做好機關檔案管理工作的實踐分析與研究

王浩

摘要：機關檔案作為工作發展和記錄的重要憑證，為后續工作的開展起著重要的保障作用，為此需要做好機關檔案的管理工作，本文對此進行簡單分析。

關鍵詞：機關檔案;管理工作;問題;實踐分析

一、機關檔案管理及其工作的重要性

（一）機關檔案管理

檔案管理也被稱為檔案工作，該工作是一個總稱，包含了對檔案實體的管理、檔案信息的管理和提供檔案信息服務等各項工作的總稱、檔案管理工作是國家檔案事業中一項最基本的工作，而機關檔案管理也是屬于檔案管理工作中的一種。

機關檔案管理工作主要包括兩個方面，第一項工作是對機關檔案資源的管理，這是一種對檔案實體的管理方法，第二項則是對機關檔案中各類信息的管理，這是一種對檔案信息的組織。

（二）做好機關檔案管理工作的重要意義

面對快速發展的時代，信息的價值被凸現出來，做好信息的管理工作已經成為各行各業發展的重點，機關檔案管理工作，不僅是一種對信息的存檔，更是為信息的利用提供了有效的幫助，對經濟社會發展提供有效的幫助。對檔案管理工作的研究，能夠發現當前機關檔案在管理中存在的一些問題和弊端，以此更有針對性的改正檔案管理工作的各項措施，實現對機關檔案的規范化管理，依托完善的規范化管理推動管理實效的提升，促進機關檔案管理高質量發展。

二、當前機關檔案管理工作中存在的問題

（一）機關檔案管理缺乏規范性

機關單位作為國家的一個重要組成部分，其內部檔案是重要的文件，需要按照檔案管理的各項要求做好分類、登記和管理工作，以為日后的查閱、使用提供方面。但由于機關單位缺乏足夠的重視，缺乏對檔案管理工作的應有重視，在檔案管理工作中各項工作缺乏規范性和嚴謹性，檔案存放隨意，檔案保存缺乏應有的重視，未能按照檔案管理的各項要求嚴格開展管理工作，機關內部也缺乏完善、健全的檔案管理制度，導致缺乏有效的制度指引，這導致機關內部檔案文件未能按要求存檔，一些重要文件引發丟失的風險，檔案管理的工作效率不高，管理成效不足，缺乏規范化的制度指引，沒有嚴格的制度約束行為，導致管理的散漫。

（二）缺乏高素質的檔案管理人員

機關檔案管理工作中存在問題的根本原因是管理問題，這就涉及到人的問題，所有管理問題的產生究其根源都能追溯到人員的行為。當前機關檔案管理工作中檔案管理人員的綜合素質不足，對檔案管理工作的認識也明顯存在問題，這就導致了人員從思想上就陷入了檔案管理的誤區，認為檔案管理不重要、檔案管理比較簡單、責任性小等問題，正是對檔案管理缺乏正確的認識，導致實際的檔案管理工作中思想松懈，檔案的歸檔管理較為隨意，不懂得利用信息技術，操作中常出現事物，這些都嚴重阻礙了檔案管理工作的有效開展。

（三）缺乏軟硬件設施

軟硬件設施缺乏是當前機關檔案管理工作發展的一個重要的瓶頸。信息化快速發展的背景下，機關檔案管理要想提升管理效率，就需要先進的設施設備的支持，這對機關檔案管理工作來說具有重要的意義，直接關乎了檔案的發展水平、安全水平。完善的軟硬件設施是檔案管理工作開展的重要基礎保障，有了檔案管理基礎設施的保障，才能夠實現對機關檔案的有效管理，才能夠提升對檔案資源的利用。當前各單位普遍缺乏軟硬件設施，對檔案管理工作投入的資金不足，檔案管理中一些基礎的硬件設施如打印機、掃描儀等各類設施設備都無法有效配置齊全，給檔案管理工作帶來一定的難度，也影響了檔案資料的安全性。

（四）檔案管理信息化水平不高

信息化作為各行各業發展的方向，機關檔案也應當朝著信息化方向發展，通過提升信息化程度來提升檔案管理的工作效率，更好地做好檔案的管理和保護，但目前仍有很多單位受到陳舊思想的阻礙，跟不上時代的發展，未能積極引入信息化的管理方式，這給檔案管理工作帶來一定的阻力，影響了檔案管理工作的有效開展。

