新形勢下檔案信息化建設及服務工作探析

徐葉

摘要：加強檔案信息化建設工作作為近年來檔案事業發展的重要內容，是適應時代發展的必然選擇，也是在信息時代提升檔案服務水平的必經之路。當前，我國檔案信息化建設與服務工作呈飛躍式發展：數字檔案館建設成效顯著，檔案信息化行業標準充實，為檔案服務工作奠定了基礎;但也存在檔案在線服務能力薄弱、檔案共享利用平臺建設不足等問題。本文結合“互聯網+政務服務”的時代背景，提出提升檔案信息化建設及服務工作的新路徑。

關鍵詞：檔案信息化;檔案服務;檔案信息化標準

一、引言

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），檔案信息化建設作為新增內容列為第五章，對各級人民政府、檔案館、機關、企事業單位等主體均提出了檔案信息化建設的新要求，涵蓋了檔案數字資源的保存與利用、電子檔案管理信息系統建設、電子檔案的效力、檔案信息資源共享服務平臺建設等內容。新《檔案法》的修訂為各級檔案部門深入推進檔案信息化建設提供了基本方向，同時也為檔案工作者提高檔案信息化素養、提升檔案信息化建設履職能力提出了更高的要求。關于檔案信息化建設，在全國檔案事業發展規劃中多次提及，2000年12月，《全國檔案事業發展“十五”計劃》中最早提出“加快推進檔案信息化建設”的奮斗目標;現如今，國家正在制定“十四五”規劃的關鍵時期，檔案信息化建設也將作為重點內容列入檔案事業發展規劃。在國家加大力度推進“互聯網+政務服務”的新形勢下，加快檔案信息化建設、提高檔案服務水平將是全國未來很長一段時間內檔案工作的重點。

二、檔案信息化建設及服務工作現狀

2002年，國家檔案局印發了《全國檔案信息化建設實施綱要》，對檔案信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案管理應用系統建設、檔案信息化標準規范建設、檔案信息化人才隊伍建設作出了明確規范與要求。近年來，基于《實施綱要》，各級各類檔案館積極投入到檔案信息化建設與服務工作中。

（一）示范引領：數字檔案館建設成效顯著

隨著信息時代的發展，國家注重加強數字檔案館建設頂層設計。2006年，國家檔案局發布了《檔案事業發展“十一五”規劃》，在總體目標和主要任務中均提及要推進“電子文件中心和數字檔案館”的建設;2011年，《檔案事業發展“十二五”規劃》發布，要“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設”;2016年，《檔案事業發展“十三五”規劃》中，“持續推進數字檔案館建設”仍為全國檔案工作主要任務之一，并明確提出“至2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建成數字檔案館”。此外，國家檔案局還印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案館系統測試辦法》《企業數字檔案館（室）建設指南》等系列標準規范，對各地區、各部門開展數字檔案館建設工作具有指導意義。2015年，青島市數字檔案館順利通過國家檔案局測試，成為首家“全國示范數字檔案館”，以數字檔案館為基石，拓展檔案信息館際共享、社會共享等功能[1]，開創了電子文件歸檔、檔案數字資源在線服務的典范;2017年、2018年、2019年，國家檔案局分別批復6家[2]、4家[3]、7家[4] “全國示范數字檔案館”;2020年，鄭州輕工業大學等4家單位被認定為“全國示范數字檔案室” [5]。全國示范數字檔案館（室）的建設各具特色與優勢，建立數字檔案館建設規劃、建設高標準基礎設施、注重檔案數據系統開發與保護、大力推進檔案數字化工作、突出檔案資源特色、加強館際合作等，為各地區開展數字檔案館建設拓展了新的方法和思路。截至2019年底，通過省級及以上檔案行政管理部門認證的數字檔案館325個[6]。

（二）內容充實：檔案信息化行業標準建設

隨著檔案信息化工作的開展，有關其建設內容、規范的相關標準逐漸增多。筆者通過檢索國家檔案局“檔案標準庫”中“行業標準”欄目，與檔案信息化相關的標準共計16項，從行業標準內容來看，主要呈現以下幾方面的特色：一是充分體現時代需求，如《政務服務事項電子文件歸檔規范》的制定實施，在“互聯網+政務服務”背景下，為政務服務機構在全國一體化在線政務服務平臺上辦理政務服務事項過程中形成的電子文件的歸檔工作提供了標準規范;二是涵蓋內容廣泛，涵蓋了紙質檔案縮微數字一體化技術、紙質檔案數字化、錄音錄像及照片類電子檔案元數據、電子文件歸檔與長期保存、檔案信息系統運行、檔案移動平臺建設等方面的內容，同時也反映了檔案信息化工作所包含的豐富內容;三是適用性強，國家檔案館及各地區檔案館在制定標準過程中充分結合我國檔案信息化工作發展狀況開展創新，與相關專業機構開展合作，共同制定相關標準，以更好地滿足社會發展的需求。

