信息安全背景下人力資源檔案的數字化管理辦法

劉遠怡

摘要：人資檔案是企業重要的信息資源，記錄了人力資源管理中的各項工作內容，很多信息在企業經營管理和人力資源管理中具有很大的參考價值，數字化的檔案管理，有利于企業管理信息化的發展，實現人力資源管理的數字化，挖掘檔案信息的價值，并將其作為企業決策的參考，為企業管理提供可靠的數據支持，數字化檔案管理在信息安全的背景下，存在著一定的不足，安全問題始終是數字化檔案管理的阻礙，人資檔案數字化管理系統有待企業進一步的建設和完善。

關鍵詞：信息安全;人力資源檔案;檔案管理;數字化管理

人力資源檔案管理是人力資源管理的重要環節，使用數字化的檔案管理，有利于人力資源管理效率的提升，使用檔案信息進行篩選和分析，找到其中有價值的信息，為企業內部選拔人才提供有效的數據，公平對待每位員工，維持企業員工的穩定性，在人資檔案數字化管理建設中，要切合企業人資管理實際情況，構建數字化管理系統的功能模塊，保證系統符合企業人資管理的需求。

一、數字化人力資源檔案管理的作用

（一）提高人資管理的信息化水平

人資管理使用數字化的檔案管理，有利于人資管理信息化水平的提高，作為企業信息化建設中的一部分，人資管理進行薪酬計算、績效考核時，形成的數據信息，可以為企業決策提供信息參考，推動企業信息化的管理進程。

（二）有利于檔案的長期保存

數字化的檔案管理，將人事檔案存儲到服務器中，可以保證檔案的安全，傳統使用的紙質檔案，保存上有很大的不便，需要專門的檔案室進行保存，還要保證檔案室的濕度和溫度，定期進行防蟲治理，紙質檔案在利用時，也需要多加小心，紙張容易破損，提升了紙質檔案保存上的難度。使用數據化的檔案管理，不會出現以上問題，只需要考慮數字檔案存儲安全，使用固態硬盤可以實現檔案的長久保存，采取數字檔案備份的工作制度，當數字檔案出現人為原因損壞時，可以使用備份檔案進行檔案的查找，兩個檔案存儲設備同時出現故障的幾率非常小，所以使用數字化的檔案管理方式，可以保證數字檔案的安全性。

（三）管理工作效率的提升

數字化管理方式操作簡單，優化了工作流程，極大地提高人資檔案管理的工作效率，同時提升檔案管理的技術水平，相比較而言，傳統檔案管理工作效率低下，并且手工操作出現失誤的幾率大。數字化檔案管理使用計算機系統，坐在崗位上就可以完成檔案的收集、整理、保存等工作，實現檔案的高效化管理，促進人資檔案管理的規范化操作。就人資檔案管理的服務上來說，有了很大的進步，例如，當有人提出借閱檔案時，傳統的業務流程是，根據借閱者提供的信息，檔案管理人員去檔案室查找檔案原件，需要辦理借閱手續，在歸還時，辦理歸還手續，耗費大量的時間，使用數字化管理后，只要具有檔案查閱的權限，在企業的檔案管理系統上，就可查閱個人信息，檔案利用方便快捷，簡化了檔案管理的工作流程，防止檔案出現破損或遺失。

（四）實現企業的量化管理

人力資源檔案的數字化管理，為企業選拔人才提供信息支持，人力資源的績效考核數據，可以為企業管理者提供員工的工作狀況信息，根據員工工作表現，給予一定的改進意見，使用人力資源檔案可以對企業員工進行綜合性的定性分析，以及員工的定量選擇，實現企業人力資源的合理分配，選擇優秀員工擔任企業關鍵性的崗位，調整員工結構，優化企業崗位，實現人力資源利用的最大化。深挖數據的潛在價值，為企業決策提供準確的數據參考，提高決策的準確性。

二、數據化檔案管理面臨的主要問題

在信息安全的背景下，數字化檔案管理存在一定的不足，主要有以下兩點：

（一）人資檔案基數大

檔案基數大，短時間內不可能完成所有檔案的數字化存儲，大部分企業已經實現了信息化的企業管理和財務管理，現代化的管理模式應用已經非常成熟，規模較大的企業員工數量較多，積累了大量的人事檔案，檔案管理人員有限，不能快速完成紙質檔案的數據化，中小型企業受到自身實力的限制，實現檔案數據化較為困難。

