新形勢下高校人事檔案管理的創新改革

【摘要】新形勢下，高校在進行人事檔案管理工作時，還存在許多難點問題需要解決，具體包括檔案管理人員沒有意識到自身工作的重要作用，存在工作態度不積極的情況。同時，個別高校沒有定期對檔案管理人員進行工作培訓，導致工作人員不具備操作先進技術手段完成新時期檔案資料收集、整理以及管理、開發利用等一系列工作的能力。另外，檔案的真實性和完整性問題也是目前高校需要解決的基本問題。而這就對檔案管理人員的專業工作能力及創新意識有了較高的要求，高校必須要結合現階段的實際工作情況，積極開展對人事檔案管理工作的創新和改革。

【關鍵詞】高等院校；人事檔案；管理創新

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

人事檔案當中存儲的是一個人的學歷、工作經歷、獎懲情況等基礎內容，通常直接決定人才的工資待遇。因此，各行各業都需要意識到對內部人事檔案進行管理的重要性。本文主要以高校的人事檔案管理工作現狀為例展開分析，明確影響檔案管理工作效果的關鍵因素，研究合理創新工作內容和形式的可行措施。

一、新時期高校人事檔案管理工作的難點問題

從實際工作情況來看，目前，有許多高校人事檔案的管理工作存在一定的不足之處，直接影響著管理工作的質量和效率。主要問題可以從以下兩個角度來展開分析：

（一）工作態度及能力問題

與其他企業的人事檔案管理工作內容不同，高校的檔案管理工作需要分別管理教職人員以及學生的檔案。這就在一定程度上增加了人事檔案管理人員的工作壓力。同時，現階段許多人事檔案管理人員都沒有意識到自身工作的重要性，存在有工作馬虎的情況。由于新形勢下高校在不斷的擴招擴建，需要管理的學生檔案及教師檔案資料不斷增多。而目前仍然有許多檔案管理人員不具備操作先進的信息技術完成電子檔案管理工作的能力，還在使用傳統的紙質檔案管理模式。另外，檔案管理人員只注重管理，沒有對檔案資料進行有效的開發和利用，也影響了檔案價值的充分發揮。

（二）材料真實性的問題

材料真實是人事檔案的生命，是體現人事檔案有效作用的前提。檔案內容失真將會給人事檔案管理和使用造成嚴重后果，可能會為人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來很多問題，也使人事檔案管理失去了意義。其次，人事檔案管理的時效性功能較弱。人事檔案的形成涉及面寬、來源廣泛、歷史漫長。因此，經常會由于人為因素造成檔案記錄不完全的情況，這些都是新時期高校在開展人事檔案管理工作時需要解決的基本問題，需要高校從人才管理的角度進行科學的管理。

二、新形勢下高校人事檔案管理工作的創新方案

高校在新時期開展人事檔案管理工作時，必須要充分意識到信息技術的應用優勢，并將檔案管理工作與內部監管機制有機融合起來，健全管理結構體系，開展人才教育培訓工作，從而為檔案管理工作的有序運行提供支持與保障。

（一）信息技術的合理應用

網絡信息技術的優勢就在于可以便捷的整理檔案數據資料，降低員工的工作壓力，提高工作效率。在智能化、自動化的工作模式下，人事檔案資料的真實性和完整性受到人為因素的影響比較小，可以確保新時期檔案管理工作的穩步運行?；诖?，各個高校都應當具備創新檔案管理工作內容及形式的意識，加大資金技術投入，引進計算機工作設備。積極地將人事檔案的紙質資料轉換成電子版資料，并構建網絡工作平臺，對不同專業的教師及學生的檔案進行合理的分類，為后續查找檔案資料提供便利。

（二）健全檔案管理工作機制

目前，在國家相關政策的支持下，人才在高校間的流動成為了促進高校發展的主要因素，“人與檔案流動相一致”的原則能在很大程度上保證檔案的完整性與安全性。高校對人事檔案管理的根本目的是為人才的聘用、調動、培養提供依據，人事檔案作為反映人才工作經歷的主要形式，對高校管理人才有著非常重要的作用?；诖?，高校必須要建立健全的檔案管理工作機制，并結合人才管理制度的內容對工作人員的行為進行有效的約束，避免由于檔案管理人員自身工作馬虎或者工作態度不積極，而導致教職人員在人事調動時檔案沒有及時調入或調出，這將會影響教職人員參與高校的評優評獎活動，影響教職人員對高校人事管理工作的滿意度。目前，在高校內部管理工作中，比較常見的管理工作形式就是設置責任監督機制，根據員工的工作崗位職能要求分配工作任務，并定期結合員工的工作完成情況，給予獎勵和懲罰。在這個環節中，對于不符合高校在新時期對人事檔案管理工作要求的員工必須要及時予以淘汰。

