檔案保密性與開放性研究

孟巖

【摘要】現如今，對于檔案的管理工作而言，更加注重對檔案的管理，忽視對檔案的利用，在這樣的情況下，檔案資源的利用率偏低，同時如果檔案的保密工作沒有落實到位，將會給國家的安全造成一定程度地影響，也會損害國家的利益。因此，本文對檔案開放性以及保密性兩者之間的關系進行了分析，對如何處理好兩者之間存在的問題，提出了幾點建議，希望能幫助到有需要的人。

【關鍵詞】檔案管理 ?保密性 ?開放性

引言：眾所周知，檔案是經過社會發展，從而形成的一種文化產物。當今，科學技術發展較快，如果過于注重檔案的保密工作，不考慮檔案秘密性的有效時間以及使用范圍，那將是不合理的;如果檔案的保密工作沒有進行到位，過度使用檔案資源，增加檔案的公開范圍，那也是不合理的。這就要求在使用檔案資源時，要掌握好檔案的保密性以及公開度之間的聯系。

一、關于檔案開放性以及保密性兩者之間的關系

由于檔案具備一定的研究意義，通過使用檔案資源，能獲取有關的情報信息，以及獲取憑證的信息，因此被廣泛應用于多個方面，比如歷史研究、教育研究等。檔案能提供有關的情報以及憑證信息，由此引起檔案保密與檔案公開兩者之間的矛盾。檔案資源能提供情報信息，進而被社會各界所使用，因此具備一定的公開性;檔案在一定程度上能體現機構的價值，有關機構的活動范圍以及活動時間是受約束的，進而體現出一定的不公開性，也就是要求檔案活動要保密。

兩者之間存在的問題，主要在以下幾方面得以體現，雖然檔案對外具有一定的公開性，這種公開性是具有一定要求的，對于檔案的形成時間、檔案的使用范圍有著明確的規定，對于檔案的使用者，給出了一定的限制要求。一般而言，在檔案形成一段時間之后，才能對檔案進行使用;當檔案的保密期限過之后，再對檔案的保密程度進行確定，在使用者使用檔案資源時，有一定的權限范圍，當需要對檔案進行傳送時，需要在規定的范圍內進行。當然，處于保密狀態的檔案，是具備一定的研究價值的，只是由于某些方面的因素，檔案的研究價值被覆蓋了，沒有得到顯示。處于保密狀態的檔案，從另一角度考慮，在將來的時間里，有著向外公開的必要性。在一定范圍，一定條件下，檔案的雙重性是可以進行置換的。通常情況下，經過保密期的檔案，就可以對外進行公開，在公開的過程中，由于某些特殊的原因，需要對檔案進行再次的保密。由于檔案具備雙重性的特點，人們在使用檔案資源時，需要結合社會實際情況，對檔案的保密層級進行調整，在滿足檔案保密性的條件下，盡最大可能發掘檔案的研究價值。如果檔案的保密工作沒有落實到位，將會給國家的安全造成一定程度地影響，也能損害國家的安全及利益。

二、如何處理好兩者之間存在的問題

當檔案形成之后，自然就會存在檔案的雙重性，由于檔案雙重性的特點，進而避免不了檔案保密性以及開放性之間的矛盾，在外界環境發生變化時，兩者之間所表現出來的矛盾也不一樣，這就要求從事檔案的工作人員，對于檔案雙重性之間的矛盾，要采取合理的態度，去評估以及解決兩者之間存在的問題。在對檔案的保密層級以及保密時間進行確定的時候，應當遵守有關的規章制度進行，不能盲目擴大檔案資源的使用范圍，不能隨意對檔案保密時間進行規定。另一方面，不能太過度重視檔案的保密，進而組織使用者對檔案信息資源的使用，如果一味地注重檔案保密，將會導致檔案研究價值得不到體現，或者一定程度上引起檔案價值的消失。對于檔案使用對象的管理而言，當確定使用對象滿足有關條件，確定檔案對象的使用目的處于合理范圍，就可以按照檔案管理的有關標準，使用檔案信息資源，并挖掘檔案的研究價值;同時還需要關注檔案的流動性，依據實際變化情況，對檔案保密的范圍以及保密時間進行確定，對于檔案保密時間，以及檔案的解除范圍要加以關注，如出現變更情況時，應當做好有關的調整工作。

現如今，自動化技術快速發展，辦公智能化被廣泛使用，由于文件不斷增加，檔案的管理方式也發生了轉變，促使電子檔案的誕生。如果過于注重檔案的保密工作，不考慮檔案秘密性的有效時間以及使用范圍，那將是不合理的;如果檔案的保密工作沒有進行到位，過度使用檔案資源，增加檔案的公開范圍，那也是不合理的。在檔案管理工作，使用高科技的技術，實現檔案資源信息共享的目的，雖然能便于人們利用檔案信息，同時給檔案的保密工作帶來了極大的挑戰。這就要求有關人員采取有效措施，對于檔案數據信息的使用加強監管，防止儲存介質被非法拷貝，或者向外界泄漏，防止非法人員利用網絡，對檔案信息進行竊取，以免影響國家安全。因此有必要處理好檔案公開性以及保密性兩者之間的聯系，對于可以向外公開的檔案，可以進行適當的公開，以便滿足使用者的需求;對于不能公開的檔案信息，要做好檔案的保密工作，制定出更高級的保密層級，并采用先進的加密技術，避免檔案信息泄漏。

三、與檔案工作有關的適度原則

對于檔案管理工作而言，在工作中要遵守適度的原則，對于工作存在的問題，要采取科學合理的手段去解決，做好檔案的保密工作，同時在允許范圍之內，為大眾提供檔案信息服務，并健全檔案工作的機制，以滿足社會各界對檔案使用的需求。對于從事檔案工作的人員，要求其具備良好的保密意識，努力學習與檔案有關的知識，并圍繞有關的法律法規，通過有關的培訓，培訓檔案工作人員的法律知識及職業素養，促使檔案工作人員具備一定的法律意識及素質。依法進行檔案的保密工作，依照有關的法律對檔案的保密性進行治理，防止檔案工作人員做出違背法律的行為，在做好檔案保密工作的前提下，盡最大可能向社會大眾提供檔案信息服務。

四、結論

通過以上的分析可知，對于檔案雙重性之間的矛盾，要采取正確的態度，去評估以及解決兩者之間存在的問題;在確定檔案的保密層級以及保密時間時，應當遵守有關的規章制度，不能盲目擴大檔案資源的使用范圍，不能隨意規定檔案保密時間;對于可以向外公開的檔案，可以進行適當的公開，以便滿足使用者的需求;對于不能公開的檔案信息，要做好檔案的保密工作，制定出更高級的保密層級，并采用先進的加密技術。

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