對基于大數據時代下的電子檔案管理的幾點探討

黎婉冰

摘 要：大數據時代，云計算、大數據等先進信息處理技術被廣泛應用到檔案管理工作當中，電子檔案管理成為新時代檔案管理的主要特征。與傳統檔案管理模式相比，電子檔案管理在信息數據統計、整理、歸類、共享、存儲方面具有極大優勢，實現了檔案管理效率的全面提升。筆者在麻涌人力資源服務中心從事就業創業檔案管理工作，經歷了傳統檔案管理到電子檔案管理的演變，切實感受到電子檔案管理帶來的便利。當然，電子檔案管理在應用中也存在一些不足，對此，本文在分析就業創業電子檔案管理優勢基礎上，對其存在問題予以論述，并提出對應優化策略。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;人力資源服務;問題;策略

網絡信息技術的發展讓我國快速進入到了大數據時代，海量信息的搜集、傳遞、處理、保存也讓事業單位面臨著新的挑戰。檔案管理是人力資源服務中心業務的核心因素，影響到就業創業政策的實施質量和效率，所以，提升人力資源服務就業創業電子檔案管理水平尤為重要。

一、大數據時代下電子檔案管理優勢

1.檔案管理效率高

電子檔案管理主要以計算機為載體，借助云計算、大數據等現代信息技術實現對檔案信息的自動化、智能化、高效化管理。這種管理轉變了以手工檔案搜集、整理為主的傳統檔案管理模式，節約了數據搜集時間、成本，提高了檔案數據信息利用率，挖掘了更多價值信息，實現了檔案管理效益的最大化。人力資源服務中心擁有海量數據資料，在電子檔案管理技術應用下，實現了檔案管理質量的提升，讓檔案管理工作變得更加輕松、高效。

2.檔案管理保密性強

大數據時代下，電子信息檔案主要利用檔案管理平臺實現檔案信息的電子化處理，并將電子檔案文件集中存儲在數據庫，在查閱檔案時，用戶需要登錄平臺獲得登錄權限，且級別不同調閱的文檔信息內容不同，這些通過電子檔案管理系統能夠設定。同時，在檔案查閱時，有專門的檢索路徑，通過檢索能夠精準查閱到對應的檔案信息，不僅提升了檔案信息使用效率，而且避免了檔案信息泄露等問題，畢竟在傳統檔案查閱中，涉及關聯內容較多，很容易在查閱中導致其他信息的泄露，而電子檔案有效規避了這一問題，增強了檔案管理的保密性。

3.檔案信息更新速度快

檔案信息內容的完整性、更新及時性決定著檔案信息的使用質量，對于人力資源服務中心而言，每天都有大量的文件信息需要歸檔，尤其是就業創業補貼申請檔案，更需要不定時的進行更新，這就增加了檔案管理的難度，在傳統檔案管理模式下不僅耗時耗力，而且容易出現差錯。電子信息檔案管理則有效解決了這些問題，能夠通過計算機系統實現數據的及時更新，在電子信息檔案管理系統輔助下可以查漏補缺，提高檔案信息的完整度、精準性，更好滿足人力資源服務需求。

4.檔案管理規范化

電子信息檔案管理主要依賴信息技術實現檔案數據信息的搜集、整理，為確保檔案管理的效率，通常制定了規范、統一的執行標準，通過各個環節操作流程的規范化，有效保障了檔案管理的效率和質量，最大程度的降低了管理成本，實現了管理效率的大幅提升。筆者在人力資源服務中心檔案管理工作當中，同樣遵循著嚴格的檔案管理規范，通過規范化操作，不僅降低了檔案管理失誤率，而且實現了管理效率的提升，減輕了工作負擔。