（三）人才的教育培訓環節

人才是新形勢下高校人事檔案管理工作有序運行的基礎前提，基于此，高校必須要意識到開展人才教育培訓工作的重要性。定期對員工的工作能力及工作素質進行考核，以思想教育為主，安排領導人員與檔案管理人才進行面對面的溝通交流，從中了解員工的工作優勢及不足，了解員工在工作中遇到的難題，及時幫助員工解決問題。提高員工對高校的歸屬感和認同感，引導員工自覺規范自身的工作行為，減輕管理部門的工作壓力。同時，高校應當根據先進的人事檔案管理技術的發展情況，安排專家為檔案管理人才傳授工作經驗，并面向社會招聘高技術、高素質的人才，從而組建一支專業的人事檔案管理工作團隊，提高整體團隊的工作質量和效率，有效解決目前高校檔案管理工作存在的難題。

三、高校創新人事檔案管理工作時的注意事項

高校在實際對人事檔案管理工作的內容及形式展開創新研究工作時，還有一些注意事項需要遵守，具體包括以下幾個方面。

（一）以人為本原則

高校在新時期的發展過程中，必須要以科學的發展觀作為創新高校人事檔案管理制度和模式的指導原則。在這個環節的核心要求就是要以檔案管理工作人員為基礎，從政工教育的角度出發，結合黨和國家的思想政治方針，對員工進行教育。引導檔案管理人員不斷總結工作經驗，對目前的管理工作內容及形式提出修改意見，結合高校發展的實際情況進行有針對性的調整，為提高員工的工作積極性奠定基礎。同時，管理工作應當與文化建設結合起來，利用校園文化定期組織員工開展文化交流活動，將活動的主題與思想教育工作的基本內容融合在一起。在活動當中潛移默化地影響檔案管理人員的思維意識，從而達到創新發展的基本要求，促進員工個人和院校的共同發展進步。

（二）公平性的原則

在進行人事檔案管理工作時，必須要遵循公平性和規范性的原則。比如，在涉及到對教職人員或者對學生進行評優評獎工作時，高校應當將評選標準公示出來，并應當將參與評選的人員名單也公示出來，讓全體師生都參與到評選環節當中，從評選人員的日常表現以及檔案資料兩個方面進行綜合分析，發揮出人事檔案的應用價值，確保高校評優評獎工作的客觀公正。這些都是新形勢下高校在進行人事檔案管理工作時應當遵循的基本原則。

（三）安全管理工作

檔案資料的安全性問題是高校在進行人事檔案管理工作時需要關注的重點問題，基于目前檔案管理工作形式主要以電子檔案為主，與傳統紙質檔案的存放管理不同，網絡環境具有復雜多變的特點，這就給安全管理工作帶來了一定的挑戰。針對這個問題，檔案管理人員必須要做好信息安全防護工作。首先，應當從人事檔案管理平臺的安全設置角度出發，設置每位員工登錄平臺的權限，一般來說，教職人員及學生只能查看個人資料，而且不具備修改的權利，只有檔案管理人員才能在后臺對資料內容進行修改；其次，高校要為系統安裝相應的安全防御軟件，避免系統平臺受到網絡病毒的攻擊而陷入癱瘓。同時，還要避免不法分子入侵系統盜取人事檔案資料。

四、結論

在新形勢下開展高校人事檔案管理工作，必須要從加大資金技術投入，建設網絡管理平臺的角度入手，充分發揮出信息技術的應用優勢，降低管理人員的工作壓力。同時，應當結合高校內部的人才管理制度完善人事檔案管理機制，規范檔案管理人員的工作行為，避免由于人為因素影響檔案的應用價值。另外，高校應當積極開展人才教育培訓工作，從思想教育和工作能力兩個方面培養專業的檔案管理人才。人事檔案創新改革環節中，遵循以人為本的工作原則，做好檔案安全管理工作，為高校各項工作的穩步發展奠定基礎。

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作者簡介：尚紅玉（1987-），女，漢族，河南省鄲城縣，碩士研究生，高校從事人事檔案管理工作。