（三）網站建設：在線資源服務建設力度薄弱

建設檔案信息網站、豐富在線檔案信息資源是當前各地區檔案館加強檔案信息化建設的重要途徑。近兩年，為加強檔案網站科學建設與規范管理，國家檔案局采用科學方法對全國副省級市以上檔案網站開展年度評估工作，并形成了相關評估報告。2019年，國家檔案局對49個副省級市以上檔案網站進行科學評估，以資源服務、業務建設、網站設計為一級指標，其中“天津檔案網”“北京市檔案信息網”“福建檔案信息網”綜合排名位列前三。檔案網站資源建設和在線利用服務是檔案網站建設的重要內容，但目前我國檔案網站建設中，資源服務建設能力參差不齊。天津檔案網檔案數字資源豐富，設立直接查看原文或預約功能，基本滿足用戶在線查檔需求;許多較差的網站缺少在線查檔功能，而且檢索入口及檢索條件仍需優化。此外，檔案網站還存在現行文件服務質量差距大、網上展覽內容和形式單調、在線預約查檔不便捷、在線學習資源匱乏等問題[7]。

三、推進檔案信息化建設與服務工作的路徑

2018年7月31日，國務院印發《關于加快推進全國一體化在線政務服務平臺建設的指導意見》，以全面實現全國政務服務“一網通辦”為基本目標[8]?！兑庖姟烦雠_后，各地積極推進政務服務跨地區、跨部門協同辦理。各級檔案部門同樣肩負著為社會公眾提供檔案服務“一網通辦”的責任與目標，為實現這一目標，加快推進檔案信息化建設、提供檔案在線服務是必經之路。

（一）加強頂層設計，完善檔案信息化規劃與標準體系

當前，國家正面臨制定“十四五”規劃的重要時期?？茖W謀劃檔案事業“十四五”規劃，確立“十四五”期間檔案事業發展的方向與基本思路，將檔案信息化建設納入“十四五”規劃中尤為重要。國家檔案局前任局長李明華曾在全國檔案工作暨表彰先進會議上就推出檔案信息化建設專項規劃、檔案信息化作為重點工作做出了明確指示[9]。安徽省、浙江省、甘肅省等多地檔案部門積極開展檔案信息化工作調研，將其作為下一步工作的重點任務。為加強頂層設計，完善檔案信息化規劃與標準體系建設，應從以下幾方面著手。一是將檔案信息化建設納入各級各類檔案館檔案事業發展“十四五”規劃中。在國家層面，根據國家檔案信息化建設現狀，制定國家檔案信息化建設的實施方案，明確工作任務和目標，并逐級分配至各地區、各單位。在各地區層面，根據國家總體實施方案，制定符合自身工作發展實際的實施方案細則，確保檔案信息化工作真正落地。二是統籌電子政務服務平臺與檔案信息系統間的“無縫銜接”。目前，由于管理系統間不兼容、各部門各自為政等原因，電子政務服務系統數據難以直接導入檔案信息系統，“信息孤島”現象嚴重。為此，應加強與政府部門的合作，采用系統間“無縫銜接”的方式，即通過系統改造等，達到兩個系統之間數據交換標準統一的目的，最終使電子政務服務系統數據按照檔案工作的相關標準導入檔案信息系統中，實現數據共享的重要目標。三是完善標準體系建設。做好檔案信息化建設工作，必須以統一的電子檔案、電子文件歸檔標準規范為依托。在國家層面開展相關單位電子檔案與電子文件單套制歸檔的試點工作，制定檔案信息系統建設規范、電子檔案移交接收操作規程等，為全國各地區開展檔案信息系統建設、電子文件移交提供依據。

（二）推進紙質檔案數字化、電子文件歸檔管理進程

隨著信息時代的發展，紙質檔案數字化工作已經成為許多檔案機構近年來工作的重點。從國家層面來看，2019年全國各級館藏檔案數字化副本1407.8萬GB[10]。雖然紙質檔案數字化工作取得了顯著進展，但與目前我國檔案總體館藏量相比仍存在很大差異，并且全國各地區檔案數字化進展程度不一，許多地區還處于落后狀態，與社會公眾日益增長的檔案需求相比，數字化工作仍顯薄弱。在電子文件歸檔管理方面，存在電子文件歸檔認識不足、歸檔方法不科學、標準制度建設不健全等問題，嚴重影響電子文件歸檔的完整性與規范性。數字檔案資源建設是檔案信息化建設的重要內容，也是檔案部門開展服務工作的基礎，因此做好紙質檔案數字化工作與電子文件歸檔工作尤為重要。一是構建科學的紙質檔案數字化體系：數字化加工體系應具備流程化特點，數字化存儲體系應適應不斷更迭的軟硬件環境，在數字化過程中充分保證檔案信息的安全等。此外，應確保數字化工作的標準化和規范化;充分保證檔案原件的安全性，防止在數字化工作中發生檔案丟失等情況。二是推動電子文件的歸檔接收工作。2016年，國家檔案局發布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》，對電子文件歸檔范圍、收集與整理、編目、元數據歸檔格式、檔號編制要求等做了明確規定。國家各級檔案館應按照此規范，向各機關單位明確收集范圍與歸檔時間，確保各單位電子文件和電子檔案移交進館工作的順利開展，為實現檔案服務“一網通辦”奠定堅實的基礎。三是規范紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作，提升數字化質量。2019年12月，國家檔案局發布了《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》，規定了檔案 OCR 工作的質量要求，應在數字化工作中密切結合OCR工作，采取先進的技術手段，加強檔案 OCR 工作的過程管理和質量控制[11]。