二、大數據時代電子檔案管理存在的問題

1.電子檔案管理體系不健全

電子檔案管理發揮的作用是不言而喻的，尤其是在人力資源服務過程中，更需要健全完善的電子檔案信息來滿足工作需求，但在現實當中，由于電子檔案管理要求體系不完善，導致電子檔案信息難以及時有效更新，實際數據與存儲數據之間存在出入，限制了檔案信息數據的利用。例如，在人力資源服務當中，每天都會有新的信息需要歸檔，但由于監管機制存在缺失，一些部門或人員并沒有在規定期限內實現數據信息的錄入、存檔，同時，缺乏專業的檔案管理核查人員對存儲信息與實際信息作出對比核實，造成實際檔案信息與電子檔案信息之間存在差異，電子檔案遺漏信息較多，嚴重影響了檔案管理工作質量。

2.電子檔案共享水平有限

檔案管理的目的是為使用者提供及時、完整、有效的數據信息，以發揮檔案文件的價值，更好服務社會。雖然電子檔案管理已經成為各企事業單位的主要檔案管理模式，但是電子檔案數據的共享水平相對有限，往往同一單位不同部門之間缺乏共享平臺，導致檔案信息利用率低。電子檔案共享水平有限的原因主要包括這幾方面：首先，檔案查閱流程復雜，尤其是跨部門之間進行檔案信息的查閱，難以通過網絡進行申請、批復，往往需要申請，在部門領導簽字確認后方可查閱，增加了文檔共享實施難度;其次，檔案管理人員缺乏數據共享意識，多數情況下將檔案信息化作為自己檔案信息化管理的全部內容，沒有及時將檔案信息進行云端共享，造成數據無法有效共享。

三、大數據時代下電子檔案管理的優化策略

1.完善管理機制，提高管理效率

大數據時代下必須要對電子檔案管理機制進行不斷優化，通過制度體系健全實現管理效率的全面提升，更好滿足檔案管理需求，挖掘檔案信息價值。在電子檔案管理機制完善過程中，可以從這些方面入手：

其一，完善電子檔案數據管理流程。在人力資源服務中心檔案管理活動中，信息更新速度快，每天都需要新的信息錄入到電子檔案數據庫當中，盡管現有階段電子檔案數據錄入有對應的操作規范，但在數據傳輸效率、上傳效率、數據存儲方面存在不足，因此需要對細節進行完善，確保數據及時有效的更新;

其二，明確崗位職責，建立責任追究機制。針對電子檔案數據存儲的及時、精準、安全性，可以派遣專門的電子檔案管理人員對對數據信息的更新狀況予以核查，一旦發現問題及時解決，同時，可以通過獎罰機制調動檔案管理人員的自主能動性，不斷提高電子檔案錄入時效性;

其三，優化數據庫存儲目錄，提高檢索能力。在電子檔案使用當中，檢索是獲取檔案數據信息的有效途徑，只有具備高效的檢索水平才可以提升信息數據的價值性。人力資源服務中心檔案管理的多樣性、繁雜性，更需要對這些方面予以完善。

2.增強共享意識，提升共享水平

電子檔案共享可以更好發揮檔案信息的價值，提高信息利用率，針對電子檔案共享水平不足問題，可以通過增強共享意識等途徑予以解決。首先，加強檔案管理人員培訓，將檔案共享理念貫徹到培訓體系當中，通過培訓增強檔案管理人員的共享意識;其次，加強部門之間的信息共享力度，建立規范化的信息共享平臺，對于非機密性檔案信息，通過云端共享平臺實現單位內部的共享，有效發揮檔案信息的價值;再次，加強與外界之間的信息共享，尤其是要注重與本單位有密切業務來往的部門進行合作，通過雙方共享機制的構建，挖掘信息價值，提升信息利用率，實現彼此的互利共贏。人力資源服務中心更要充分發揮自我在信息數據搜集、整理方面的優勢，通過數據信息的充分共享，提升服務水平，實現檔案信息價值的最大化。

四、結語

電子信息檔案管理是大數據時代發展的必然趨勢，必須要充分借助其優勢提升檔案管理效率，滿足單位檔案管理需求。針對大數據時代電子檔案管理存在的問題，本文主要從完善電子檔案管理機制、增強共享意識等方面提出了優化策略，希望能夠為單位電子檔案管理水平的提升提供依據。

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