全新視角下的檔案整理認識

楊長慶

摘? 要：社會信息技術的提高改變了檔案管理的模式，傳統檔案管理理念無法滿足的當下信息技術的發展需求，全新視角下的信息自動化檔案管理技術滿足社會的發展理念，我國的檔案管理工作變得多樣便利，但新視角下的檔案管理工作存在管理上的安全漏洞，加強元數據檔案、非元數據檔案以及虛擬檔案技術的提升，有效加強檔案管理的安全性和必然性，從全新視角探尋對檔案管理的全新認知。

關鍵詞：檔案管理;檔案整理技術;應用

檔案管理對于社會的發展占據重要地位，檔案是見證城市發展的歷史依據，對社會的發展認知產生必然聯系，傳統的紙質檔案存在諸多不便，對于老舊的信息內容無法及時查詢，也不能與新的內容檔案資源進行高效整合，所以在檔案的管理上，利用全新視角下的檔案管理技術對老舊的檔案內容進行及時更新和處理，電子檔案的出現直接反映檔案管理的現代化視角，更加利于我國檔案管理工作的快速發展。

1 檔案整理概述

檔案整理主要分為以下三種類型：一是系統編排目錄，紙質檔案常用這種存儲方式進行編排，檔案的接收部門按照檔案管理類型時間進行檔案的合理劃分，同時按照接收部門檔案管理相關規定對檔案進行安全移交。此外檔案館按照目錄編排也是直接檢查紙質檔案質量，制定合理的分類方案對案卷目錄進行編排加工。二是局部調整，檔案館對已經接受的檔案進行大體上的了解，存在少部分不符合整理要求的檔案，對損失或者缺失的檔案進行局部調整編排。三是檔案全過程的正路，對零散和模糊不清檔案進行系統化調整，可以按照檔案內容的劃分進行編目處理。

2 做好檔案整理工作的前提條件

檔案管理的前提條件是對檔案進行有效劃分，可以按照檔案類型和收集時間進行編目處理，檔案是體現單位和個人的成長歷史見證，所以檔案整理人員要對檔案的實質內容有深入的了解，將檔案的性質了解透徹才能踐行檔案的管理流程，反之，如果檔案管理人員對檔案的內容好人性質了解不具體會造成檔案管理的操作失誤，對于檔案管理的質量難以達到預期標準，同時檔案管理人員的技能水平各有不同也會造成檔案管理上的不足，對于檔案管理形成制約阻礙，因此管理人員要豐富檔案管理上的全新認知對檔案實質性進行深入了解。

3 全新視角下的檔案管理認識

傳統紙質檔案管理逐漸向信息自動化檔案管理模式邁進，電子信息檔案更加視同社會發展潮流，利用數字信息技術實現檔案異地的管理模式，有效加強檔案信息的共享和交換，在全新視角下的檔案技術應用有助于檔案管理的快速發展，最為常見的檔案管理技術是元數據檔案整理技術、非元數據檔案整理技術以及檔案虛擬整理技術，這三種檔案整理技術滿足社會對檔案的有效需求，加快社會信息化數據檔案系統的構建。

3.1 元數據檔案整理技術

元數據檔案整理技術的產生和電子檔案的出現有著十分密切的聯系，這種技術是一些西方檔案領域的研究人員提出的一種新型的技術，元數據檔案整理技術在實際的應用中有著非常重大的意義，這項技術是對傳統檔案整理技術的重要創新，元數據檔案整理技術是一種更加先進也更加合理的技術，在應用的過程中，主要是以檔案資料的生命周期作為研究的基礎，從而有效的保證了文檔的一體化管理，在元數據檔案整理技術中，一個非常重要而且也非常核心的一個環節就是檔案數據的收集工作，文件中心理論主要是圍繞著文件進行闡述的，這種理論是將文件管理和檔案管理融合在一起，這樣才能形成一個更加行之有效的文件系統，該技術在使用的過程中起到的一個最為重要的作用就是將電子文件轉化成電子檔案，它也成為了當今檔案整理工作中的一項十分重要的內容，但是這一技術在很多因素的影響下并沒有得到非常廣泛的應用。

3.2 非元數據檔案整理技術

非元數據檔案整理技術和元數據檔案整理技術都是檔案整理工作中非常先進和新穎的技術，在元數據檔案整理技術中，影響因素相對而言有其自身的復雜性，所以在我國先進的發展中無法得到十分有效的應用，所以我國在元數據檔案整理的基礎上，結合我國的實際情況研發出了非元數據檔案整理技術，該技術在實際的應用中是一項綜合性非常強的技術，同時該技術對網絡環境的依賴性不是很強，沒有對文檔一體化提出非常高的要求，所以更加適應我國現實國情，這項技術也使得我國的檔案整理工作出現了新的變化，這一技術的基礎性理論對我國檔案管理工作而言有著十分重要的參考意義，可以有效的促進我國檔案管理事業的發展和完善。

4 新視角下的檔案整理信息化

全新視角下的檔案整理技術達到廣泛應用以成為必然趨勢，建立信息化檔案整合系統主要從以下幾點入手，一是條形二維碼技術，二是數據庫技術。隨著信息化技術的發展，二維碼條形技術被應用多個領域，二維碼技術有效儲存檔案全部信息，只需要通過手機操作就可快速呈現檔案的全部信息，借鑒這種二維碼技術，將檔案個體轉變為一個個條形碼進行信息的存儲，有效對檔案信息進行查詢和共享，但存在信息安全泄露的問題，所以在原有條形二維碼的基礎上在編碼中添加加密系統，通過與手機號進行連接，只要通過短信驗證就可查詢檔案信息。數據庫信息在全新視角下的檔案整合技術發展成熟，電子化檔案整理技術將檔案管理流程變得便利，所以作為檔案管理中心要加大信息技術資金的投入，完善檔案管理信息化技術的升級。

要完善條形二維碼技術與數據庫信息技術，就要加大技術研究資金的投入，作為檔案管理單位要重視檔案管理的重要性，檔案管理的重要性主要體現在以下幾點：（1）保存經濟成果，成為日后主張經濟利益的憑證;（2）對企業來說，檔案是質量的證明和追溯的依據;（3）檔案還包含了技術開發的過程與經驗;（4）檔案的整理也是企業單位文化的積累，一本檔案包含了單位發展歷程與其厚重的文化底蘊。單位的有關負責人就應保證整理工作有充足的物質保障，要按照國家和行業標準完善檔案整理的相關要求。檔案人員的編制、檔案工作規模、檔案數量的定制等都應提上日程。這樣，才能完成檔案整理的建設與完善，實現數字化、信息化、標準化、規范化的檔案整理工作。

5 結束語

綜上所述，新視角下的檔案管理技術主要體現在檔案的整合上，常見的整合技術為元數據整合、非元數據整合以及虛擬數據整合，元數據整合直接將電子文件通過計算機系統轉變為電子檔案，非元數據整合技術借助元數據的基礎上對零散的電子文件一體化整合，虛擬數據整合利用二維碼技術和數據庫信息網對檔案內容進行整理，新視角下檔案管理為社會帶來新型技術檔案文化。

參考文獻

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