三、做好機關檔案管理工作的實踐分析與研究

（一）創新完善機關檔案管理，以制度促管理

新形勢下，為了更好地推動機關單位檔案管理工作的有效開展，需要從制度層面落實，以更好地促進管理工作的開展。機關內部檔案管理工作開展中，要積極創新檔案管理工作制度，根據當年管理工作的實際要求，制定出切實可行且具有可操作性的管理制度。要確保制定的檔案管理制度的規范性和統一性，讓各單位形成統一的管理制度，確保制度與我國檔案管理的相關法律法規相符，以更好地呈現檔案管理制度的合法性和規范性。在檔案管理制度制定的過程中，要設置相關的獎勵和激勵措施，推動檔案管理工作的創新，提高檔案管理工作的積極性，通過考核制度來加強人員的管理，確保檔案管理整體質量和水平的提升。

（二）提升機關檔案管理人員的綜合素質

為了更好地推動檔案的存儲和應用，促進檔案管理工作的良好發展，機關單位需要解決人員存在的問題，提升檔案管理人員的綜合素質，讓人員成為管理的有效驅動力。一方面，機關內部要加強檔案管理人員的培訓，要從思想層面提升對該工作的正確認識，從行動方面提升自身的操作技能，做好檔案的存儲、管理，促進檔案的利用。要定期、不定期開展相關培訓，派檔案管理人員外出學習，參加相應的培訓班，要邀請檔案管理專業人員來開展講座，提升全員檔案的意識。要讓檔案管理人員加強信息化的學習，提升計算機操作能力，更好地使用檔案管理信息化的工作模式。另一方面要加強檔案管理人才的引入，積極挖掘機關內部檔案管理的價值，加強對檔案的利用，讓檔案在新時期發揮其真正的作用。要積極引入信息化人才，助力機關檔案管理工作的信息化發展。

（三）加強軟硬件等基礎設施的完善

為了提升機關檔案管理的時效性，提升對設施設備的應用，機關內部要積極引進各類軟件、硬件設施，推動檔案管理工作效率的提升，實現檔案管理的規范化、專業化發展。在硬件設施方面，機關內部要按照檔案管理的各類要求，購買引進各類管理硬件設施，為檔案管理提供充足的檔案柜，積極購入打印機、掃描儀等設施設備以滿足信息化使用的基本需求。對于有條件的單位要積極改善檔案存儲的環節，為檔案配備防盜門窗，購入滅火器、溫濕計等，做好檔案室的安全防護和溫濕管理。在軟件設施方面，機關檔案管理應積極引入國家檔案局或者省檔案局開發的檔案管理類的軟件，提升檔案管理的規范化，簡化檔案管理程序，提升檔案管理的效率。

（四）加強機關檔案信息化建設

為了更好地跟得上時代發展的步伐，機關檔案管理工作中也應當加強信息化的建設，提升工作效率的同時解放人力，提升檔案管理的失效，促進檔案管理的安全性。機關檔案管理工作人員要將檔案的分類目錄錄入到計算機中，一方面查找和翻閱。要借助掃描儀等推動檔案電子化，實現電子方式的存儲，對于一些重要的方案，還可以制作成Word文檔，以減少檔案丟失和破損帶來的影響。信息化建設中要積極配套引進相應的信息化設備，包括計算機、掃描儀等，還應當積極引入先進的檔案管理系統。此外，還需要做好信息安全防護工作，加強防火墻的設置，設立專用的秘鑰等等，以提升安全性。

總結

在社會快速發展過程中，檔案已經成為一類重要的資源，對各項工作的開展有著重要的意義。機關單位應當認識到檔案管理的重要性，采取有效措施提升人員素質，加強軟件硬件設備的更新升級，推動檔案管理信息化的發展，更好地推動機關檔案服務工作的質量。

參考文獻：

[1]宋榮輝.機關檔案工作管理存在的問題及對策探析[J].辦公室業務，2017（16）.

[2]李東.機關事業單位檔案工作中存在的問題及對策淺析[J].人才資源開發，2017（13）：24.

[3]業探.《機關檔案工作條例》講座《條例》制定的意義、依據和目的[J].湖南檔案，2017（01）.