基于理念創新的檔案管理信息化建設

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

信息時代，科技發展日新月異。在創新檔案管理理念的背景下，開展檔案管理信息化建設，要不斷研究檔案信息化建設的內涵、內容和特征，深度剖析日常工作中存在的不足和問題，采取有針對性的措施有效提高管理效率，推動檔案信息化建設的全面發展。

一、檔案信息化建設綜述

（一）檔案信息化建設的概念。檔案信息化建設是信息技術與檔案管理工作深度融合的一個過程，即用信息技術對檔案信息的采集以及檔案的管理、開發、使用進行改造、優化、升級，在重新確立檔案管理新理念、新理論、新原則的基礎上，構建檔案管理和檔案服務的基本框架、基本方法，實現檔案資源的社會化服務。目前，檔案信息化建設的形式主要包括檔案信息的數字化、檔案網站建設和數字檔案館建設。

（二）檔案信息化建設的內容。檔案信息化建設包括信息化硬件設施、信息化服務意識和信息化管理水平三個大的方面，具體內容如下：其一，硬件設施建設。硬件設施是信息化建設的基礎，是檔案信息化管理的支撐平臺，主要由計算機、存儲空間、數據庫和局域網等組成。硬件設施建設不能盲目追求高配置，而是要與本單位檔案管理實現科學配置，使兩者之間達到最佳的匹配效果。一般來講，硬件設施是檔案信息化管理的技術標志，要想達到什么樣的信息化管理水平，必須首先配置相應等級的硬件設施。其二，服務意識建設。檔案管理人員的服務意識屬于思想層面的內容，也是信息化建設的重要內容之一。實施檔案信息化建設，檔案管理人員必須首先樹立信息化背景下的服務意識：一是要改變傳統的工作理念，變單一、狹隘的管理服務模式為即時、快速、全方位的管理服務模式。二是要拓寬檔案信息采集的渠道和手段，提高檔案信息采集的準確度，并對檔案信息資源進行深度和廣度上的深加工，為客戶提供更好的檔案信息服務。三是要加強專業學習，圍繞信息化管理的需求不斷提高自己的理論水平和專業技能，做一名合格的復合型人才。其三，管理水平建設。檔案管理水平是信息化建設的關鍵，當硬件配置和人的服務意識到位之后，信息化建設能否發揮應有的作用，管理水平就是決定性的因素。一是要深入總結信息化建設的經驗與教訓，不斷總結改進，提高檔案信息化管理的水平。二是要注意學習和借鑒國內外的先進經驗，推動信息化管理與時代同行。三是要建立健全檔案管理與服務體系，完善制度，優化流程，切實提高管理服務的質量和效率。

（三）檔案信息化建設的特征。人們之所以開展檔案信息化建設，最根本的原因就是檔案信息化建設具有優秀的時代特征：一是具有時效性特征。時效性是檔案管理的主要特征之一，檔案信息化建設讓時效性得到了最佳的體現。一方面，檔案信息化管理能夠有效地對檔案信息進行深度加工和即時管理，能夠把需要的信息隨時提供給需要的部門或群體；另一方面，檔案信息的采集、分類、存儲、管理有一個時限，只要不斷更新檔案管理的信息才能做到與時俱進，給檔案管理工作提供更多的發展機會。二是具有創新性特征。檔案信息化建設從本質上講，就是把信息技術引入檔案管理工作，這本身就是一個巨大的創新或者發展。對檔案實施信息化管理，其創新性特征表現在兩個方面：一方面，信息化建設彌補了傳統檔案管理存在的缺陷，使檔案管理的每個環節都得到了改革和優化，無論是檔案信息的采集、整理，還是歸類、存儲等，都得到了創新；另一方面，檔案管理的每個環節都在不斷發展變化，每過一段時間都要重新進行歸類和調整。三是具有價值性特征。檔案信息化建設大幅度提升了檔案信息的實用價值，把檔案信息的價值發揮到極致。一方面，信息化建設拓展了檔案的信息資源，通過建立龐大的數據庫實現了檔案信息的共享，無形之中提升了檔案信息的實用價值；另一方面，信息化建設通過深度分析、挖掘檔案信息的資源，使其變成了具有生命力的資源庫，進一步提升了檔案管理的文化價值和社會價值。

