淺談檔案數字化信息的收集與利用

韓艷輝

摘? 要：在開展檔案信息資源管理工作室，要加大對數字化檔案信息管理的重視，不斷提高數字化檔案信息管理的水平，以便為人們提供更優質的檔案信息資源服務。另外，在對數字化檔案信息資源進行收集時要結合先進的信息技術，檔案信息資源才能更好地滿足人們的需求。本文就檔案數字化信息的收集和利用進行研究，以期能夠進一步促進我國檔案行業的發展。

關鍵詞：數字化檔案;信息收集;利用

在開展檔案信息收集工作時，要加大對檔案信息自動化、智能化收集和利用的重視，結合先進的科學技術開展檔案收集工作，對現有的檔案信息資源進行合理的配置，滿足人們對檔案信息服務的需求，以便有效提高檔案信息資源的利用價值。

1 檔案數字化信息收集和利用現狀

在開展檔案信息收集工作時，要加大對檔案信息登記的重視，明確檔案信息登記的價值，對檔案信息進行科學的記錄，在記錄過程中采用多種形式記錄的方式，以便充分發揮出檔案信息資源的價值，現在我國很多科技場所的檔案信息形式較為多樣，這些檔案信息直接關系到企業自身的知識產權。因此，在對檔案信息資源進行收集時，要加大對檔案讀檔工作的重視，以便更好地利用現有的檔案信息資源。

在對檔案信息資源進行管理時，要加大對檔案信息資源數字化管理的重視，采用快捷錄入的方式對檔案信息進行管理，做好檔案信息讀取工作，以便更好地發揮出檔案信息資源自身的價值。在對數字化單信息進行管理意識，經常會出現大量無用信息被錄入的情況，這些無用信息不僅會在一定程度上降低檔案管理系統的穩定性，甚至嚴重的還會影響檔案信息收集人員的認知標準。無用信息的收集與當管理人員分類工作不負責任有著直接的關系，很多檔案管理人員在對信息進行分類時出現數據誤分類的情況，這種情況給我國當行業發展造成的影響非常的企業管理人員在建立檔案庫存時，要加大對檔案管理能力和檔案建立能力的重視，如果檔案管理工作開展了不到位，那么就會降低檔案信息資源管理的安全性，導致檔案信息資源錄入時出現信息資源丟失的情況。除了上述情況之外，檔案信息管理技術落后也是一個非常重要的原因，管理人員在開展檔案管理工作中沒有應用先進的互聯網技術，使得的檔案信息資源無法得到快速地收集，給檔案館造成了大量物力和人力的浪費。

2 檔案數字化信息收集和利用的問題

2.1 信息的安全性問題

現在我國很多電子文件檔案信息資源都存在一定的安全隱患。因此，在開展檔案信息管理工作時，要加大對檔案信息安全性管理的重視，保障檔案信息資料始終處于一個安全的環境中，保障所有放入資料庫的文件都是安全的，現在我國網絡中到處充斥著電子病毒，這些電子病毒的隱蔽性非常高，很多電子病毒都隱藏于檔案信息文件之中，如果沒有及時發現存在電子病毒的檔案信息文件，那么這些電子病毒就會過在資料庫中擴散，嚴重的甚至還會導致檔案館的資料庫被嚴重損毀，因此，在開展檔案數字信息化管理工作時，紀要明確信息數字化技術的優點，又要了解信息數字化技術的缺點，以保障檔案信息數據庫的安全性不會受到影響?，F在有很多計算機技術非常高超的程序人員，會在別人沒有察覺的情況下對電子數據信息進行修改，使得電子信息數據出現錯誤的情況，這一情況不僅會給人們帶來嚴重的經濟損失，甚至嚴重的情況下，還會給檔案信息庫中的數據資源造成破壞。

網絡作為較為開放的平臺，雖然能夠有效提高網絡信息收集的水平，但是也會增加檔案信息資源出現安全問題的概率。因此在開展檔案信息資源收集和利用工作時，要加大對安全問題的重視，采用先進的自動化、智能化技術開展檔案管理工作，以便更好地滿足人們對檔案信息資源的各種需求。

2.2 雙重管理機制

因為檔案數字化存在一定缺陷，所以在很多企業采用傳統文件和數字化信息共同發展的方式，或者采用數字化為綱要，形成類似的倉庫管理的模式。另一種形式就是將檔案一式兩份，一份為數字化材料，另一份為紙質資料。在利用信息時，及時對兩部分的信息進行更新，同時注意兩者信息的核對工作，這種方式既增加了工作量又造成了物力的浪費。這種方法僅僅適用于一些特殊的機構。雙重管理機制管理下信息的收集和利用更容易出現相應的問題，同時一旦出現問題，兩部分檔案的核對的工作量就會更大。

3 檔案信息資源數字化相關問題的措施

3.1 通過數字化使館藏的結構得到優化，提高了檔案信息資源的利用率

借閱、查詢和編輯出版檔案史等是傳統的館藏檔案的利用方式，容易造成大量信息資源埋沒，不能很好的得到利用。檔案信息數字化可以突破傳統檔案管理的局限，在數字設備的環境中生成電子文件，借助計算機存儲并且閱讀、傳送這些文件，完成電子文件的歸檔管理，還可以使紙質檔案數字化，把文字、圖像等通過文本錄入和圖像錄入變成數字，方便文件的保存和利用。

3.2 建設檔案信息資源數據庫

檢索性數據和文件性數據是數據庫的兩種常見的類型，提示館藏內容，介紹檔案的開放范圍和目錄，提供上網檢索途徑等是檢索性數據的主要作用，使人們可以通過網絡而很好的獲得檔案信息。因此在利用數字化檔案信息資源的時候，建設檔案信息資源數據庫是十分有必要的。

4 數字化檔案信息資源的利用

4.1 借閱檔案信息最基本的利用方式就是借閱服務

數字化檔案可以準確的定位用戶所需的信息，利用網絡技術使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。

4.2 參考咨詢

檔案館滿足利用者的一種經常性的重要的服務方式是參考咨詢服務。檔案數字化使這種參考查詢的服務不再是傳統的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網絡進行一對一的參考咨詢，使咨詢服務的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節省時間。

4.3 編研

編研服務是一項標志著檔案部門對社會需求預測水平的主動提供的服務。數字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發行的限制，快速的將信息傳播到出去。而且編研的形式豐富多彩，圖像、聲音等使編研工作的領域得到了極大的拓展。

5 結論

綜上所述，在開展檔案信息管理工作時，要加大對檔案信息數字化處理的重視，結合先進的科學技術創新檔案收集方式，拓寬現有的檔案信息收集途徑，克服檔案信息收集過程出現的問題，對檔案信息資源進行嚴格的檢查，做好檔案信息定期安全維護工作，以便更好地滿足人們對檔案信息資源的需求。

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