（二）數字化檔案管理的安全問題

數字化檔案管理的網絡安全問題比較突出，員工使用網絡查閱檔案，網絡中存在諸多的安全隱患，不法分子通過網絡竊取檔案信息，導致數字檔案的安全性不夠，企業管理在信息化建設時，沒有意識到網絡安全的重要性，在選擇網絡服務商時，注重管理系統的運行質量，對網絡安全問題涉及較少，導致人資檔案管理系統存在漏洞，網絡不法分子使用黑客技術，輕松攻擊管理系統服務器，竊取商業機密。人為因素也影響著數字化檔案管理的安全性，檔案管理人員操作失誤，數據錄入錯誤，導致檔案信息的真實性不夠，或者是登陸密碼設置較為隨意，降低系統的安全性，致使人資檔案管理安全風險的增加。

三、在信息安全背景下人力資源檔案數字化管理的對策

（一）構建人資檔案數字化管理系統

現階段使用的管理系統是基于web技術搭建，建立全面的安全防護措施，完善系統網絡防火墻建設，抵御外部網絡攻擊，或者使用物理隔離技術，將內部網絡與外部網絡進行隔離，對企業管理的重點，財務管理系統設置用戶權限，需要使用密碼登錄，以及使用身份驗證工具，保證系統的安全性。

（二）構建人才數據庫功能

人力資源管理的主要目標是人才的管理，而人才是企業最缺少的資源，人才與崗位匹配度的提高，是人力資源管理的主要目的，為了充分的利用人才資源，在人資檔案數據化管理系統中，設置人才庫，將企業所有人才檔案放入數據庫。在企業內部人才選拔時，使用人才庫中的檔案信息，與崗位進行匹配，快速確定所需人才信息，在人員招聘時，可以將應聘者檔案信息，與企業優秀員工進行對比，提升應聘者與崗位的匹配度，選擇更加適合崗位的優秀人才，提高人資的招聘效率。

（三）構建崗位管理功能

崗位需求信息包括了崗位的具體職能，還有對應聘人員工作經驗的要求，還要加入崗位輪換的相關內容，尤其是一些對生產安全要求較高的化工企業或者是工業企業，對崗位進行輪換提醒，減少人為因素的影響，降低生產安全事故發生的概率。在保障企業員工安全的同時，對崗位職能進行設計，評估崗位設置的價值，確保崗位設置的合理性，實現崗位設置與價值管理功能，滿足現代化企業管理的需求。

（四）構建績效考核功能

績效考核是對員工一段時間內的工作情況進行評價，可以真實反映出員工的工作狀態、工作效率、工作成果，也可反映出企業工作鏈條的實際情況，績效考核數據可以為企業的各項業務提供參考，比如說加工生產企業，采購使用績效考核數據，可以計算加工過程中的壞件率，或者是生產線的實際加工量，從而去采購相應的原材料。

（五）構建薪酬管理功能

人力資源的薪酬信息屬于商業機密，薪酬具有穩定員工的作用，良好的薪酬可以增強員工對企業的忠誠度，人資管理的薪酬數據具有很強的參考價值，人力資源在進行人員招聘時，根據薪酬數據，確定新增人員的薪酬結構，為人資管理的發展戰略，以及企業經營規劃提供數據參考，使用薪酬管理模塊篩選數據、分析數據，實現數字化檔案管理的實際價值。

（六）構建人資檔案數字化管理的注意事項

在實際的應用中要注意協調檔案數字化管理與原始檔案之間的關系，對企業來說紙質檔案的保存也非常重要，有些檔案具有法律效應，或者是極具開發利用的經濟價值，人資檔案數字化管理并不能完全摒棄紙質檔案管理，人資檔案管理時，要注重紙質檔案的保護和保存，按照紙質檔案管理原則，規范化操作，分門別類保管。人資檔案數字化管理，需要建立管理標準，實現人資檔案的長期保存，保證檔案信息的真實性和完整性，確保檔案高質量的保存，人資檔案數字化管理可以借鑒國內外的成功經驗，研究國際標準，按照國際標準管理檔案信息，提升檔案管理的標準化水平。

四、結語

實現人力資源檔案數字化管理的前提，是數字化檔案的安全管理，在信息安全的背景下，對人力資源檔案數字化管理系統進行完善建設，使用數字化管理系統，其具有良好的數據收集速度，安全的存儲空間，極強的數據處理能力，可以進行數字化檔案信息的分析和篩選，實現檔案信息利用價值的最大化，提升人資檔案管理的現代化水平。

【參考文獻】

[1]蔣曉瑋.互聯網背景下數字檔案信息安全管理淺析[J].城建檔案，2019（1）：19-20.

[2]肖晏夏.無紙化辦公環境下電子檔案信息安全管理對策分析[J].港口經濟，2019（7）：114-115.

[3]王翠.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策[J].百科論壇電子雜志，2019（4）：276-276.