二、檔案管理信息化建設的現狀及存在的問題

雖然檔案信息化建設已經開展多年，但是由于種種原因依然面臨著尷尬的現狀，存在著不少這樣或那樣的問題：

（一）在觀念層面，沒有形成與信息化建設相匹配的觀念體系。一是檔案管理的意識薄弱，對檔案信息的收集、采集和歸檔沒有給予足夠的重視。有的檔案管理部門檔案信息疏于管理；有的不注重檔案資料的移交；還有的對檔案的時效性認識不到位，不及時進行分類、錄入、存放和歸檔，經常是積壓很多一次集中處理。二是歸檔意識淡化，雖然對信息化建設各個環節的要求都清楚，但執行起來就是不落實。有的不按制度來，隨意歸檔，想起來就做，想不起來就順其自然；有的缺乏檔案質量意識，把有用的無用的，價值高的價值低的一股腦堆積在一起。

（二）在技術層面，落后于時代信息化建設的步伐。一是檔案信息的電子錄入時效性、準確性很差，傳輸速度慢，影響了數據庫的建設質量，制約了檔案資源價值的發揮。二是檔案信息化建設的標準體系缺位，由于沒有統一科學的標準，信息化建設的各個環節各自為戰，嚴重制約了信息化建設作用和價值的發揮。比如，在電子信息的采集方面，標準不全不細，導致錄入的信息不統一。

（三）在人才層面，缺少與信息化建設相匹配的專業隊伍。一是專業的管理人員配備不到位，有限的人員大多是外行出身，都是照顧的對象，這些人不懂檔案管理方面的知識，電腦操作也知之甚少。二是缺乏既有檔案管理專業知識和技能、又有信息化操作技能的復合型人才，使檔案信息化建設成為一種擺設，一個口號。

（四）在管理層面，管理能力和管理水平難以滿足檔案信息化建設的需要。一是檔案管理流于形式，沒有嚴格按照信息化建設的要求和制度落實，各個環節都存在不到位的問題，造成總體管理效率非常低下。二是閉門造車，不與客戶進行溝通，信息化建設的價值沒有得到應有的開發。比如說，檔案信息的深加工和分析處理這個非常關鍵的環節，要么按老套路進行，處理的結果沒有任何應用價值；要么客戶需要的信息，自己沒有分析提供的能力。

三、推進檔案管理信息化建設的對策與方法

（一）構建科學的檔案信息化管理體系，優化檔案管理流程，完善檔案管理制度，提高檔案管理效率。一是要構建與信息化建設相適應的檔案信息化管理機制，使檔案信息化建設的各個環節得到有效和緊密的銜接，提升檔案管理的質量。二是根據信息化建設的客觀規律和客戶的需求，優化檔案信息化管理的流程，使檔案的收集與鑒定、保存和使用更加高效快捷，提高信息化管理的效率。三是根據信息化管理的流程完善相關制度，讓每個環節的工作高標準、高效率地落到實處，提高檔案信息化服務的效率和質量。

（二）加強檔案信息化管理的基礎建設，為信息化建設的全面發展提供可靠的基礎保障。一是要加強檔案信息化管理重點環節的建設，不但要配備標準的硬件設備，還要研發、引進與之相匹配的專業管理軟件。二是要加強檔案管理隊伍建設，通過“請進來、走出去”的方式，加大檔案管理人員的培訓力度，提高檔案管理人員的綜合素質，讓高素質的復合型人才走上領導崗位。三是要加強檔案信息化管理的思想建設，讓領導者和員工都樹立起濃厚的信息化意識，積極參與檔案管理信息化建設。

（三）加大檔案信息化管理技術與方式方法的創新，推動檔案信息化建設不斷發展。一是要不斷學習、借鑒國內外先進的管理理念，有針對性地引進先進的設備和軟件技術。二是對檔案信息進行深度整理和優化，使其更加系統和規范，實現內容高質量與豐富多樣的完美統一。三是大力開展專業技能創新活動，通過競賽不斷提高檔案管理人員信息分析、服務與應用的綜合能力。

（四）要加強信息安全教育、培訓和管理，確保檔案管理信息化建設的安全。一是要開展經常性的信息安全教育，讓全員樹立高度的信息安全意識。二是完善檔案信息安全管理制度，強化各項安全管理的措施，堅決避免網絡黑客、網絡病毒等不良因素對網絡資源的破壞。三是要扎實做好數據備份工作，強化身份驗證、專機專用等安全管理措施，提高系統安全防護的能力。