新的檔案保管庫。根據行業對檔案管理工作的標準要求，配置相關的管理設備。同時在對檔案管理時，需要開展時需要開展“八防”工作，為檔案管理工作提供安全可靠的環境。

（四）檔案信息化管理建設

隨著我國城市化建設不斷加快，物業公司得到了迅猛發展，推動了和諧幸福小區建設。在物業公司開展業主檔案管理工作時，基于數字信息技術與互聯網技術的支持，部分物業公司已經開始嘗試無紙化檔案管理與數據網絡傳輸管理，提高了業主檔案信息管理工作質量與效果[4]。

在未來物業檔案管理工作進行時，必須加強信息化管理建設。因為小區物業檔案管理工作轉變為電子化、數字化是必然趨勢，因此需要物業公司及時的配置電子檔案管理的相關設備，如電子錄入槍、電子檔案系統、檢索查詢設備，構建安全可靠的電子檔案管理體系。

在對小區業主的電子檔案進行維護管理時，需要不斷提升電檔案的信息安全，基于檔案安全對業主檔案信息進行合理管理開發，以保證業主電子檔案的時效性與互動性，不斷提高物業公司的檔案管理工作質量，為人民群眾提供更加優質的服務。

（五）檔案管理安全性提升

在小區物業檔案管理工作開展時，由于檔案包含了用戶的住房個人信息，在合理合法利用檔案信息時，必須對檔案管理工作的安全性進行提升，為業主提供更加優質、可靠的服務。

隨著物業檔案管理信息的不斷豐富，相關工作人員需要充分利用現代信息技術，對業主檔案信息進行更加高效的保管與利用。在信息技術合理應用時，需要不斷優化提升業主檔案信息的網絡安全性，保證業主的個人檔案信息不會出現泄漏事件。

五、結束語

在小區物業檔案管理時，為了避免相關問題的發生，需要建設高素質的檔案管理小組、構建監管機制、完善管理工作規范，不斷提高物業公司檔案管理工作效能。