新時期基層事業單位檔案管理的幾點思考

紀翔

【摘 要】 作為事業單位管理人員，需要從檔案管理工作開展著手，細化檔案管理條例，為單位自身管理工作開展水平的提升和優化提供幫助，展示出有單位的管理特色。本文就新時期基層事業單位檔案管理的相關內容進行了分析，以期可以有效提高基層事業單位檔案管理水平。

【關鍵詞】 基層事業單位 檔案管理 有效對策

一、新時期基層事業單位檔案管理中存在不足

1、基層事業單位檔案管理方式過于落后。隨著現代科學技術的不斷發展與進步，很多計算機處理技術、文字處理技術、信息收集技術等都被應用到檔案收集、處理工作中，使得檔案的儲存脫離紙質化，增加了數字資料、音頻資料、圖片資料等儲存形式，改變了傳統檔案管理工作的方式。但是，現階段這種管理方式并沒有被應用到實際的工作中，很多基層事業單位都在應用最原始、最簡單的文字收集，再由人工進行處理、總結的工作方法，不僅影響了檔案管理工作的效率，也影響了檔案管理的現代化進程。

2、基層事業單位檔案檢索效率低下。傳統模式下檔案資料檢索需要人工處理，根據檔案類型找到其編碼，再通過編碼找出檔案資料，這種檢索形式所需時間較長，如需要批量找出大量文件，則需要多名管理人員共同開展檢索工作，極大浪費了檔案管理人力資源。當前計算機檔案管理檢索較為方便，但因部分基層事業單位信息化程度不足，致使部分檔案難以通過計算機實施檢索，極大影響了檔案管理效果。另外，基層事業單位檔案信息管理平臺檢索功能需要對計算機硬盤加以讀取，一些事業單位計算機硬件相對落后，導致其檢索時間過長，硬盤讀取及響應速度較慢，這也是影響基層事業單位檔案管理檢索效率的原因之一。

3、基層事業單位檔案管理安全性低?；鶎邮聵I單位檔案管理安全性，指的是在現有檔案管理中應對檔案安全管理質量提升和優化采取的一種措施。只有細化了檔案安全管理內容，才能為事業單位自身管理工作實施提供幫助。傳統的檔案管理工作沒有對信息化檔案管理工作做出相應規劃，影響了整個管理工作的實施效果。部分管理人員沒有意識到檔案管理安全的重要性，嚴重制約了檔案管理水平的提高。

4、管理隊伍建設力度不夠。管理隊伍是基層事業單位檔案管理工作開展的基礎。只有完善的管理隊伍，才能為檔案管理工作的開展提供人員支撐。但現有的檔案管理工作中，部分相關人員對檔案管理工作認識不夠，部分單位的隊伍建設還沒有形成完善的體系，導致在多變的檔案管理工作中，不能展示出現有檔案管理工作的特色，影響了事業單位自身管理水平。

二、提升新時期基層事業單位檔案管理水平有效策略

1、豐富基層事業單位檔案管理的方式。為了進一步加強基層事業單位檔案管理工作的質量，提高工作效率，首先應該改變傳統、單一的管理方式，利用先進的科學技術實行多樣化管理，最終實現信息化、數字化、虛擬化的檔案管理模式。多樣化的管理方式可以擴大基層事業單位大男子與的儲存總量，還能大幅減輕單位的庫存空間，而且無紙化的檔案管理可以簡化查閱資料的流程，使得各單位間文件的傳遞、流通變得更加便捷，以便更好的開展各項聯合工作。

2、基層事業單位應建立信息化平臺。傳統基層事業單位檔案多為紙質媒介，紙質檔案在管理工作中具有諸多弊端，其檔案保存、檢索、共享、利用等方面工作便利性較低，因此，基層事業單位應建立檔案管理信息化平臺，采用該平臺對電子檔案實施高效管理。電子檔案具有存儲方便、檢索速度快的優勢，尤其是檔案傳輸和共享功能極大提升了基層事業單位檔案管理效率，保障基層事業單位檔案信息管理水平的提高。在實際工作中，基層事業單位需全面掌握檔案管理實際情況，并根據基層事業單位需求建立具有針對性的檔案信息化管理平臺?；鶎邮聵I單位應在軟件方開發檔案管理系統平臺，完善信息化管理系統的各種功能模塊。當前檔案信息管理平臺包含前端、后臺及數據庫三個組成部分，其中，前端是管理人員操作界面，這一界面應與基層事業單位網站設計理念相一致，將各種檔案類別及管理功能分門別類的設置在平臺前端;后臺作為基層事業單位檔案管理信息化平臺的數據處理部分，建設過程中需加強對后臺邏輯運算的優化，從而有效提升平臺響應速度，提高檔案管理人員工作效率;數據庫作為檔案信息的保存單元，需選擇較為穩定的數據庫，根據事業單位實際檔案數量選擇相應的容量。

3、強化基層事業單位檔案信息安全管理。信息安全管理力度不夠，導致檔案管理工作開展差錯出現。相關部門應該對檔案管理中的信息安全管理工作進行改進，提高檔案信息安全管理質量;要迎合檔案信息安全管理工作開展需求，對檔案管理中的保密工作進行優化，提高檔案的保密性。例如，在檔案管理中，建立授權管理模式，針對檔案管理授權進行分析，提高檔案授權管理質量。

4、完善基層事業單位檔案管理人才隊伍建設。檔案管理人員應該迎合檔案管理工作需求，加快完善人才隊伍建設。一方面，事業單位應該意識到開展檔案管理工作的意義，從隊伍建設上著手，加大人才隊伍建設力度。另一方面，應該對人才隊伍建設的素質培養工作開展進行指導，提高人才素質培養能力，讓隊伍內的人才能夠應對不斷變化的檔案管理工作。

三、結語

總之，為了有效提高基層事業單位檔案管理水平，管理人員應該從檔案管理工作問題分析著手，強化檔案管理培養力度，為檔案管理工作優化改進提供幫助。只有針對事業單位檔案管理中存在的問題制定出科學的防護管理方案，才能滿足基層事業單位檔案管理工作的需求，不斷提高其管理質量。

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