淺析信息時代下檔案管理工作的創新

范杰

摘 要：隨著多媒體互聯網技術的發展，互聯網信息技術以其數據信息量大、傳遞速度快、結構復雜吸引了社會各界的關注。近幾年信息技術飛速發展在各行各業帶來個各種革命與創新，在這樣的信息時代下，信息帶來的便利影響比較大的還是信息管理尤其是檔案管理工作。檔案管理工作是每一個單位不可缺少的一個工作崗位，是每一個單位和行業運行的基礎。本文，筆者將根據自身的工作經驗淺析信息時代下檔案管理工作的創新。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;創新發展

引言

檔案管理工作是一個歷史悠久、不可或缺的工作崗位，在現代，檔案管理工作不僅僅是整理和保存檔案這么簡單，社會、單位和企業的發展使得對于檔案管理工作的要求越來越高，不僅僅要按照一定順序整理保存檔案，還能夠對于檔案的相關信息做出對于決策者有用的信息。傳統的檔案管理方法已經無法滿足這樣的需要，因此檔案管理工作應該順應信息時代互聯網發展的洪流創新工作方式，優化檔案管理工作模式。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

目前檔案管理最大的問題就是方法傳統陳舊，缺乏改革創新，由于檔案管理工作往往不是各個單位的核心部門因此很少受到人們的關注，對于檔案管理工作的創新也鮮有人提起，檔案管理工作就數十年如一日的沿用傳統方法。即僅僅起到保存整理檔案的作用，而沒有將檔案數據化，使檔案能夠具有使用價值，檔案管理工作于現代的信息化沒有接軌，沒有充分發揮出信息化的優勢。

此外很多單位的檔案管理機制也存在不健全的現象，在實際的工作當中各個單位檔案管理部門規模大小不一，有的只有一個人，甚至有的都是由其他部門人眼兼職該崗位。這就導致了檔案管理工作人員專業水平和能力不一，并且檔案管理工作沒有任何考評機制和管理制度，工作人員大多自由散漫沒有積極上進的工作態度。

而上述問題最根本的問題還是單位和企業對于檔案管理工作的重視度不夠，大多數管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，也沒有能夠充分利用檔案管理獲得相應的決策信息。單位和管理者的忽視直接影響了這一門行業的發展與創新，導致眾多信息資源閑置，工作人員工作效率低，檔案管理工作成本高效果低。檔案管理工作也就不能規范有序的開展，甚至出現很多錯誤與虛假檔案。

二、檔案管理工作原則

現代的檔案管理工作應當是網絡化、、信息化的，互聯網技術是檔案管理工作開展的基石。目前我國信息化電子化的檔案管理工作正在鋪展當中，通過計算機和互聯網創新的檔案管理工作可以正確高效的進行檔案資料的歸納整理，同時降低了檔案保存的成本。然而在新時代的檔案管理工作中，單位和單位工作者也應當注意檔案管理工作的原則。

首先就是要建立規范的工作細則，不同單位應當結合自身情況建立適合自己的，高效有序的檔案管理工作體系，對于檔案管理部門日常工作進行規范和詳細地要求。此外還要結合國家相應法律和政策，響應國家各項方針政策對檔案管理工作者進行細則管理。

檔案管理的基礎設施是現代化檔案管理工作的基礎，是檔案管理信息化，高效化的前提條件。各個單位和企業應當支持檔案管理工作信息化改革，投入相應的資金支持檔案管理的信息化建設。企事業單位可與政府相關部門形成有效聯動，進而形成層級分明、反應迅速的信息化網絡管理平臺，進一步可以努力實現檔案共享。

最后就是檔案管理工作人員必須具有檔案管理的相關專業素養，掌握信息化檔案管理的基本能力，具有專業性、嚴謹性的工作態度，保證檔案收錄時準確無誤，在檔案的保管方面，認真負責，做好保密工作。在檔案分析管理方面，能夠充分利用互聯網和大數據，進行數據歸納分析，實現檔案資料的整合，提高檔案查詢的效率，也提高檔案的可使用價值。檔案管理工作原則是檔案管理工作創新信息化發展的基礎，只有好好落實原則，企業和單位的檔案管理工作才能夠有序高效地開展。

三、檔案管理工作創新的方法

在大數據時代，數據就是財富，全面完整的數據被收集起來，不僅僅具有初次采集所做的調查分析的價值，數據會在后面的社會活動中被反復以不同的目的使用，其價值不斷增加，在日后的各種研究中將不斷產生新的價值。因此在新時代中檔案管理工作的創新顯得十分重要。

首先，檔案管理工作者要創新管理理念。檔案管理工作者必須認識到信息化地重要性，和將信息化引入到檔案管理工作中地重要性，要具有創新思維和接受新事物地能力，緊緊跟隨信息化和互聯網發展地腳步，不斷創新信息管理方法。從最初地對于檔案管理工作就是收錄和看管檔案地認識轉變為檔案管理是對于信息地收集整理和分析。加強對于檔案管理人員的技能培訓，能夠熟練地操作信息系統。

其次要轉變檔案管理工作的管理制度。由于過去傳統紙質檔案管理的影響，導致“人治”是檔案管理的主要方式，從收錄到保管都需要專門的人員來負責。而如今隨著信息化創新的推進，這種管理制度必須被取代，企業和單位管理者應當意識到，檔案管理的重點不再是檔案的收錄與保管，而是電子信息化的自動收錄和自動儲存，電子檔案的客觀性比較強，方便進行查詢和進行相關的數據分析。但是這就要求必須有一套完整有序的管理制度，管理人員也必須是相關的專業人士，并且，管理制度應當嚴密且職責清晰，建立良好的保密機制，保證非工作人員不會篡改檔案和相關數據，工作人員責任到人，便于發現錯誤時的追查。在保密方面最有效的方法還是在關鍵控制點設置雙人或多人驗證。再次，在數據庫中安裝監控系統，在出現異常時及時通知上級管理部門。最后，嚴格控制各檔案工作人員的系統權限。

信息化的浪潮沖擊著各行各業的發展，是挑戰也是機遇，作為檔案管理工作者或者研究者都應該正視并重視信息化時代的到來，轉變自己的傳統觀念和思維定式，尤其是建立起在互聯網時代十分重要的因果關系和相關關系思路。在科技發展的今天，檔案管理的創新是必不可少的，檔案管理工作的作用也將變得越來越重要，只有不斷優化創新工作方式，才不會在信息化的洪流中被淘汰。

參考文獻

[1]張泉玲.分析信息時代下檔案管理工作的創新發展[J].學刊，2016（17）：150.

[2]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室務，2016（28）：126.

（作者單位：四川省疾病預防控制中心）