（三）建立合作機制，構建檔案資源共享利用平臺

2019年末，突如其來的新冠肺炎疫情也讓檔案工作者重新思考利用服務工作。2020年9月底，國務院印發《關于加快推進政務服務“跨省通辦”的指導意見》，推出140項全國高頻政務服務“跨省通辦”事項清單[12]，為檔案服務工作提出了新的要求。新形勢背景下，如何讓公眾足不出戶便可檢索、查詢、利用到自己所需的檔案是檔案服務工作的重點。長三角三省一市借助政務服務平臺推出“一網通辦”服務，檔案部門也多措并舉解決信息技術難題，建立了互聯互通的檔案服務平臺，公眾也可在線查詢各類民生檔案，如知青檔案、婚姻登記檔案、獨生子女檔案、再生育子女審批檔案等等[13]，充分滿足了三省一市社會公眾的檔案需求。2018年9月，上海建立了檔案服務“一網受理、全市通辦、全市共享”的新格局，構建了統一的查檔服務標準以及數據結構標準，推進檔案數據跨部門、跨區域共享[14]。2019年，國家檔案局啟動全國檔案查詢利用服務平臺建設，以搭建盡可能多容納各級綜合檔案館的網絡平臺為近期目標，以實現全國范圍內的一網查檔為遠期目標，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化的轉型升級[15]。各級各類檔案館一是要建立合作機制，推進檔案信息資源的互聯互通，以建設“數據通”“平臺通”“網絡通”為目標[16]，打破各級各類檔案館信息交互壁壘的局面，解決目前檔案館藏存在的分散、碎片化的狀態;二是要應充分借助信息技術，依托互聯網渠道，利用檔案信息網、遠程便民查檔終端、手機移動查檔終端等，實現檔案數據的在線利用，解決目前存在的檔案網站中檔案在線查詢是擺設的尷尬局面。

參考文獻：

[1]青島市數字檔案館首家通過“全國示范數字檔案館”測試[EB/OL]. （2015-06-05）[2020-10-03].http：//www.qingdao.gov.cn/n172/n24624151/n24631595/n24631609/n24631637/150605161323585035.html.

[2]2017年國家檔案局批復6家“全國示范數字檔案館[EB/OL].（2017-12-04）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201712/d4b5744ec71e4dadb68554b6b8813900.shtml.

[3]2018年國家檔案局批復4家“全國示范數字檔案館” [EB/OL].（2019-02-12）[2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/201902/ceb1ca6cb11c4ffeb66c56f644566423.shtml.

[4]2019年我國新增7家全國示范數字檔案館[EB/OL].（ 2019-12-23） [2020-10-03].http：//www.xinhuanet.com/2019-12/23/c_1125379339.htm.

[5]機關數字檔案室建設取得新進展[EB/OL].（ 2020-05-22） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/szda/202005/977ab71038e5458daf6bce77a027089e.shtml.

[6][10]2019年度全國檔案行政管理部門和檔案館基本情況摘要（二）[EB/OL]. （ 2020-09-04） [2020-10-03].https：//www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202009/23bee44fdf594f048619334774968c7d.shtml.

[7]2019年度我國副省級市以上檔案網站建設評估報告（2020-07-13） [2020-10-03]. [EB/OL]. https：//www.saac.gov.cn/daj/daxxh/202007/2f9af1ad0e594dba9d4d82cc9c325028.shtml.

[8]國務院關于加快推進全國一體化在線政務服務平臺建設的指導意見[EB/OL]. （2018-07-31） [2020-10-03]. http：//www.gov.cn/zhengce/content/2018-07/31/content_5310797.htm.

[9]蘇向東.李明華：抓好頂層設計 科學規劃“十四五”檔案事業發展[EB/OL]. （2019-12-23） [2020-10-03].http：//news.china.com.cn/txt/2019-12/23/content_75542540.htm.

[10]丁德勝.《紙質檔案數字復制件光學字符識別（OCR）工作規范》解讀[J].中國檔案，2020（02）：40-41.