電力系統技改大修工程項目檔案管理策略探究

廖苡英

摘 要：電力系統技改大修工程項目從立項到施工再到竣工都必須做好檔案管理，因為高效的檔案管理能夠為技改大修工程管理提供參考和依據。本文分析了大修工程項目檔案管理的現狀以及科學的檔案管理策略。

關鍵詞：電力系統;技改大修工程項目;檔案管理;現狀;對策

0? 引言

隨著電力系統的建設發展，技改大修項目也逐漸得以拓展，對應的工程項目的檔案管理也勢必需要跟上日程，因為檔案資料是技改大修工程施工的依據，能夠為技改工程施工提供參考，也為日后的工程項目維修提供所需的資料，必須積極正視技改大修工程項目檔案管理的現狀，采取科學的措施和管理對策來提高檔案管理工作水平。

1? 電力系統技改大修工程項目檔案管理現狀

1.1 檔案管理意識弱

當前電力系統的技改工程存在重設計、施工，輕視檔案管理的問題，檔案歸檔意識弱，從而使得檔案資料不全，信息數據的缺失，難以為未來工程的管理提供參考。同時，檔案管理的專業化程度較低，管理人員自身的業務素質，所采用的管理方式等都有待于完善。

1.2 檔案管理偏離技改項目施工

技改大修項目的檔案管理需要同技改工程建設同步才能使得檔案管理有意義，然而，現實中的檔案管理卻相對偏離技改項目施工，導致檔案管理內容不符合工程建設實際，導致檔案內容失準、失真，無法發揮檔案資料的查詢與參考功能。

1.3 檔案管理信息化水平低

現代信息技術的發展為檔案管理創造了全新的出路，檔案管理也應該朝著信息化方向發展，然而，當前的檔案管理信息化水平較低，缺少先進的檔案管理軟件和先進技術，不僅影響了檔案管理工作效率，也威脅到檔案管理質量。

1.4 缺少檔案管理制度與組織機構

檔案管理需要健全完善的制度作為參考，更需要完備的組織機構來提供專業化的指導，然而，因為檔案管理制度與組織機構不完善，從而使得檔案管理工作缺少統一的制度約束，也沒有強有力的執行與監督。

2? 電力系統技改大修工程檔案管理策略

2.1 增強歸檔意識，提高管理專業化水平

檔案管理是一項復雜又專業的工作，檔案管理工作的高效展開需要先形成檔案管理重視意識，這就要求檔案管理人員增強自身的歸檔意識，將檔案管理當成一項專門的工作來抓，提高檔案管理的專業化程度，對此加強檔案管理制度的學習，組織更多的人掌握專業知識、專門的技能，擁有高度專業化、現代化的信息化管理技術與手段，依賴于專業的軟件、信息技術等來實現檔案信息的自動化收集、整理與歸檔，而且要將一切檔案資料統一歸入檔案管理資料室，只有這樣才能一方面保證檔案資料的完整性、客觀性、真實性，另一方面也能形成專業化的檔案管理系統。

2.2 創建并完善檔案管理制度規范與組織機構

電力系統技改大修工程的檔案管理需要有健全的制度保障與組織保障，對此只有通過健全完善檔案管理的制度與規范才能使得檔案管理工作有制度可依，才能更好地約束檔案管理人員的行為，同時也能為檔案人員自身的權力、職責的行使提供依據。通過健全檔案管理組織機構能夠為工程檔案的完善、系統化管理、準確化提供創造強有力的組織保證。不妨嘗試將工程項目檔案資料從收集到整理再到歸檔都統一歸入項目管理工作程序中，同時重點把大修技改工程的竣工的檔案資料交接程序納入監理合同管理中，從而讓工程項目檔案管理成為工程項目管理的重要內容。

2.3 動態跟蹤工程進度，檔案管理同步化

檔案管理通常要經歷三大階段，具體包括：前期籌備、施工階段以及竣工階段，三大時期的檔案管理工作也密切相關，形成了前后相繼、承先啟后、相互過渡的關系。工程項目的施工也是逐層遞進、環環延伸，要想提高檔案管理工作水平，就必須同技改大修工程同步進行，對此要立足于不同的施工階段，來對應強化檔案的跟隨式管理。例如：工程前期籌備階段，應重點做好立項審批、論證報告以及勘測等方面檔案資料的收集、整理與歸檔，在施工階段則要重點做好工程質檢報告、施工監理等的資料歸檔，竣工階段則要重點做好竣工材料的歸檔管理。應創建專門的檔案管理機構、配設專人來承擔工程項目建設中的各類文件、資料與材料，而且要妥善地整理、反復地審核，以此來保證檔案的系統化、規范化，為日后的資料查找與工程維修提供參考依據。

技改大修工程的特點是富有動態性、變化性，工程的建設施工一般也是動態設計、動態施工、動態修改，這其中存在很多變化因素，這其中最關鍵是要求技術人員將施工修改的部位清晰地標識，同時，也要對應附屬設計文件以及技改通知等，通過這種方式來有效地控制任何違規、非法材料的出現，控制返工、漏選等問題的出現。

2.4 提升信息化水平，創建電子檔案數據庫

技改大修項目工程的檔案管理應該逐漸走向信息化、數字化、智能化，對此就必須提高信息化管理水平。為了達到這一目標可以啟動聲像檔案管理模式，強化前期控制，自工程項目籌備初始階段，為聲像檔案管理創造條件，積極地規劃工程聲像檔案管理的方法與模式，而且要對應編制出工程項目聲像檔案管理的各項制度、規范以及相關的管理標準，其中必須重點圍繞聲像檔案資料的保存、查閱、使用等來做出具體的規定，以此來確保聲像檔案資料的歸檔管理水平。而且為了推動技改大修工程管理的信息化、智能化，則要積極地引進現代檔案管理軟件，通過創建APP來提高檔案管理的信息化水平。此外，還應借助網絡遠程化系統，實現檔案的遠程化傳輸、保管、查詢等，創建檔案電子信息數據庫，全面提高技改工程檔案管理的信息化水平。

2.5 強化工程項目竣工管理

工程竣工材料是否精準、完善直接關系到工程未來的使用、運維，對此必須強化竣工檔案管理?？⒐るA段關鍵是要做好檔案驗收，具體需驗收材料包括：隱蔽工程記錄、施工技術材料、質檢材料、監理材料、竣工圖紙等，必須深入檢查各個項目、各個階段所形成的文件、資料，保證這些資料都齊全、完善、到位，同時，也要注重核查相關負責人的簽字蓋章是否齊全，各項文件資料能否達到檔案管理的相關要求，要保證檔案的整理朝著系統化、規范化的方向發展。

3? 結語

技改大修工程檔案是對整個工程施工過程的記錄，能為未來的工程維護以及資料查詢等提供參考，必須高度重視技改大修工程的檔案管理，采取現代化的檔案管理方式，提高信息化管理水平，從而確保檔案管理工作質量，創造預期的經濟效益與社會效益。

參考文獻

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