個人數字檔案存檔研究

尹海倫

摘? 要：隨著電子化、信息化等技術的誕生，信息資源的傳播以及使用變得越來越便捷化，傳統紙質載體信息存在形式向數字化方向轉型已經成為了必然趨勢，相應的檔案存儲維度也得以擴展。就檔案管理領域而言，當前時代人們不僅更加重視企業、機構等的檔案存檔，更注重個人數字檔案的存檔，這也是目前我國檔案管理領域的新研究課題之一。為了更加全面深入地對個人數字檔案存檔工作加以了解，本文從多個方面對其展開了分析闡述。

關鍵詞：個人數字檔案;存檔;過程;問題;對策

所謂個人數字檔案，其實只是數字檔案管理工作中的類型之一，服務的對象傾向于個人而非團體。在當前時代背景下，人們使用電子產品的頻率越來越高，新媒體平臺已經成為了人們進行交流溝通的重要渠道，而每天在新媒體環境中產生的數字化信息量呈現直線上升趨勢?；诖?，人們自然而然便產生了個人數字檔案存檔需求，以便在自己需要時可以隨時隨地獲取和使用，由此可見，對個人數字檔案存檔工作進一步作深入研究具有很強的現實意義。

1 個人數字檔案存檔的實現過程

1.1 檔案信息的收集

要實現個人數字檔案的最終存檔需求，首先要實現檔案信息的有效收集?，F在人們在日常生活中使用的電子信息化設備種類非常多樣化，相應的信息存儲渠道也十分豐富，比如最常見的有手機、電腦、U盤、硬盤等，而每種設備又分為多種不同型號，所以信息文件的存儲格式也會有所區別。與此同時，隨著云技術的發展，人們也逐漸開始使用云端在線存儲空間，比如百度網盤等;與之對應的還有電子產品本地存儲形式，比如記事本等;此外，現在的網絡社交工具也相當發達，比如QQ、微信、微博、論壇等，這些網絡平臺都已經具備實現信息資源的存儲和查閱的能力，用戶可以根據自身需求選擇一種或多種信息資源存儲模式。針對以上這些多元化的信息存儲媒介進行有效的信息收集是個人數字檔案存儲工作中的第一步。

1.2 個人數字檔案的管理與利用

在完成個人數字檔案資源的收集工作之后，最后的檔案儲存目的便是實現檔案資源的科學管理和有效利用。個人數字檔案雖然是以數字化形式存在的客觀文字或圖像，但是其蘊含的內容卻是人們無比珍貴的回憶和生活經歷，可以說是人們記憶的一部分，所以對用戶來說，這些存儲在電子產品或網絡渠道中的數字化信息資源，同樣需要整理，比如隨時更新、刪除資料等，并且要在自己需要的時候，能夠隨時調取相關的資料信息，這也是個人數字檔案歸檔流程中的最后一個環節，即歸檔之后的管理與利用?；谌藗儗€人檔案信息使用需求的復雜化特征，個人數字檔案歸檔工作中的管理與利用技術也需進一步加以創新改進。

2 個人數字檔案歸檔工作中存在的問題及應對策略

2.1 個人數字檔案信息的保密性問題及策略

任何事物的存在都是具有雙面作用的， 互聯網工具也不例外。在新時期背景下，個人數字檔案歸檔模式雖然給人們帶來了很大的便利，但是同時也讓個人信息資源面臨著更多的風險，比如信息泄露等。雖然信息的存儲和歸檔是個人活動行為，但是也不乏存在黑客攻擊或電子產品病毒危害等造成的個人信息泄露問題。針對該類問題，相關個人數字檔案存儲設備以及平臺應當設置多重信息保護機制，來降低用戶個人賬戶被攻擊的風險，比如在終端服務器設備上設置防火墻，增加用戶訪問權限規則設置等，同時還應對用戶個人數字檔案信息進行加密處理，通過身份認證來判斷信息獲取者是否有權限處理相關資料。與此同時，還要進行廣泛的用戶意見調研，根據用戶對個人信息的公開程度需求，合理設施保密分級規則，便于用戶靈活調整信息資源的公開度，提高用戶個人數字檔案信息資源的利用率。此外，國家在這方面也要出臺相應的政策對個人數字檔案進行合法保護。

2.2 檔案信息的可視性以及存儲期限問題和策略

由于每個人對于自身數字檔案信息的存儲需求不同，所以就會衍生出檔案信息資源存儲以及可視期限的問題，有的人可能需要將個人信息永久保存下來，且需要能夠隨時查閱和使用;而有的個人數字檔案可能只需要短期存儲，甚至在一段時間后，希望能夠又電子設備或平臺自行將過往信息清理掉。而如果個人數字檔案存檔設備沒有針對用戶個性化需求可以靈活處理的能力，便失去了數字檔案存檔的價值。針對該類問題，相關數字檔案存儲平臺和設備必須具備一定的數據遷移能力，以保證即便隨著技術的更新和系統的生機，各類數據資源也能夠被兼容保存，從而實現個人數字檔案在各個時間段的有效存儲，同時要設定靈活的信息銷毀機制，讓用戶可以根據自身需求進行設置，到期后系統自動銷毀過期數據。

2.3 個人數字檔案歸檔標記技術及用戶歸檔意識問題與策略

隨著人們個人數字檔案資料的逐漸增加，對檔案資料進行分類標記成為了必然需求，但是目前我國大部分電子設備對于數字檔案信息的標記處理都需要由用戶手動設置完成，這在一定程度上增加了用戶操作的繁瑣程度，很多用戶在對檔案進行歸檔的當下，為了減少麻煩就會選擇不分類、不標記的做法，然而后期在進行資料查找時，反而卻更耗費時間，用戶的數字檔案歸檔體驗被大打折扣。針對該類問題，主要需從技術方面加以解決和優化，進一步融合當代先進的智能化數據處理技術，實現數據上傳的同時，由智能程度自動對信息資料進行分類標記，并增加多樣化的信息搜索功能，便于用戶根據記憶進行模糊搜索，提高搜索效率。此外，目前還有很多用戶對個人數字檔案沒有良好的存檔意識，基于此，檔案事業的從業者應該從自身電子數據歸檔意識培養開始，不斷地進行宣傳。如檔案館門戶網站的宣傳。各館的線下宣講.開展各種關于個人電子檔案歸檔的競賽等來提高個人的歸檔意識。

3 結束語

經過以上分析闡述可以發現，個人數字檔案存檔工作是一項較為系統化的內容，要想實現良好的個人數字檔案存檔效果，不僅需要數字化檔案管理一方做好各方面的檔案收集以及管理工作，同時也需要用戶個人對數字檔案的及時存檔操作具備充分的認識。只有用戶與網絡終端平臺互相配合，才能最大程度發揮個人檔案數字化管理的價值，從而全面促進我國數字檔案事業的長效健康發展，為人們提供更為實用的數字檔案歸檔服務。

參考文獻

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